3 sposoby organizowania rachunków dla małej firmy

Spisu treści:

3 sposoby organizowania rachunków dla małej firmy
3 sposoby organizowania rachunków dla małej firmy

Wideo: 3 sposoby organizowania rachunków dla małej firmy

Wideo: 3 sposoby organizowania rachunków dla małej firmy
Wideo: Как кидать карты? 3 способа | Метание карт 2024, Marsz
Anonim

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prawdopodobnie wiesz, że możesz odliczyć większość wydatków ponoszonych na prowadzenie firmy. Musisz jednak również zachować pokwitowania i inną dokumentację tych wydatków na wypadek, gdyby dział podatkowy skontrolował Twoje zeznania podatkowe lub poprosi o dodatkowe informacje na temat odliczeń, o które się ubiegasz. Porządkowanie rachunków i śledzenie wydatków może być kłopotliwe, ale jeśli masz wygodny i dostępny system, możesz mieć pewność, że masz wszystko, aby zmaksymalizować swoje odliczenia w czasie podatkowym.

Kroki

Metoda 1 z 3: Opracowanie systemu archiwizacji

Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 1
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 1

Krok 1. Wybierz wygodny system przechowywania plików

Łatwiej jest wyrobić w sobie nawyk natychmiastowego wypełniania paragonów, jeśli przechowywanie plików jest łatwo dostępne. W przypadku większości małych firm wystarczy podstawowa szafka na dokumenty. Przechowuj go w miejscu, które często mijasz, abyś nie musiał wychodzić z drogi, aby złożyć paragony.

  • Często najlepszym miejscem na system przechowywania plików jest tuż obok biurka, przy którym zajmujesz się finansami firmy. W ten sposób wszystko, czego potrzebujesz, jest pod ręką.
  • Jeśli masz mniejszą firmę, w której nie ma wielu rachunków, mniejsze pudełko na dokumenty może być dla Ciebie lepsze. Na przykład możesz otrzymać plastikowe pudełko z wiszącymi folderami.
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 2
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 2

Krok 2. Uporządkuj swoje rachunki według kategorii

Kiedy robisz swoje podatki, będziesz musiał zsumować swoje odliczenia w określonych kategoriach. Jeśli złożysz rachunki w tych kategoriach, już wykonałeś tę pracę. W czasie podatkowym wszystko, co musisz zrobić, to je zsumować. Kategorie, których będziesz potrzebować, obejmują:

  • Reklama i promocja (wizytówki, listy mailingowe, tworzenie stron internetowych, reklamy w mediach społecznościowych)
  • Posiłki i rozrywka (spotkania obiadowe, kolacje z klientami)
  • Podróże (przeloty, koszty samochodu, opłaty drogowe, przebieg, zakwaterowanie, posiłki podczas podróży służbowej)
  • Czynsz (opłaty za wynajętą powierzchnię biurową lub wynajęty sprzęt)
  • Media (prąd, woda, ogrzewanie/klimatyzacja, wywóz śmieci z miejsca pracy)
  • Komunikacja (koszty telefonu, dostęp do internetu)
  • Zaopatrzenie (materiały biurowe, środki czystości, kawa lub woda butelkowana w biurze)
  • Wysyłka i wysyłka (skrzynki pocztowe, opłaty za wysyłkę)
  • Opłaty prawne i zawodowe (opłaty księgowego/księgowego, honoraria adwokackie)
  • Ubezpieczenia (składki na ubezpieczenie OC, składki na odszkodowania dla pracowników)
  • Licencje i składki (licencje na prowadzenie działalności gospodarczej, licencje zawodowe, składki na stowarzyszenia handlowe, opłaty franczyzowe)
  • Edukacja (rozwój zawodowy, kształcenie ustawiczne w celu uzyskania licencji zawodowych, szkolenie zawodowe dla Ciebie lub pracowników)

Wskazówka:

Jeśli paragon zawiera wydatki w wielu kategoriach, zrób kopię paragonu dla każdej z kategorii. Na każdym egzemplarzu zanotuj całkowite odliczenie od tego paragonu w tej kategorii.

Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 3
Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 3

Krok 3. Przechowuj rachunki w porządku chronologicznym

Chociaż nie jest to szczególnie konieczne, może pomóc w oszacowaniu podatków podczas rozliczania podatków kwartalnych. Może również pomóc łatwiej zlokalizować konkretny wydatek.

Jeśli masz dużo rachunków w jednej kategorii w ciągu miesiąca, oblicz sumę miesięczną i dołącz ją do swojego pliku pod koniec miesiąca. Ułatwi to sumowanie wydatków w czasie podatkowym i zminimalizuje ryzyko pomyłek

Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 4
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 4

Krok 4. Zaplanuj określony czas na złożenie rachunków

Korzystaj z systemu, który najlepiej Ci odpowiada i za którym możesz nadążyć. Niektórzy właściciele małych firm wolą składać rachunki od razu, podczas gdy inni przeznaczają raz w tygodniu czas na ich przejrzenie i złożenie.

  • Niezależnie od wybranej metody, chcesz mieć pewność, że przeglądasz rachunki i składasz je, gdy dana transakcja jest jeszcze świeża w Twojej pamięci, abyś wiedział, do czego służy ten konkretny rachunek.
  • Jeśli po prostu zbierzesz swoje paragony do pudełka i nie będziesz zawracać sobie głowy ich kategoryzacją, będziesz mieć trudności z nadejściem czasu podatkowego i możesz stracić odliczenia, które mogłeś wziąć, gdybyś był lepiej zorganizowany.

Metoda 2 z 3: Dokumentowanie wydatków

Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 5
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 5

Krok 1. Zanotuj cel biznesowy każdego wydatku na paragonie

Pamiętaj, że będziesz przechowywać rachunki przez 6 lat, coś, co wydaje się oczywiste tydzień po poniesieniu kosztu, może nie być czymś, co pamiętasz kilka lat później. Chociaż może to nie dotyczyć materiałów biurowych, posiłki i podróże mogą być trudniejsze.

  • Na przykład, jeśli wyszedłeś na lunch z klientem, możesz zanotować jego imię i ogólny temat spotkania w trakcie lunchu.
  • W przypadku kosztów podróży zanotuj powód podróży. Możesz również dołączyć broszurę lub inne informacje. Na przykład, jeśli podróżowałeś na konwencję handlową, możesz dołączyć broszurę dotyczącą konwencji do rachunków związanych z tą konwencją.
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 6
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 6

Krok 2. Oddziel wydatki służbowe i osobiste na tym samym paragonie

Najlepiej byłoby, gdyby wydatki służbowe i osobiste były osobnymi transakcjami. Jednak nie zawsze jest to wygodne. Jeśli masz wydatki osobiste na tym samym paragonie, co wydatki służbowe, podkreśl lub zaznacz wydatki służbowe i oblicz nową sumę do celów podatkowych.

Na przykład, jeśli kupiłeś materiały biurowe i wziąłeś butelkę wody dla siebie podczas kasowania, butelka wody zostanie uznana za wydatek osobisty, a nie biznesowy. Odliczyłbyś koszt tej wody (nie zapomnij o podatku od sprzedaży, jeśli dotyczy) od sumy, aby otrzymać nową sumę Twoich wydatków podlegających odliczeniu

Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 7
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 7

Krok 3. Połącz transakcje paragonowe z wpisami w sprawozdaniu finansowym

Gdy co miesiąc otrzymasz wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych, wydrukuj je i porównaj z rachunkami. Zaznacz lub zaznacz każdą transakcję na każdym wyciągu, z którego masz paragon.

Jeśli na jednym z Twoich wyciągów występuje transakcja, którą uważasz za podlegającą odliczeniu, ale nie masz pokwitowania, być może uda Ci się przedrukować pokwitowanie. Skontaktuj się z dostawcą, aby dowiedzieć się, czy jest to możliwe

Ostrzeżenie:

Unikaj używania gotówki do płacenia za wydatki biznesowe. Jest trudny do śledzenia i nie pozostawia śladów papierowych, jak robią to karty kredytowe lub debetowe.

Metoda 3 z 3: Bez papieru

Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 8
Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 8

Krok 1. Skanuj wszystkie rachunki, zanim je złożysz, nawet jeśli przechowujesz dokumenty papierowe

Większość paragonów drukowanych jest na papierze termicznym, który z czasem ulega degradacji. IRS zaleca przechowywanie rachunków przez 6 lat. Jednak atrament na paragonie na papierze termicznym mógł wyblaknąć do tego stopnia, że po tak długim czasie po prostu wygląda na pusty.

  • Większość drukarek biurowych zawiera skaner. Jeśli nie, zainwestuj w jeden i pamiętaj, że zakup to również koszt uzyskania przychodu.
  • Jeśli robisz notatki na każdym potwierdzeniu, zeskanuj je po zrobieniu notatek.

Wskazówka:

Możesz także robić zdjęcia swoich rachunków za pomocą smartfona.

Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 9
Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 9

Krok 2. Utrzymuj swoje pliki graficzne uporządkowane i oznaczone według kategorii i daty

Naśladuj swój papierowy system archiwizacji za pomocą cyfrowego systemu archiwizacji, tworząc foldery dla każdej kategorii. Zazwyczaj komputer lub urządzenie elektroniczne domyślnie zapisuje pliki chronologicznie.

Możesz także tworzyć foldery w folderach kategorii na miesiące. Pomoże Ci to łatwiej znaleźć konkretny obraz paragonu, a także uporządkować potrącenia, aby dokładniej oszacować kwartalne podatki

Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 10
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 10

Krok 3. Użyj aplikacji do organizowania paragonów na smartfonie

Istnieje kilka aplikacji na smartfony, które mogą pomóc właścicielom małych firm śledzić wydatki podlegające odliczeniu i organizować rachunki. Niektóre pomagają również śledzić przebieg i inne wydatki, na które możesz nie mieć rachunków.

Jeśli zdecydujesz się korzystać z aplikacji, upewnij się, że nie jest to jedyna rzecz, której używasz do śledzenia wydatków. Nigdy nie wiadomo, kiedy firma, która stworzyła aplikację, może zakończyć działalność lub zaprzestać jej produkcji

Wskazówka:

Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego w swojej firmie, wybierz aplikację, która synchronizuje się z kontem oprogramowania księgowego. Następnie informacje o wydatkach z rachunków zostaną automatycznie przesłane do Twoich książek.

Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 11
Zorganizuj rachunki dla małej firmy Krok 11

Krok 4. Prześlij zeskanowane obrazy na serwer w chmurze

Chociaż możesz przechowywać zeskanowane obrazy na komputerze lub smartfonie, chcesz również mieć pewność, że kopie zapasowe tych plików są tworzone. Pamiętaj, że musisz przechowywać te pliki przez 6 lat i jest mało prawdopodobne, że za 6 lat nadal będziesz miał ten sam smartfon i ten sam komputer.

Ze względu na dużą ostrożność możesz również utworzyć kopię zapasową na dysku CD lub pendrive. Na przykład możesz przechowywać roczne wydatki podlegające odliczeniu na pendrive'ie i oznaczyć każdy pendrive tym rokiem. Przechowuj te dyski w bezpiecznym lub innym bezpiecznym miejscu

Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 12
Zorganizuj paragony dla małej firmy Krok 12

Krok 5. Poproś dostawców, aby w miarę możliwości wysyłali Ci e-maile z paragonami

Wielu sprzedawców jest skłonnych wysyłać Ci rachunki e-mailem zamiast (lub dodatkowo) wręczać Ci fizyczny rachunek. Pokwitowania e-mail są preferowane do prowadzenia ewidencji, ponieważ nie degradują tak, jak fizyczne pokwitowania na papierze termicznym.

  • Możesz skonfigurować foldery na swoim koncie e-mail, aby naśladować foldery w fizycznym zbiorze.
  • Wydrukuj potwierdzenia e-mailem i umieść je w swoim fizycznym systemie plików na wszelki wypadek. Możesz stracić dostęp do swojego adresu e-mail lub go zmienić.

Wskazówka:

Używaj firmowego adresu e-mail do rachunków za wydatki służbowe, a nie adresu osobistego.

Zalecana: