Jak robić transakcje księgowe: 12 kroków (ze zdjęciami)

Spisu treści:

Jak robić transakcje księgowe: 12 kroków (ze zdjęciami)
Jak robić transakcje księgowe: 12 kroków (ze zdjęciami)

Wideo: Jak robić transakcje księgowe: 12 kroków (ze zdjęciami)

Wideo: Jak robić transakcje księgowe: 12 kroków (ze zdjęciami)
Wideo: Jak zwiększyć ilość wyświetleń na YouTube w 2022 roku? 2024, Marsz
Anonim

Każda firma, bez względu na to, jak duża czy mała, musi śledzić wszystkie swoje transakcje. Istnieje wiele prostych systemów oprogramowania finansowego, które można kupić, ale najlepiej jest najpierw dobrze zrozumieć, jak działają transakcje księgowe. Będziesz musiał wprowadzić każdą transakcję biznesową, taką jak otrzymanie płatności lub zapłacenie rachunku, do dziennika księgowego, który jest jak duży dziennik. Tutaj będziesz mieć zbiór kategorii zwanych kontami i będziesz obciążać (zwiększać lub zmniejszać) jedno konto i kredytować (zwiększać lub zmniejszać) inne konto (przykłady zostaną podane poniżej). Twórcy programów księgowych nadal stosują tę formułę, ale znacznie ułatwiły ten proces przeciętnemu użytkownikowi.

Kroki

Część 1 z 3: Wprowadzanie transakcji

Wykonaj transakcje księgowe Krok 1
Wykonaj transakcje księgowe Krok 1

Krok 1. Zbierz wszelkie dokumenty związane z transakcjami biznesowymi

Mogą to być faktury od dostawców, rachunki za media, noty kredytowe wystawione klientom, zeznania podatkowe, wystawione czeki i informacje o wynagrodzeniu. Sprawdź każdy otrzymany rachunek lub płatność pod kątem dokładności przed zapisaniem go w dzienniku księgowym. Upewnij się, że wszystkie zostały zatwierdzone przez przełożonego lub właściciela firmy przed wprowadzeniem jakichkolwiek transakcji.

Wykonaj transakcje księgowe Krok 2
Wykonaj transakcje księgowe Krok 2

Krok 2. Skonfiguruj różne konta lub kategorie dla każdego rodzaju transakcji

Konta mogą składać się z gotówki, zapasów, wydatków itp. Pomyśl o nich jako o różnych stronach w notatniku lub pozycjach, które możesz umieścić w swoim własnym budżecie osobistym. Musisz skonfigurować następujące typy kont:

  • Konto sprzedaży lub przychodów rejestruje każdą sprzedaż dokonaną na rzecz klientów.
  • Podobnie, konto wydatków rejestruje wszelkie pieniądze, które firma wydaje, na przykład na eksploatację obiektów, produkcję i sprzedaż produktu.
  • Ponadto firma będzie musiała rejestrować swój dobytek, taki jak gotówka, należności (sprzedaż klientom, za którą jeszcze nie zapłacono) oraz majątek fizyczny, taki jak budynki i sprzęt. Zostaną one zapisane na koncie aktywów.
  • Z drugiej strony konto zobowiązań rejestruje wszelkie pieniądze, które firma jest winna stronom zewnętrznym, takie jak kredyty bankowe, rachunki do zapłacenia (na przykład dostawcom) i należne wynagrodzenia (zarobki, które pracownicy zarobili, ale jeszcze nie zostały wypłacone).
  • Te duże kategorie są często podzielone na bardziej szczegółowe, mniejsze konta.
Wykonaj transakcje księgowe Krok 3
Wykonaj transakcje księgowe Krok 3

Krok 3. Zdecyduj, które konta obciążać lub kredytować

Najważniejsze jest, aby pamiętać, że każdą transakcję można opisać jako obciążenie/kredyt i że kredytowi muszą zawsze towarzyszyć równe obciążenia. Na przykład, gdy otrzymujesz płatność od klienta, w swoim dzienniku księgowym obciążasz środki pieniężne i kredyty z należnościami. Kiedy płacisz za reklamę telewizyjną, obciążasz „Wydatki na reklamę” i kredytujesz gotówkę.

  • Obciążenia zwiększają wydatki, aktywa (takie jak gotówka lub meble), a konta dywidend i kredyty zmniejszają te konta. Łatwym sposobem na zapamiętanie tego wzrostu jest D-E-A-D (aktywa debetowe, wydatki, dywidendy). Pozostałe rachunki, takie jak zobowiązania i przychody, są powiększane o kredyty i pomniejszane o debety. Ten system rachunkowości ma swój własny zestaw logiki i lepiej jest go zapamiętać, niż stosować własną logikę do tego, co jest „zwiększone”, a co „zmniejszone”.
  • Należy pamiętać, że liczba wpisów o kredytach i debetach może być nierówna, o ile wartości łączne są równe. Na przykład, jeśli klient zapłacił za połowę produktu gotówką, a połowę kredytem, istniałyby dwa zapisy debetowe, dotyczące gotówki i należności, i tylko jeden zapis uznaniowy, dotyczący sprzedaży.
  • Wszystkie dostępne systemy oprogramowania komputerowego ułatwią Państwu ewidencjonowanie transakcji księgowych poprzez umieszczenie każdego wpisu we właściwym miejscu w dzienniku.
  • Być może będziesz musiał utworzyć nowe nazwy kont w dzienniku, jeśli masz nietypową transakcję, taką jak sprzedaż zapasów lub zakup ziemi.
Wykonaj transakcje księgowe Krok 4
Wykonaj transakcje księgowe Krok 4

Krok 4. Dokładnie sprawdź wszystkie transakcje księgowe wprowadzone do dziennika

Każda transakcja powinna pojawić się w odpowiedniej kategorii: na przykład debet po jednej stronie dziennika, a kwota równa tej transakcji powinna pojawić się po przeciwnej stronie kredytowej dziennika.

Na przykład możesz wprowadzić transakcję na rachunek za prąd o wartości 500 USD w kolumnie Debet w obszarze Rozrachunki z dostawcami oraz w kolumnie Kredyt w obszarze Gotówka na 500 USD po zapłaceniu. Pamiętaj, aby w uwagach podać numer faktury i krótki opis

Wykonaj transakcje księgowe Krok 5
Wykonaj transakcje księgowe Krok 5

Krok 5. Okresowo przenoś zapisy księgowe do księgi głównej

Księga główna to zbiór wszystkich Twoich kont. Na przykład w księdze głównej będzie strona dla każdej kategorii gotówki, należności, zobowiązań, wydatków na media itp. Wtedy będziesz mógł zobaczyć sumy dla każdego rodzaju konta w określonym przedziale czasu.

  • Księga główna rejestruje informacje według kont, w przeciwieństwie do dziennika, który rejestruje transakcje. Innymi słowy, pojedyncza transakcja przeniesiona do księgi głównej zostanie zapisana w co najmniej dwóch miejscach lub rachunkach.
  • Na przykład sprzedaż klientowi, która jest opłacona gotówką, zostanie odnotowana w dzienniku jako pojedyncza transakcja, uznając obciążenie rachunku gotówkowego i uznanie przychodów. Po przeniesieniu do księgi głównej zapis ten byłby rejestrowany w dwóch oddzielnych lokalizacjach, rachunku kasowym i rachunku przychodów. Dzięki temu możesz zobaczyć, jak transakcja i inne wokół niej wpłynęły na każdy rachunek z osobna.
  • Wpisom w księdze głównej powinna towarzyszyć data transakcji, aby ułatwić identyfikację źródła transakcji. Niektórzy księgowi dołączają również numer referencyjny, na przykład numer zamówienia, aby ułatwić śledzenie transakcji z powrotem do ich zapisów księgowych.

Część 2 z 3: Bilansowanie transakcji księgowych

Wykonaj transakcje księgowe Krok 6
Wykonaj transakcje księgowe Krok 6

Krok 1. Zrównoważ księgę główną przed jej zamknięciem za każdym razem, gdy wprowadzasz transakcję księgową

Uruchom bilans próbny i inne raporty, aby upewnić się, że właściwe konta zostały obciążone, a transakcje zostały prawidłowo zaksięgowane. Niezależnie od tego, czy wprowadziłeś 1 transakcję, czy 100 transakcji, całkowite obciążenia muszą być równe łącznym kredytom.

Jeśli dodajesz ręcznie lub korzystasz z oprogramowania księgowego, zsumujesz wszystkie swoje debety i wszystkie kredyty, bez względu na kategorię, w której się znajdują. Powinny one zawsze zrównoważyć się do zera

Wykonaj transakcje księgowe Krok 7
Wykonaj transakcje księgowe Krok 7

Krok 2. Sprawdź, czy w saldzie próbnym nie ma błędów

Jeśli obciążenia nie są równe kredytom, będziesz musiał wrócić do wpisów księgowych, aby znaleźć błąd. Nawet jeśli obciążenia są równe kredytom, nadal może wystąpić błąd, jeśli transakcja nie została wprowadzona lub została wprowadzona dwukrotnie lub jeśli transakcja została zaksięgowana na niewłaściwym koncie.

  • Na przykład, gdy otrzymałeś płatność od klienta, mogłeś obciążyć gotówkę, ale zapomniałeś zaksięgować należności, co oznacza, że Twoje rachunki będą odzwierciedlać, że nadal są Ci należne pieniądze, gdy tak nie jest. W takim przypadku Twoje kredyty nie będą równe wszystkim Twoim debetom.
  • W niektórych przypadkach może to wymagać prześledzenia wpisów konta z powrotem do ich oryginalnych wpisów w dzienniku, aby znaleźć problem. Dlatego warto zawsze sparować te wpisy z datą transakcji i/lub numerem referencyjnym.
Wykonaj transakcje księgowe Krok 8
Wykonaj transakcje księgowe Krok 8

Krok 3. Generuj raporty dla rachunku zysków i strat, bilansu i zestawienia zysków zatrzymanych

Można to zrobić ręcznie lub za pomocą systemu oprogramowania księgowego. Wtedy będziesz mieć pełny obraz stanu swojej firmy.

  • Na przykład rachunek zysków i strat odejmuje Twoje wydatki od przychodów, które zarobiłeś w danym okresie, i będziesz wiedział, czy osiągnąłeś zysk, czy poniosłeś stratę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz, jak sporządzić rachunek zysków i strat.
  • Bilans pokazuje wszystkie aktywa i pasywa firmy. Aktywa obejmują środki pieniężne, sprzęt, grunty i należności. Zobowiązania obejmują zobowiązania i weksle. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz, jak sporządzić bilans do księgowości.
  • Jeśli wypłaciłeś jakiekolwiek dywidendy (wypłaty na rzecz akcjonariuszy) w ostatnim okresie, będziesz również potrzebować zestawienia zysków zatrzymanych. Zestawienie zysków zatrzymanych pokazuje kwotę wypracowanego zysku (dochód netto) pomniejszoną o wszelkie wypłacone dywidendy. Zyski zatrzymane same w sobie stanowią zyski reinwestowane w firmę.

Część 3 z 3: Prowadzenie szczegółowej ewidencji transakcji księgowych

Wykonaj transakcje księgowe Krok 9
Wykonaj transakcje księgowe Krok 9

Krok 1. Dołącz krótki opis dla każdej transakcji, którą wprowadzasz do dziennika

Na przykład „wypłacona gotówka za reklamę telewizji kablowej, luty 2015 r.” Pomoże to później wyjaśnić kwotę, przyczynę i proces rejestracji każdej transakcji.

Wykonaj transakcje księgowe Krok 10
Wykonaj transakcje księgowe Krok 10

Krok 2. Zachowaj kopię zapasową dokumentacji swoich wpisów do kroniki

Jest to bardzo ważne w przypadku błędów lub późniejszych pytań. Dokumentację dotyczącą wszystkich wpisów można złożyć, przypisując numer wpisu do dziennika i datę jako pakiet. Każdy powinien mieć możliwość wyszukania wpisu do dziennika w księdze głównej, a następnie łatwego przeglądania dokumentacji kopii zapasowej.

Wykonaj transakcje księgowe Krok 11
Wykonaj transakcje księgowe Krok 11

Krok 3. Przechowuj papierowe kopie całej dokumentacji przez co najmniej rok

Obejmuje to zarówno wpisy do dziennika, jak i księgi, wraz z wszelkimi pokwitowaniami i innymi dokumentami transakcji. Będziesz ich potrzebować, dopóki Twoje rachunki nie zostaną poddane audytowi, a Twoje podatki zostaną złożone.

Wykonaj transakcje księgowe Krok 12
Wykonaj transakcje księgowe Krok 12

Krok 4. Przechowuj dokumentację elektronicznie przez co najmniej siedem lat

Zeskanuj je, z przodu iz tyłu, i trzymaj te kopie na dwóch dyskach, jeden do przechowywania w biurze i jeden poza biurem do wykorzystania w nagłych wypadkach. Zawsze istnieje szansa, że Twoje podatki będą kontrolowane przez kilka lat wstecz, dlatego ważne jest, aby przechowywać te rejestry.

Zalecana: