Jak przekazywać swoim pracownikom opinie (ze zdjęciami)

Spisu treści:

Jak przekazywać swoim pracownikom opinie (ze zdjęciami)
Jak przekazywać swoim pracownikom opinie (ze zdjęciami)

Wideo: Jak przekazywać swoim pracownikom opinie (ze zdjęciami)

Wideo: Jak przekazywać swoim pracownikom opinie (ze zdjęciami)
Wideo: JAK SOBIE RADZIĆ Z AGRESYWNYM NASTOLATKIEM?! 2024, Marsz
Anonim

Większość menedżerów chce inspirować swoich pracowników, ale przekazywanie osobistych informacji zwrotnych może być denerwujące. Możesz martwić się reakcją pracownika, gdy poinformujesz go, gdzie powinien się poprawić. Przygotowując się do spotkania, przekazując konstruktywnie informacje zwrotne i wyznaczając cele na przyszłość, możesz pomóc swoim pracownikom poczuć się zmotywowanymi, a nie sfrustrowanymi. Właściwe podejście może nawet pomóc im poczuć wsparcie i podekscytowanie swoją pracą!

Kroki

Metoda 1 z 3: Synchronizowanie rutynowych informacji zwrotnych i przygotowywanie recenzji

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 1
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 1

Krok 1. Zastanów się nad swoimi uczuciami i intencjami w udzielaniu informacji zwrotnych

Oceń swój stan emocjonalny, zanim rozważysz udzielenie informacji zwrotnej. Jeśli czujesz złość lub urazę z powodu niedawnej interakcji, przeanalizuj swoje uczucia, zanim spróbujesz porozmawiać z pracownikiem. Twoja opinia będzie najskuteczniejsza, jeśli zachowasz spokój.

Celem informacji zwrotnej jest pomoc pracownikowi w poprawie, aby nie karać jego wydajności

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 2
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 2

Krok 2. Daj natychmiastową informację zwrotną, jeśli zachowanie wymaga natychmiastowej korekty

Dostarcz natychmiastową informację zwrotną w prywatnym miejscu i w spokojny sposób. Poinformuj, dlaczego zachowanie musi się zatrzymać i dlaczego korekta nie może czekać. Naruszenie norm lub zasad firmy byłoby dobrym powodem do natychmiastowej informacji zwrotnej.

Na przykład możesz powiedzieć: „Proszę, nie rób żartów seksualnych w obecności klienta. Nie jest to właściwe i narusza nasze zasady dotyczące miejsca pracy. Traktuję nękanie poważnie i przygotowuję dla Ciebie przypomnienie o zgodności z działem HR”

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 3
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 3

Krok 3. Przed spotkaniem przećwicz swoją dostawę

Przećwicz swoją opinię z zaufanym przyjacielem lub współpracownikiem, jeśli nie masz pewności, jak może zostać zinterpretowana. Mogą udzielić wskazówek, jak doprecyzować przekaz, aby był jak najbardziej pomocny dla pracownika

  • Unikaj prób z kolegą, który pracuje z pracownikiem. Może to spowodować niezręczność w twoich stosunkach roboczych z obydwoma osobami.
  • Jeśli chcesz natychmiast przekazać opinię na temat delikatnej kwestii, rozważ przeanalizowanie swoich komentarzy przez współpracownika w dziale kadr, aby upewnić się, że prawidłowo wyrażasz wszelkie naruszenia zasad firmy.
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 4
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 4

Krok 4. Przekaż informację zwrotną w odpowiednim czasie

Zorganizuj cotygodniowe spotkanie przeglądowe ze swoim pracownikiem. Oczekiwanie na przegląd kwartalny lub sezonowy może spowodować narastanie zachowań problemowych lub zapomnieć o ważnych obszarach poprawy, które masz nadzieję rozwiązać.

  • Chociaż ważne jest, aby udzielać informacji zwrotnych w odpowiednim czasie, unikaj przekazywania informacji zwrotnych, jeśli Twoje emocje wybuchają. Przejdź się po bloku lub napij się herbaty, aby ochłodzić głowę przed rozpoczęciem trudnej rozmowy.
  • Jeśli masz coś, co chcesz, aby pracownik poprawił, przekazanie informacji zwrotnej w odpowiednim czasie pozwoli mu natychmiast rozwiązać problem. Może to sprawić, że pracownik poczuje się zakłopotany, jeśli minął długi czas, gdy zrobił coś, co cię nie podoba.
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 5
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 5

Krok 5. Zaplanuj spotkanie jeden na jednego

Zorganizuj prywatne spotkanie, aby przekazać opinię swojemu pracownikowi. Chociaż od czasu do czasu właściwe jest publiczne udzielanie pozytywnych opinii, o wszelkiej konstruktywnej krytyce lub obszarach wymagających poprawy należy dzielić się z pracownikiem na osobności.

Metoda 2 z 3: Dostarczanie werbalnych i pisemnych informacji zwrotnych

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 6
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 6

Krok 1. Poproś pracownika o ocenę własnych postępów

Zaoferuj pracownikowi możliwość spostrzeżenia własnego rozwoju i obszarów do poprawy. Często te uwagi będą zgodne z twoimi myślami.

  • Pozwolenie swojemu pracownikowi na wypowiedzenie się w pierwszej kolejności pozwala ci się zgodzić, a następnie opracować strategię, w jaki sposób możesz wspólnie poczynić postępy w obszarach słabości.
  • Możesz powiedzieć: „Chciałem się zameldować i zobaczyć, jak się sprawy mają. Miałem nadzieję, że będziemy mogli porozmawiać o niektórych wielkich postępach, jakie poczyniliście w tym miesiącu, a także o obszarach, które można poprawić. Jakie były twoje wrażenia?
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 7
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 7

Krok 2. Powiedz pracownikowi, co działa dobrze

Powiedz pracownikowi, że zobowiązujesz się pomóc mu odnieść sukces, i podaj przykład jego sukcesu. Następnie powiedzmy, że jest kilka możliwości rozwoju. Otwierając swoje uwagi ich pozytywnym wkładem, Twój pracownik będzie bardziej otwarty na konstruktywną krytykę.

Możesz powiedzieć: „Naprawdę wierzę w ciebie jako sprzedawcę i jestem zaangażowany w pomoc w rozwoju i sukcesie. Myślałem, że wykonałeś w tym tygodniu świetną robotę, na przykład zamknięcie trudnego konta Mercer. Jestem z ciebie dumna. Myślę też, że są pewne obszary, które możesz poprawić, takie jak punktualność na spotkania”

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 8
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 8

Krok 3. Bądź bezpośredni z pracownikiem

Bądź szczery, gdy poinformujesz pracownika, że chcesz omówić obszary potencjalnej poprawy. Celem nie jest bycie niegrzecznym, ale jasne określenie swoich intencji na spotkaniu.

Możesz powiedzieć: „Oprócz świętowania twojego sukcesu, mam dla ciebie również informację zwrotną na temat rzeczy, nad którymi możesz popracować. Chcę się nimi z tobą podzielić, abyśmy mogli porozmawiać o tym, jak najlepiej mogę cię wesprzeć”

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 9
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 9

Krok 4. Bądź konkretny w odniesieniu do potencjalnych ulepszeń

Spraw, aby Twoja opinia była skoncentrowana na zadaniu, przejrzysta i rzeczowa. Ogólne informacje zwrotne na temat produktywności lub jakości pracy Twojego pracownika sprawią, że będzie on zdezorientowany, jeśli chodzi o korygowanie aktualnej ścieżki.

  • Możesz powiedzieć: „10 artykułów, które piszesz dla nas tygodniowo, naprawdę pomogło zwiększyć ruch na stronie. Chciałbym, żebyś pisał 15 artykułów tygodniowo, abyśmy mogli stale powiększać naszą publiczność online.”
  • Przygotuj się na to, że Twój pracownik nie zgodzi się lub sprzeciwi się proponowanym ulepszeniom. Chociaż nie jest to idealne rozwiązanie, w miarę możliwości należy poprzeć swoje prośby o poprawę dowodami.
  • W powyższym przypadku możesz powiedzieć: „Rozumiem, że 15 artykułów może wydawać się dużo, ale kiedy przyjąłeś tę pracę, była to liczba, na którą zgodziliśmy się dotrzeć. Poziom, na którym grałeś, polegał po prostu na zapoznaniu się z pisaniem artykułów. Teraz, gdy twoje umiejętności się poprawiły, chciałbym, abyś zmusił się do osiągnięcia tego nowego celu.
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 10
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 10

Krok 5. Trzymaj się faktów, aby poprzeć swoje argumenty

Porozmawiaj o tym, co zaobserwowałeś, obserwując pracownika wykonującego swoją pracę, zamiast zgadywać, dlaczego zachowywał się w określony sposób. Unikaj plotek biurowych na temat pracownika; po prostu trzymaj się tego, co widziałeś lub doświadczyłeś z pierwszej ręki.

Na przykład nie zakładaj, że Twój pracownik nie jest zainteresowany swoją pracą, ponieważ raport nie został ukończony na czas. Porozmawiaj o wpływie spóźnionego zgłoszenia na zespół w pracy i daj pracownikowi możliwość wyjaśnienia

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 11
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 11

Krok 6. Skoncentruj się na wydajności pracownika, a nie na jego osobowości

Opracuj informacje zwrotne na temat tego, co robi Twój pracownik, a nie tego, kim jest. Trudno jest zmienić cechę osobowości, ale modyfikacja zachowania – być może spowodowanego przez cechę osobowości – jest łatwiejsza do opanowania.

  • Na przykład „Wiem, że jesteś entuzjastyczny, ale kiedy przerywasz mi w obecności klientów, może to rozpraszać” prawdopodobnie zostanie odebrane lepiej niż „Twoja arogancja podczas spotkań z klientami jest problemem”.
  • Skupienie się na zachowaniu będzie bardziej prawdopodobne, aby przynieść zmianę, niż po prostu powiedzieć, że twój pracownik jest trudną osobą.
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 12
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 12

Krok 7. Zakończ spotkanie pozytywnym akcentem

Zakończ spotkanie, mówiąc pracownikowi, jak bardzo doceniasz jego wysiłek w pracy. Jeśli podczas spotkania świętowałeś jakiś wzrost lub poprawę, powtórz swoje zadowolenie z tego powodu. Zapewni to pracownikowi dobre wyczucie interakcji, nawet jeśli omówiłeś niektóre trudne tematy.

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 13
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 13

Krok 8. Przekaż pisemną informację zwrotną, aby udokumentować trwający problem

Przekaż pracownikowi pisemną informację zwrotną w formie oficjalnego listu lub wiadomości e-mail, jeśli bieżący problem nie ulegnie poprawie dzięki ustnej informacji zwrotnej. W zależności od charakteru problemu, Twoja firma może chcieć dowodów Twojej komunikacji dotyczącej tego problemu.

  • W przypadku, gdy zachowanie jest na tyle poważne, że zasługuje na zwolnienie pracownika, Twoja pisemna komunikacja w tej sprawie może potencjalnie ochronić firmę przed bezprawnymi procesami wypowiedzenia.
  • Wiele większych firm posiada zasady określające, kiedy menedżerowie powinni przekazywać swoim pracownikom pisemne informacje zwrotne. Jeśli nie masz pewności co do procedur Twojej firmy, skontaktuj się z HR.
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 14
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 14

Krok 9. Dołącz ważne szczegóły do swojej pisemnej opinii

Opisz historię problemu, własną odpowiedź i wszelkie potencjalne konsekwencje w pisemnej opinii dla pracownika. Widzenie jasnych działań i potencjalnych kar może pomóc pracownikowi zmienić jego problematyczne zachowanie.

Na przykład możesz napisać do pracownika, który stale się spóźnia: „To jest oficjalne ostrzeżenie dotyczące niestawiennictwa w pracy na czas. W ciągu ostatniego tygodnia 3 razy spóźniłeś się do pracy ponad 15 minut i za każdym razem otrzymałeś ustną poradę dotyczącą spóźnienia. Poradnictwo ustne nie ma takiego wpływu, na jaki liczyłem, na twoją frekwencję. Informujemy, że dalsze problemy z frekwencją mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy.”

Metoda 3 z 3: Poprawa przyszłych wyników

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 15
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 15

Krok 1. Pozwól pracownikowi ustalić własne cele doskonalenia

Poproś pracownika o wyznaczenie sobie osobistych celów w pracy na następny miesiąc. Następnie współpracuj, aby nakreślić konkretne kroki, które mogą podjąć, aby zrealizować te cele. Rób notatki, aby pod koniec spotkania udostępnić pracownikowi listę konkretnych kroków.

Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 16
Przekaż opinię swoim pracownikom Krok 16

Krok 2. Zaoferuj wsparcie, aby pomóc osiągnąć te cele

Zapytaj swojego pracownika, jak możesz pomóc mu w osiągnięciu wyznaczonych celów. Zaproponuj zorganizowanie cyklicznego spotkania jeden na jednego, aby wiedzieli, że zawsze masz czas w swoim kalendarzu na omówienie wszelkich potencjalnych problemów, jakie napotkają.

Możesz powiedzieć: „Chcę, żebyś wiedział, że zawsze jestem tutaj, aby porozmawiać o wszystkim, co może się pojawić, gdy robimy postępy w kierunku twojego celu. Jeśli chcesz, mogę zorganizować dla nas cykliczne spotkanie, abyśmy mogli wspólnie rozwiązać wszelkie trudne problemy”

Przekaż swoim pracownikom opinię Krok 17
Przekaż swoim pracownikom opinię Krok 17

Krok 3. Świętuj sukcesy pracownika

Chwal swojego pracownika za postępy, jakie poczyni w nadchodzących tygodniach i miesiącach. Świętowanie ich rozwoju pomoże im poczuć się spełnionym i docenionym w biurze. Pokazuje im również, że zauważasz ich ciężką pracę.

Zalecana: