Wiele organizacji charytatywnych lub organizacji zwolnionych z podatku działa za pieniądze przekazane przez darczyńców. Aby zachować środki na cele charytatywne, niezbędne jest wpłacanie darowizn na osobny rachunek bankowy, specjalnie do tego przeznaczony. To oddzieli przekazane pieniądze od środków osobistych. Ponadto darczyńcy będą mogli wypisywać czeki bezpośrednio do organizacji charytatywnej. To da im poczucie bezpieczeństwa, że ich pieniądze trafią na określony cel. Nauczenie się, jak założyć konto bankowe dla darowizn, to profesjonalny sposób na zarządzanie potrzebami finansowymi organizacji charytatywnej i pomoże wyjaśnić finanse organizacji charytatywnej z darowizn.
Kroki
Część 1 z 4: Tworzenie korporacji
Krok 1. Utwórz korporację
Zanim otworzysz konto bankowe dla swojej organizacji charytatywnej, musisz ją nazwać i zarejestrować w swoim stanie jako korporacja. Bank nie pozwoli ci otworzyć konta, na które otrzymujesz darowizny na cele charytatywne, chyba że prawidłowo zarejestrujesz się w państwie. Musisz zarejestrować się w stanie, w którym planujesz prowadzić działalność gospodarczą. Musisz także zarejestrować się w każdym stanie, z którego planujesz przyjmować darowizny.
- Pierwszym krokiem jest wybranie nazwy firmy, która spełnia wymagania Twojego stanu. Wymogi dotyczące nazwy stanu można sprawdzić online, przechodząc na stronę internetową urzędu stanu, którym zwykle jest biuro Sekretarza Stanu.
- Następnie złóż akt założycielski. Twój stan powinien mieć oddzielne statuty dla korporacji non-profit. Możesz znaleźć niezbędną dokumentację, którą zwykle jest formularz do wypełnienia, na stronie internetowej Twojego stanu.
- Przed złożeniem artykułów przeczytaj dokładnie dokumenty dotyczące zwolnienia podatkowego IRS. IRS ma określone wymagania dla organizacji, aby kwalifikować się do statusu zwolnienia z podatku. Ponadto proces ich składania wymaga, aby twój statut zawierał określony język. Zapoznaj się z tym językiem zawczasu i uwzględnij go w swoich aktach założycielskich.
Krok 2. Uzyskaj numer identyfikacyjny pracownika
Jest to unikalny numer, który identyfikuje Twoją organizację w IRS. Potrzebujesz tego numeru, nawet jeśli nie masz pracowników. Wypełnij formularz SS-4, który można znaleźć online na IRS.gov. Formularz można przesłać online, pocztą lub faksem. W sekcji „typ podmiotu” w tym formularzu wskaż, że Twoja organizacja otrzymuje darowizny, wybierając kościół lub organizację kontrolowaną przez kościół lub inną organizację non-profit.
Numer EIN różni się od numeru zwolnienia podatkowego
Krok 3. Złóż wniosek o zwolnienie z podatku federalnego
Gdy stan zatwierdzi i zwróci twój statut, możesz ubiegać się o zwolnienie z podatku w rządzie federalnym. IRS ma określone wymagania, aby ustalić, czy organizacja kwalifikuje się do statusu zwolnienia z podatku. Wielkość Twojej organizacji określa, które formularze musisz złożyć, aby uzyskać status zwolnienia z podatku. Odwiedź witrynę IRS, aby wypełnić formularz kwalifikowalności w celu ustalenia, które dokumenty należy złożyć.
- Formularz kwalifikacyjny zawiera 26 pytań dotyczących wielkości i rodzaju tworzonej korporacji non-profit. Na przykład pyta, czy spodziewasz się, że Twoje roczne wpływy brutto przekroczą 50 000 USD w ciągu najbliższych trzech lat lub czy przekroczyły tę kwotę w ciągu ostatnich trzech lat. Formularz zawiera również pytanie, czy Twoje aktywa są warte więcej niż 250 000 USD. Inne pytania dotyczą Twoich powiązań z innymi krajami poza Stanami Zjednoczonymi oraz powiązań z innymi organizacjami nastawionymi na zysk i non-profit, takimi jak kościoły i szkoły.
- Jeśli odpowiesz „tak” na którekolwiek z tych pytań, musisz wypełnić formularz 1023. Jeśli odpowiesz „nie” na wszystkie 26 pytań, możesz skorzystać z uproszczonego formularza 1023-EZ.
- Większe grupy muszą złożyć IRS Package 1023, Application for Recognition of Exemption. Instrukcje dotyczące tego formularza można znaleźć w publikacji IRS 557, Status zwolnienia podatkowego dla Twojej organizacji.
- Mniejsze organizacje mogą być w stanie złożyć online formularz 1023-EZ, uproszczony wniosek o uznanie zwolnienia zgodnie z sekcją 501(c)(3) Kodeksu Podatkowego.
- Będziesz musiał dołączyć swój statut do wniosku o zwolnienie z podatku.
Część 2 z 4: Wybór odpowiedniego konta bankowego
Krok 1. Przejrzyj swoją historyczną działalność finansową
Przejrzyj swoje informacje finansowe, aby dowiedzieć się, w jaki sposób pieniądze przepływają do i z Twojej organizacji. Określ średnie miesięczne saldo konta i dowiedz się, które miesiące są Twoimi najwolniejszymi i najbardziej ruchliwymi. Oceń rodzaje transakcji cyklicznych, które będziesz mieć na swoim koncie, takie jak liczba wpłat, przychodzące transakcje ACH i zapłacone czeki.
Krok 2. Zaplanuj przyszłą działalność finansową
Jeśli jesteś nową organizacją, która dopiero zaczyna, możesz nie mieć do przejrzenia historycznych informacji finansowych. Zamiast tego poświęć trochę czasu na zaplanowanie, w jaki sposób fundusze będą przepływać do i z Twojej organizacji, aby określić właściwe konto bankowe. Zacznij od stworzenia budżetu swoich miesięcznych wydatków. Następnie oszacuj, ile według Ciebie otrzymasz w formie darowizn i innych dochodów w ujęciu miesięcznym. Użyj tych informacji, aby zaprojektować średnie miesięczne saldo konta. Uwzględnij wszelkie sezonowe wpływy na Twoją działalność finansową, takie jak pracowite lub wolne miesiące. Na koniec zaplanuj, jak oczekujesz, że Twoja firma będzie się rozwijać w ciągu najbliższych trzech do pięciu lat. Przeanalizuj, jak mają się zmienić Twoje miesięczne wydatki i dochody oraz jakie masz konkretne plany, aby wprowadzić te zmiany.
- Fundacja Wallace udostępnia bezpłatne szablony i narzędzia, które pomagają organizacjom non-profit budować budżet, przepływy pieniężne z projektów i scenariusze przychodów z projektów.
- Foundation Center oferuje tutoriale na temat tworzenia budżetu.
Krok 3. Oceń usługi banku
Gdy już opanujesz swoją miesięczną działalność finansową, spotkaj się z bankiem, aby ustalić, czy jego usługi odpowiadają Twoim potrzebom. Porównaj różne banki i znajdź ten, który jest dla Ciebie najlepszy. Przygotuj się do omówienia specyfiki swojej działalności finansowej z każdym bankiem. Większość banków ma trzy standardowe rodzaje kont.
- Podstawowe konta czekowe są przeznaczone dla mniejszych organizacji z minimalną miesięczną aktywnością.
- Komercyjne rachunki czekowe są przeznaczone dla organizacji o dużej miesięcznej aktywności. Salda na tych rachunkach generują kredyt, który służy do wyrównania opłat.
- Sprawdzanie non-profit na kontach odsetkowych umożliwia organizacjom o różnym saldzie zarabianie odsetek.
Krok 4. Rozważ opcje zarządzania finansami
Są to usługi, które mogą zautomatyzować niektóre transakcje i zapewnić ochronę. Oceń którąkolwiek z tych opcji, które oferuje bank. Określ, czy przyniosłyby one korzyści Twojej organizacji.
- Zdalne przechwytywanie depozytów umożliwia skanowanie czeków i deponowanie ich w dowolnym miejscu, w którym masz dostęp do Internetu.
- Automatic Clearing House (ACH) to system do śledzenia i otrzymywania płatności automatycznych.
- Rachunki z odkupem overnight automatycznie inwestują salda powyżej określonego limitu w rządowe papiery wartościowe z dnia na dzień.
- Kontrola oszustw obejmuje pozytywną płacę, która chroni przed sfałszowanymi i zmienionymi czekami, oraz pozytywną płacę ACH, która filtruje lub blokuje nieuczciwe transakcje ACH.
Krok 5. Zbierz wymaganą dokumentację
Po wybraniu banku i rodzaju rachunku bankowego zbierz dokumentację. Banki wymagają określonych dokumentów, aby otworzyć konto, na które przyjmowane są darowizny. Bank potrzebuje dowodu, że zarejestrowałeś się w państwie i posiadasz wymagany numer identyfikacji podatkowej. Będą chcieli zobaczyć kopię twojego statutu. Ponadto będą potrzebować numeru identyfikacyjnego pracodawcy wydanego przez IRS.
Część 3 z 4: Przyjmowanie darowizn online
Krok 1. Skonfiguruj swoją stronę internetową
Dobry projekt strony internetowej prowadzi do zwiększenia darowizn. Darczyńcy chcą, aby były przyjazne dla użytkownika, więc ułatw im znalezienie przycisku „Przekaż darowiznę”. Daj im również różne opcje, takie jak użycie karty kredytowej lub skorzystanie z czeku elektronicznego / opcji ACH. Dołącz informacje o swojej misji, w tym wykonanej pracy i przyszłych celach. Podaj również szczegółowe informacje o tym, jak planujesz wykorzystać swoje darowizny.
Krok 2. Wybierz opcję przyjmowania płatności online
Ogólnie rzecz biorąc, masz dwie możliwości skonfigurowania akceptowania płatności online. Pierwszym z nich jest uzyskanie konta handlowego i bramki płatniczej. Są to dwa oddzielne konta z osobnymi dostawcami, które należy założyć, aby móc przyjmować darowizny kartą kredytową. Inną opcją jest skorzystanie z zewnętrznego procesora płatności, takiego jak PayPal, który działa jako konto handlowe i bramka płatności w jednym.
- Opcja pierwsza wymaga wykonania większej liczby kroków i dalszych badań, więc jest lepsza dla większej organizacji non-profit, która może przetwarzać setki darowizn miesięcznie. Ponadto transakcje są przejrzyste, co oznacza, że na transakcji pojawia się nazwa Twojej firmy. Darczyńcy widzą Twoje imię i nazwisko na wyciągu z karty kredytowej.
- Mniejsze organizacje non-profit, które nie chcą płacić za konto sprzedawcy i bramkę płatności, mogą wybrać opcję drugą. W przypadku korzystania z zewnętrznego procesora darczyńcy zostaną przekierowani z Twojej witryny, aby dokończyć transakcję. Na przykład, jeśli korzystasz z systemu PayPal, darczyńcy zostaną przekierowani do witryny PayPal w celu sfinalizowania transakcji. Ponadto na wyciągu z karty kredytowej dawcy widnieje nazwa zewnętrznego podmiotu przetwarzającego płatności, a nie nazwa firmy.
Krok 3. Otwórz konto sprzedawcy online
Jest to coś innego niż konto bankowe Twojej organizacji. Jest to konto, za pośrednictwem którego transakcje kartą kredytową są przetwarzane i przekazywane na Twoje konto bankowe. Konta handlowców chronią Cię, ponieważ wstrzymują płatność do czasu jej zatwierdzenia przez wystawcę karty kredytowej. Po zatwierdzeniu transakcji środki zostaną zdeponowane na Twoim koncie bankowym. Ogólnie rzecz biorąc, nie możesz otworzyć konta handlowego, dopóki nie masz konta bankowego firmy. Dostawca konta handlowego będzie wymagał podania numeru konta bankowego i numeru rozliczeniowego oraz numeru EIN.
Popularni dostawcy kont handlowców dla organizacji non-profit to Dharma Merchant Services, Payline, CDG Commerce i Host Merchant Services. Oferują narzędzia, które pomagają organizacjom non-profit przetwarzać powtarzające się transakcje, docierać do darczyńców i planować wydarzenia
Krok 4. Zarejestruj się za pomocą bramki płatności
Bramka płatności komunikuje się między darczyńcą a kontem handlowym. Jest to oprogramowanie, które jest internetowym odpowiednikiem terminala kart kredytowych, który miałbyś w sklepie stacjonarnym. Kiedy darczyńcy klikną przycisk „Przekaż darowiznę” w Twojej witrynie, komunikują się z bramką płatności. Bramka płatności szyfruje i autoryzuje transakcję. Następnie przekazuje te informacje na Twoje konto handlowe.
Popularne konta bramek płatności dla organizacji non-profit to authorize.net i PayPal Pro
Krok 5. Użyj zewnętrznego procesora płatności
Wiele organizacji charytatywnych i organizacji non-profit korzysta z Network for Good, Google Checkout lub PayPal. Oferują Ci konto handlowe i usługę bramki płatności w jednym. Dostarczają kod do zainstalowania przycisku „Przekaż darowiznę” w Twojej witrynie. Należy jednak pamiętać, że gdy darczyńcy klikną przycisk „Przekaż darowiznę”, zostaną przekierowani z Twojej witryny na witrynę zewnętrznego podmiotu przetwarzającego płatności. Ponadto opłaty mogą stanowić znaczną część Twoich miesięcznych darowizn.
PayPal i inni dostawcy oferują zniżki dla firm z udokumentowanym statusem 501(c)(3)
Część 4 z 4: Spełnianie wymagań sprawozdawczych
Krok 1. Zatrudnij księgowego lub księgowego
Znajdź wykwalifikowanego księgowego lub księgowego, który zna specyficzne wymagania sprawozdawcze organizacji non-profit. Rada Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB) wymaga określonej sprawozdawczości finansowej od organizacji non-profit. Potrzebujesz kogoś, kto potrafi dokładnie i terminowo przygotować wszystkie Twoje raporty. Ponadto osoba ta może złożyć niezbędne zeznania podatkowe. Ponadto księgowy lub księgowy może zarządzać innymi miesięcznymi obowiązkami finansowymi. Obejmują one uzgadnianie wyciągów bankowych i zarządzanie zobowiązaniami.
Krok 2. Przygotuj sprawozdanie z sytuacji finansowej
Jest to podobne do bilansu generowanego przez organizację nastawioną na zysk. Raportuje aktywa i pasywa Twojej firmy. Raport ten może być przygotowywany co miesiąc, co kwartał lub co rok. Ten raport zawiera obraz sytuacji finansowej organizacji w danym momencie.
Krok 3. Utwórz zestawienie dochodów i wydatków
Ten raport jest również nazywany Oświadczeniem o Działalności. Raportuje działalność finansową Twojej firmy w określonym czasie. Na przykład może pokazywać aktywność za miesiąc, kwartał lub rok. Zawiera szczegółowe informacje o wszystkich przychodach i wydatkach. Ponadto oblicza dochód minus wydatki, aby pokazać, czy firma zarobiła wystarczająco dużo, aby pokryć wydatki.
Krok 4. Opracuj zestawienie przepływów pieniężnych
Ten raport podsumowuje środki pieniężne, które stały się dostępne dla firmy w określonym czasie, oraz sposób, w jaki te środki zostały wydane. Podczas gdy zestawienie przychodów i kosztów obejmuje rozliczenia międzyokresowe, takie jak należności i amortyzacja, rachunek przepływów pieniężnych zawiera szczegółowe informacje na temat faktycznej gotówki w kasie. Jest to pomocna informacja przy planowaniu dużych wydatków w celu przewidywania ewentualnych niedoborów.
Krok 5. Utwórz zestawienie wydatków funkcjonalnych
Raportuje wydatki zgodnie z ich funkcją. Wydatki są podzielone na funkcje takie jak programy, zarządzanie i pozyskiwanie funduszy. W ramach każdej z tych kategorii wydatki są podzielone na rodzaje, takie jak wynagrodzenie, czynsz czy amortyzacja. Rada Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB) nie wymaga tego sprawozdania, ale jest zachęcana.
Krok 6. Złóż wymagane zeznania podatkowe
Mimo że organizacje non-profit są zwolnione z podatku, nadal muszą złożyć federalne zeznanie podatkowe. Pozwala to IRS na ocenę wyników finansowych organizacji. Zwrot ujawnia również potencjalne konflikty interesów oraz sposób wynagradzania członków zarządu, jeśli dotyczy.