4 sposoby na poprawę komunikacji pisemnej

Spisu treści:

4 sposoby na poprawę komunikacji pisemnej
4 sposoby na poprawę komunikacji pisemnej

Wideo: 4 sposoby na poprawę komunikacji pisemnej

Wideo: 4 sposoby na poprawę komunikacji pisemnej
Wideo: ZAPOMNIELI WYŁĄCZYĆ APARAT I ZROBILI TO 2 2024, Marsz
Anonim

Poprawa komunikacji pisemnej jest ważnym celem niezależnie od wykonywanego zawodu czy etapu życia. Nauka doboru właściwych słów, konstruowanie akapitów o prawidłowej strukturze, unikanie typowych błędów gramatycznych i zwięzłe pisanie pomoże Ci stać się lepszym pisarzem i skutecznie przekazywać swoje pomysły różnym odbiorcom.

Kroki

Metoda 1 z 4: Pisanie właściwych słów

Popraw komunikację pisemną Krok 1
Popraw komunikację pisemną Krok 1

Krok 1. Weź pod uwagę swoich odbiorców

Ważne jest, aby dobrać właściwe słowa w zależności od odbiorców. Na przykład podczas wysyłania wiadomości e-mail do szefa lub sporządzania listu motywacyjnego do podania o pracę należy używać języka formalnego. Zapisz swój nieformalny język, na przykład rozpoczynając e-mail od „Hej”, dla bliskich przyjaciół i rodziny.

Popraw komunikację pisemną Krok 2
Popraw komunikację pisemną Krok 2

Krok 2. W razie potrzeby wyjaśnij nieznane pojęcia, terminy i dane

Wybór właściwych słów oznacza również wyjaśnienie ich odbiorcom, którzy mogą nie znać określonych słów lub wyrażeń.

  • Na przykład, jeśli piszesz o nowej technologii, może być konieczne wyjaśnienie terminów technicznych, które pojawiają się w Twoim artykule lub e-mailu, ponieważ Twoi odbiorcy mogli ich nie spotkać w przeszłości.
  • Jednak w innych przypadkach Twoi odbiorcy mogą być zaznajomieni z terminami technicznymi, więc nie musisz ich wyjaśniać.
Popraw komunikację pisemną Krok 3
Popraw komunikację pisemną Krok 3

Krok 3. Poznaj definicję słowa, którego używasz

Jednym z najczęstszych błędów w komunikacji pisemnej jest niewłaściwe użycie określonego słowa. Często możesz pomyśleć, że słowo oznacza jedno, ale w rzeczywistości oznacza coś zupełnie innego.

  • Na przykład możesz napisać, że rdzenni Amerykanie nie są kulturą monotonną, podczas gdy w rzeczywistości masz na myśli, że rdzenni Amerykanie nie są kulturą homogeniczną.
  • Zadaj sobie pytanie: „Czy na pewno znam definicję tego słowa?”
  • Użyj słownika, aby wyszukać definicje, to słowa, których znaczenia nie jesteś do końca pewien.
Popraw komunikację pisemną Krok 4
Popraw komunikację pisemną Krok 4

Krok 4. Uważaj na niepożądane skojarzenia

Czasami napiszesz zdanie, nie zdając sobie sprawy, że twój dobór słów ma niepożądane znaczenie. Na przykład możesz napisać „Zajrzałem do prywatnej kryjówki chłopca”, podczas gdy w rzeczywistości miałeś na myśli „Rozejrzałem się po kryjówce chłopca”.

Popraw komunikację pisemną Krok 6
Popraw komunikację pisemną Krok 6

Krok 5. Trzymaj się z dala od stereotypów

Banał to fraza, która była nadużywana do tego stopnia, że straciła swój pierwotny efekt lub znaczenie. Tych banalnych i często stereotypowych wyrażeń należy unikać, jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności komunikacji pisemnej. Zamiast pisać „w dzisiejszych czasach”, spróbuj napisać „dzisiaj” lub „obecnie”. Zamiast pisać „martwy jak gwóźdź do drzwi”, po prostu napisz „martwy”.

Popraw komunikację pisemną Krok 7
Popraw komunikację pisemną Krok 7

Krok 6. Wybierz odpowiednie słowa i struktury dla każdej konkretnej formy pisania

Ważne jest, aby zrozumieć, że różne rodzaje komunikacji pisemnej mają różne wymagania. Na przykład wiadomość e-mail ma inne wymagania niż raport korporacyjny. Podobnie pismo do towarzystwa ubezpieczeniowego będzie napisane inaczej niż zbiór wytycznych dla pracowników.

  • Używaj profesjonalnego tonu podczas pisania listów biznesowych i formalnych e-maili.
  • Możesz używać nieformalnego języka podczas tworzenia listu lub e-maila do znajomego.

Metoda 2 z 4: Konstruowanie ustrukturyzowanych akapitów

Popraw komunikację pisemną Krok 8
Popraw komunikację pisemną Krok 8

Krok 1. Rozpocznij każdy akapit od zdania tematu

Zdanie tematu określa główną ideę akapitu. Pomaga czytelnikowi rozpoznać temat akapitu i to, czego może się spodziewać w akapicie. Chociaż zaawansowani autorzy mogą nie wprowadzać tematu akapitu do środka lub na końcu akapitu, dobrym pomysłem dla tych, którzy rozwijają swoje umiejętności pisania, jest umieszczenie zdania tematu na początku akapitu.

Na przykład, jeśli piszesz akapit o różnych rasach psów, możesz zacząć od zdania tematu, takiego jak „Istnieje dwieście różnych ras psów”

Popraw komunikację pisemną Krok 9
Popraw komunikację pisemną Krok 9

Krok 2. Użyj zdań, aby rozwinąć temat akapitu

Po wprowadzeniu treści akapitu za pomocą zdania tematu użyj następnych 2-3 zdań, aby opisać, przeanalizować i porównać dane, zdarzenia lub cytaty, które odnoszą się do tematu akapitu.

Zdania cielesne to miejsca, w których dołączasz i analizujesz wszelkie dowody, które przedstawiasz w swoim akapicie, lub podajesz szczegóły dotyczące wydarzenia, osoby lub sytuacji

Popraw komunikację pisemną Krok 10
Popraw komunikację pisemną Krok 10

Krok 3. Zakończ zdaniem końcowym

Po przedstawieniu zakresu akapitu lub argumentu w zdaniu tematycznym i przeanalizowaniu lub przedstawieniu danych i dowodów w zdaniach głównych, zakończ zdanie końcowe. W tym miejscu podsumowujesz swoje pomysły i główne punkty, zanim przejdziesz do następnej części redagowanego artykułu lub artykułu.

Metoda 3 z 4: Unikanie typowych błędów gramatycznych

Popraw komunikację pisemną Krok 11
Popraw komunikację pisemną Krok 11

Krok 1. Użyj apostrofu, aby pokazać posiadanie

Jednym z najczęstszych błędów gramatycznych jest niewłaściwe użycie apostrofu. Pamiętaj, że apostrof wskazuje własność lub posiadanie.

  • Na przykład, jeśli mówisz o telewizorze, który posiada twój mąż, nie powinieneś pisać „telewizor mojego męża”. Powinieneś napisać „telewizja mojego męża”.
  • Jeśli rzeczownik nie kończy się na s, dodaj ‘s na końcu rzeczownika. Na przykład, jeśli mówisz o psich łapach, napisz „pse łapy”.
  • Jeśli rzeczownik jest w liczbie mnogiej i kończy się już na s, wystarczy dodać apostrof. Na przykład, jeśli mówisz o łapach dwóch psów, napisz „łapy psa”.
Popraw komunikację pisemną Krok 12
Popraw komunikację pisemną Krok 12

Krok 2. Przestrzegaj zasad dotyczących wielkich liter

Rzeczowniki własne i utworzone z nich słowa powinny być zawsze pisane wielką literą. Zawsze należy pisać wielkimi literami nazwy, kraje, miasta, stany, narodowości, języki, instytucje edukacyjne, stopnie naukowe, departamenty rządowe, partie polityczne oraz nazwy handlowe lub marki.

Powinieneś także pisać wielką literą pierwsze słowo zdania, a także pierwsze słowo cytatu

Popraw komunikację pisemną Krok 13
Popraw komunikację pisemną Krok 13

Krok 3. Uważaj na fragmenty zdań

Częstym błędem gramatycznym jest użycie niepełnych zdań, znanych również jako fragmenty zdań. Każde zdanie, które jest interpunkcyjne, powinno być kompletną myślą i być w stanie samoistnie jako zdanie.

Krok 4. Konsekwentnie używaj tego samego czasu czasownika

Unikaj przełączania między czasami w jednym zdaniu lub akapicie. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś konsekwentnie używać tego samego czasu w całym tekście.

  • Na przykład nie mów: „pada deszcz i chmury były ciemne”. Zamiast tego spróbuj „pada deszcz i chmury są ciemne” lub „padało i chmury były ciemne”.
  • Zdarzają się wyjątki! Na przykład, jeśli piszesz pracę w czasie teraźniejszym, dobrze jest przełączyć się na czas przeszły, aby uzyskać retrospekcję lub anegdotę.

Metoda 4 z 4: Zwięzłe pisanie

Popraw komunikację pisemną Krok 14
Popraw komunikację pisemną Krok 14

Krok 1. Unikaj przegadania

Zwięzłe pisanie oznacza, że musisz przekazać wiadomość w jak najmniejszej liczbie słów. Wyeliminuj wszelkie dodatkowe lub niepotrzebne słowa, które zawijają Twoją wiadomość. Na przykład nie pisz: „Wysyłam e-mail w sprawie twojego ostatniego zgłoszenia”. Zamiast tego spróbuj napisać „Wysyłam e-maila z twoim ostatnim raportem”.

Spróbuj zastąpić „niezależnie od faktu” prostym „chociaż”. Jeśli czujesz potrzebę pisania „z tego powodu”, spróbuj zamiast tego napisać „ponieważ”

Popraw komunikację pisemną Krok 15
Popraw komunikację pisemną Krok 15

Krok 2. Nie używaj zbędnych par słów

Należy unikać łączenia par słów o podobnym znaczeniu. Robienie tego tylko zaśmieca zdanie i niewiele robi, aby przekazać wiadomość. Przykłady zbędnych par obejmują nagły kryzys, każdą osobę, plany na przyszłość i przeszłą historię. Nie pisz: „Prawdziwe fakty są jasne”. Zamiast tego spróbuj napisać: „Fakty sprawy są jasne”.

Popraw komunikację pisemną Krok 16
Popraw komunikację pisemną Krok 16

Krok 3. Wyeliminuj bezsensowne słowa

Nie powinieneś używać słów, które nie dodają znaczenia lub nie mają związku z zdaniem. Słowa takie jak oczywiście, w zasadzie, bardzo, naprawdę i wyraźnie powinny zostać wyeliminowane ze skutecznej komunikacji pisemnej. Na przykład nie powinieneś pisać: „Właściwie Amanda spojrzała na słonia, kiedy w zasadzie oddawał mocz”. Zamiast tego napisz: „Amanda spojrzała na słonia, gdy ten oddawał mocz”.

Słowa takie jak „właściwie” mogą być użyte do wskazania przekory

Popraw komunikację pisemną Krok 17
Popraw komunikację pisemną Krok 17

Krok 4. Zastąp frazę pojedynczym słowem

Często można wyeliminować całą frazę, po prostu zastępując ją jednym słowem. Na przykład wyrażenia takie jak „w przypadku, gdy” i „w okolicznościach, w których” można zastąpić słowem „jeśli”.

Zalecana: