Poprawa komunikacji pisemnej jest ważnym celem niezależnie od wykonywanego zawodu czy etapu życia. Nauka doboru właściwych słów, konstruowanie akapitów o prawidłowej strukturze, unikanie typowych błędów gramatycznych i zwięzłe pisanie pomoże Ci stać się lepszym pisarzem i skutecznie przekazywać swoje pomysły różnym odbiorcom.
Kroki
Metoda 1 z 4: Pisanie właściwych słów
Krok 1. Weź pod uwagę swoich odbiorców
Ważne jest, aby dobrać właściwe słowa w zależności od odbiorców. Na przykład podczas wysyłania wiadomości e-mail do szefa lub sporządzania listu motywacyjnego do podania o pracę należy używać języka formalnego. Zapisz swój nieformalny język, na przykład rozpoczynając e-mail od „Hej”, dla bliskich przyjaciół i rodziny.
Krok 2. W razie potrzeby wyjaśnij nieznane pojęcia, terminy i dane
Wybór właściwych słów oznacza również wyjaśnienie ich odbiorcom, którzy mogą nie znać określonych słów lub wyrażeń.
- Na przykład, jeśli piszesz o nowej technologii, może być konieczne wyjaśnienie terminów technicznych, które pojawiają się w Twoim artykule lub e-mailu, ponieważ Twoi odbiorcy mogli ich nie spotkać w przeszłości.
- Jednak w innych przypadkach Twoi odbiorcy mogą być zaznajomieni z terminami technicznymi, więc nie musisz ich wyjaśniać.
Krok 3. Poznaj definicję słowa, którego używasz
Jednym z najczęstszych błędów w komunikacji pisemnej jest niewłaściwe użycie określonego słowa. Często możesz pomyśleć, że słowo oznacza jedno, ale w rzeczywistości oznacza coś zupełnie innego.
- Na przykład możesz napisać, że rdzenni Amerykanie nie są kulturą monotonną, podczas gdy w rzeczywistości masz na myśli, że rdzenni Amerykanie nie są kulturą homogeniczną.
- Zadaj sobie pytanie: „Czy na pewno znam definicję tego słowa?”
- Użyj słownika, aby wyszukać definicje, to słowa, których znaczenia nie jesteś do końca pewien.
Krok 4. Uważaj na niepożądane skojarzenia
Czasami napiszesz zdanie, nie zdając sobie sprawy, że twój dobór słów ma niepożądane znaczenie. Na przykład możesz napisać „Zajrzałem do prywatnej kryjówki chłopca”, podczas gdy w rzeczywistości miałeś na myśli „Rozejrzałem się po kryjówce chłopca”.
Krok 5. Trzymaj się z dala od stereotypów
Banał to fraza, która była nadużywana do tego stopnia, że straciła swój pierwotny efekt lub znaczenie. Tych banalnych i często stereotypowych wyrażeń należy unikać, jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności komunikacji pisemnej. Zamiast pisać „w dzisiejszych czasach”, spróbuj napisać „dzisiaj” lub „obecnie”. Zamiast pisać „martwy jak gwóźdź do drzwi”, po prostu napisz „martwy”.
Krok 6. Wybierz odpowiednie słowa i struktury dla każdej konkretnej formy pisania
Ważne jest, aby zrozumieć, że różne rodzaje komunikacji pisemnej mają różne wymagania. Na przykład wiadomość e-mail ma inne wymagania niż raport korporacyjny. Podobnie pismo do towarzystwa ubezpieczeniowego będzie napisane inaczej niż zbiór wytycznych dla pracowników.
- Używaj profesjonalnego tonu podczas pisania listów biznesowych i formalnych e-maili.
- Możesz używać nieformalnego języka podczas tworzenia listu lub e-maila do znajomego.
Metoda 2 z 4: Konstruowanie ustrukturyzowanych akapitów
Krok 1. Rozpocznij każdy akapit od zdania tematu
Zdanie tematu określa główną ideę akapitu. Pomaga czytelnikowi rozpoznać temat akapitu i to, czego może się spodziewać w akapicie. Chociaż zaawansowani autorzy mogą nie wprowadzać tematu akapitu do środka lub na końcu akapitu, dobrym pomysłem dla tych, którzy rozwijają swoje umiejętności pisania, jest umieszczenie zdania tematu na początku akapitu.
Na przykład, jeśli piszesz akapit o różnych rasach psów, możesz zacząć od zdania tematu, takiego jak „Istnieje dwieście różnych ras psów”
Krok 2. Użyj zdań, aby rozwinąć temat akapitu
Po wprowadzeniu treści akapitu za pomocą zdania tematu użyj następnych 2-3 zdań, aby opisać, przeanalizować i porównać dane, zdarzenia lub cytaty, które odnoszą się do tematu akapitu.
Zdania cielesne to miejsca, w których dołączasz i analizujesz wszelkie dowody, które przedstawiasz w swoim akapicie, lub podajesz szczegóły dotyczące wydarzenia, osoby lub sytuacji
Krok 3. Zakończ zdaniem końcowym
Po przedstawieniu zakresu akapitu lub argumentu w zdaniu tematycznym i przeanalizowaniu lub przedstawieniu danych i dowodów w zdaniach głównych, zakończ zdanie końcowe. W tym miejscu podsumowujesz swoje pomysły i główne punkty, zanim przejdziesz do następnej części redagowanego artykułu lub artykułu.
Metoda 3 z 4: Unikanie typowych błędów gramatycznych
Krok 1. Użyj apostrofu, aby pokazać posiadanie
Jednym z najczęstszych błędów gramatycznych jest niewłaściwe użycie apostrofu. Pamiętaj, że apostrof wskazuje własność lub posiadanie.
- Na przykład, jeśli mówisz o telewizorze, który posiada twój mąż, nie powinieneś pisać „telewizor mojego męża”. Powinieneś napisać „telewizja mojego męża”.
- Jeśli rzeczownik nie kończy się na s, dodaj ‘s na końcu rzeczownika. Na przykład, jeśli mówisz o psich łapach, napisz „pse łapy”.
- Jeśli rzeczownik jest w liczbie mnogiej i kończy się już na s, wystarczy dodać apostrof. Na przykład, jeśli mówisz o łapach dwóch psów, napisz „łapy psa”.
Krok 2. Przestrzegaj zasad dotyczących wielkich liter
Rzeczowniki własne i utworzone z nich słowa powinny być zawsze pisane wielką literą. Zawsze należy pisać wielkimi literami nazwy, kraje, miasta, stany, narodowości, języki, instytucje edukacyjne, stopnie naukowe, departamenty rządowe, partie polityczne oraz nazwy handlowe lub marki.
Powinieneś także pisać wielką literą pierwsze słowo zdania, a także pierwsze słowo cytatu
Krok 3. Uważaj na fragmenty zdań
Częstym błędem gramatycznym jest użycie niepełnych zdań, znanych również jako fragmenty zdań. Każde zdanie, które jest interpunkcyjne, powinno być kompletną myślą i być w stanie samoistnie jako zdanie.
Krok 4. Konsekwentnie używaj tego samego czasu czasownika
Unikaj przełączania między czasami w jednym zdaniu lub akapicie. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś konsekwentnie używać tego samego czasu w całym tekście.
- Na przykład nie mów: „pada deszcz i chmury były ciemne”. Zamiast tego spróbuj „pada deszcz i chmury są ciemne” lub „padało i chmury były ciemne”.
- Zdarzają się wyjątki! Na przykład, jeśli piszesz pracę w czasie teraźniejszym, dobrze jest przełączyć się na czas przeszły, aby uzyskać retrospekcję lub anegdotę.
Metoda 4 z 4: Zwięzłe pisanie
Krok 1. Unikaj przegadania
Zwięzłe pisanie oznacza, że musisz przekazać wiadomość w jak najmniejszej liczbie słów. Wyeliminuj wszelkie dodatkowe lub niepotrzebne słowa, które zawijają Twoją wiadomość. Na przykład nie pisz: „Wysyłam e-mail w sprawie twojego ostatniego zgłoszenia”. Zamiast tego spróbuj napisać „Wysyłam e-maila z twoim ostatnim raportem”.
Spróbuj zastąpić „niezależnie od faktu” prostym „chociaż”. Jeśli czujesz potrzebę pisania „z tego powodu”, spróbuj zamiast tego napisać „ponieważ”
Krok 2. Nie używaj zbędnych par słów
Należy unikać łączenia par słów o podobnym znaczeniu. Robienie tego tylko zaśmieca zdanie i niewiele robi, aby przekazać wiadomość. Przykłady zbędnych par obejmują nagły kryzys, każdą osobę, plany na przyszłość i przeszłą historię. Nie pisz: „Prawdziwe fakty są jasne”. Zamiast tego spróbuj napisać: „Fakty sprawy są jasne”.
Krok 3. Wyeliminuj bezsensowne słowa
Nie powinieneś używać słów, które nie dodają znaczenia lub nie mają związku z zdaniem. Słowa takie jak oczywiście, w zasadzie, bardzo, naprawdę i wyraźnie powinny zostać wyeliminowane ze skutecznej komunikacji pisemnej. Na przykład nie powinieneś pisać: „Właściwie Amanda spojrzała na słonia, kiedy w zasadzie oddawał mocz”. Zamiast tego napisz: „Amanda spojrzała na słonia, gdy ten oddawał mocz”.
Słowa takie jak „właściwie” mogą być użyte do wskazania przekory
Krok 4. Zastąp frazę pojedynczym słowem
Często można wyeliminować całą frazę, po prostu zastępując ją jednym słowem. Na przykład wyrażenia takie jak „w przypadku, gdy” i „w okolicznościach, w których” można zastąpić słowem „jeśli”.