Jak stworzyć pakiet PR na wydarzenie: 9 kroków (ze zdjęciami)

Spisu treści:

Jak stworzyć pakiet PR na wydarzenie: 9 kroków (ze zdjęciami)
Jak stworzyć pakiet PR na wydarzenie: 9 kroków (ze zdjęciami)

Wideo: Jak stworzyć pakiet PR na wydarzenie: 9 kroków (ze zdjęciami)

Wideo: Jak stworzyć pakiet PR na wydarzenie: 9 kroków (ze zdjęciami)
Wideo: JAK NAPISAĆ OSTATNIE POŻEGNANIE MOWĘ POGRZEBOWĄ WSKAZÓWKI 2024, Marsz
Anonim

Press kit, czyli PR kit, to po prostu pakiet informacji dostarczany członkom mediów przez organizację, która chce być nagłośniona w prasie. Mają one nie tylko informować media o Twojej organizacji, ale także zachęcać członków mediów, aby chcieli dowiedzieć się więcej o tym, co masz do zaoferowania. W nie tak odległej przeszłości zestaw prasowy był fizycznym pakietem materiałów wysyłanych bezpośrednio do agencji informacyjnej lub reportera. O ile organizacja nie szykuje się na konkretne wydarzenie, w dzisiejszych czasach „zestaw prasowy” jest zwykle po prostu sekcją strony internetowej, która mówi „prasa”. O ile tworzenie press kitów na wydarzenia wymaga pewnego dopasowania do konkretnego wydarzenia, to podstawy press kitu są takie same.

Kroki

Metoda 1 z 2: Tworzenie podstawowego zestawu prasowego

Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 1
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 1

Krok 1. Przedstaw swoją organizację

Pierwsza część twojego zestawu prasowego powinna być zaprojektowana tak, aby sama w sobie dać dziennikarzowi dobrą praktyczną wiedzę o twojej organizacji. Pomyśl o sekcji wprowadzającej jako wersji Notatki Cliffa reszty twojego zestawu prasowego. Powinien zawierać:

  • Wyjaśnienie, co robi Twoja organizacja, dlaczego Twoja organizacja robi to, co robi i dla kogo to robi.
  • Bardzo podstawowe fakty dotyczące historii Twojej organizacji, w tym data jej założenia i jej rozwój w czasie.
  • Ważne statystyki ilustrujące historię Twojej organizacji. Jeśli zestaw prasowy był dla firmy, może to obejmować dane dotyczące wzrostu, jeśli zestaw prasowy dotyczył zespołu, statystyki mogą obejmować wyświetlenia z YouTube, pobrania lub liczbę odwiedzonych stanów (lub krajów).
  • Spis treści pozostałej części zestawu prasowego.
  • Osoba kontaktowa dla prasy i jej dane kontaktowe.

Krok 2. Opowiedz im o swoim produkcie lub usłudze

W pewien sposób, kształt lub formę, każda organizacja tworząca zestaw prasowy będzie oferować produkt lub usługę. Ponieważ produkt lub usługa są tym, co generuje dochód, należy podkreślić jego dobre strony i zminimalizować złe. Jeśli oferujesz nowy produkt, wyjaśnij, dlaczego jest on istotny. Na przykład Exmaster 5000 - kulminacja lat badań i rozwoju - zrewolucjonizuje branżę. Całkowite odejście od normy, Exmaster 5000 potrafi…”

Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 2
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 2
  • Niezależnie od tego, czy reklamujesz stary produkt, czy wprowadzasz nowy, w tej sekcji znajdziesz zdjęcia, wideo i audio, aby zaprezentować swoją ofertę.
  • Chociaż zespoły, teatry i organizacje non-profit mogą nie myśleć o sobie jako o oferujących produkt lub usługę, ich twórczość lub misja stanowią ich produkt.
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 3
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 3

Krok 3. Dołącz linki do komunikatów prasowych i wcześniejszych relacji prasowych

Ponieważ twój zestaw prasowy jest zaprojektowany tak, aby uzyskać relacje w mediach na twoich własnych warunkach, powinieneś dołączyć przykłady rodzaju relacji w mediach, do których dążysz.

  • Jest to standardowy element zestawu prasowego, a dziennikarze wiedzą, że jest to sugestywny rodzaj relacji, której szukasz. Niech reszta twojego zestawu prasowego posłuży do zademonstrowania, dlaczego reporter powinien się zgodzić.
  • Jeśli Twój zestaw prasowy jest całkowicie cyfrowy, dobrym sposobem na zaprezentowanie poprzednich relacji w mediach jest zacytowanie lede na swojej stronie i link do pliku PDF z całym artykułem. Jeśli twój zestaw prasowy jest fizyczny, edytuj rozsądnie. Pięćdziesiąt stron starych artykułów i informacji prasowych to przesada.
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 4
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 4

Krok 4. Napisz FAQ

Ogólnie rzecz biorąc, sekcja z odpowiedziami na często zadawane pytania (FAQ) pozwala uniknąć konieczności marnowania czasu na ciągłe odpowiadanie na te same pytania. Jednak w kontekście zestawu prasowego FAQ powinno sugerować, jakie pytania mają zadać dziennikarze.

Na przykład, jeśli Twoja organizacja sprzedała produkt, który miał wiele zastosowań, ale z jakiegoś powodu znalazł się w bardzo niszowym zakątku rynku, możesz zadać pytanie w stylu: „Czy to wszystko, co ten widget może zrobić?” i odpowiedz na nie, podając kilka sugestii, jak najlepiej wykorzystać swój produkt

Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 5
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 5

Krok 5. Napisz krótkie biografie ważnych członków personelu

Jeśli chodzi o to, wszystkie historie są opowieściami „ludzkimi interesami”. To ludzie, którzy kupują i używają produktów oraz ludzie, którzy potrzebują usług. Zawsze jest sposób na znalezienie osobistego punktu widzenia w historii, nawet jeśli chodzi o wprowadzenie produktu na rynek. Kiedy piszesz trochę o swoich pracownikach, ułatwiasz reporterom odkrycie, jaki jest ten osobisty punkt widzenia.

  • Kiedy piszesz biografie, zawieraj więcej niż standardowe informacje o tym, gdzie taki a taki chodził do szkoły i ile ma stopni naukowych. Zamiast tego podkreśl unikalny aspekt historii podmiotu, na przykład powód przystąpienia do przedsięwzięcia. Wiele osób ma wykształcenie, ale bardzo niewielu ma dokładnie te same pasje i motywacje.
  • Na przykład możesz powiedzieć, że „Nasz dyrektor generalny, Bob Smith, nie myślał, że zostanie dyrektorem generalnym lidera branży, takiego jak Widgetech. nikt inny."

Metoda 2 z 2: Dopasowanie do wydarzenia

Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 6
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 6

Krok 1. Dołącz odpowiednie referencje

Powszechną praktyką jest umieszczanie referencji od klientów w zestawach prasowych. Ponieważ zestaw prasowy w dzisiejszych czasach zwykle oznacza sekcję strony internetowej, referencje są zazwyczaj ogólne i reprezentują wiele typów klientów. Chociaż ma to sens w tym kontekście, jeśli przygotowujesz zestaw prasowy na określone wydarzenie, lepiej przysłużą się ci referencje od osób podobnych do tych na tym wydarzeniu.

Jeśli przygotowujesz zestaw prasowy na konferencję architekta, dołącz referencje od architektów. Na przykład: „Widżety Widgetech całkowicie zmieniły sposób, w jaki sporządzam plany domów. Jestem dziesięć razy bardziej produktywny niż przed wprowadzeniem oryginalnego widgetu przez Widgetech. Teraz znów się tym zajmują, dzięki czemu mój sukces jest możliwy. nie byłoby tam, gdzie jestem dzisiaj, gdyby nie Widgetech”

Utwórz pakiet PR dla zdarzenia Krok 7
Utwórz pakiet PR dla zdarzenia Krok 7

Krok 2. Utwórz multimedia specyficzne dla wydarzenia

Coraz częściej do materiałów prasowych dołączane są płyty DVD, CD, pokazy slajdów i (oczywiście) zdjęcia. Dodanie tych komponentów działa. Przedstawiciele mediów znacznie częściej czytają materiały prasowe zawierające elementy audio i wideo. Dostosowanie multimediów do wydarzenia, które wzmacniasz, maksymalizuje skuteczność strategii.

  • Pomyśl o swoim zestawie prasowym jak o długim liście do reporterów wyjaśniającym, dlaczego i w jaki sposób ty i twój produkt powinniście być objęci ochroną. Niedostosowany zestaw prasowy jest jak list formularzowy. Tak jak prawdopodobnie przywiązujesz niewielką wagę do tworzenia listów, reporterzy będą przywiązywać mniejszą wagę do zestawu prasowego, który nie jest dostosowany do Twojego wydarzenia.
  • Jeśli więc nowe oprogramowanie do rysowania, które opracowała Twoja firma, ma zrewolucjonizować zawód architekta, wideo, które dołączasz do zestawu prasowego, powinno o tym mówić.
  • Pamiętaj, aby do zestawu prasowego dołączyć pliki ze swoim logo (użyj pendrive'a jako fizycznego pakietu).
Utwórz pakiet PR dla zdarzenia Krok 8
Utwórz pakiet PR dla zdarzenia Krok 8

Krok 3. Wyślij komunikaty prasowe

Na około tydzień przed wydarzeniem wyślij informację prasową do publikacji, które zamierzasz relacjonować swoje wydarzenie (lub mam nadzieję, że je obejmie). W ten sposób unikniesz zgubienia się w tłumie konkurencyjnych komunikatów prasowych pierwszego dnia wydarzenia i zapewnisz wystarczająco dużo czasu na realizację, aby skorzystać z reklamy przed wydarzeniem.

  • Konwencjonalna mądrość mówi, że powinieneś unikać wysyłania informacji prasowych w poniedziałki, piątki i weekendy. Wiele informacji prasowych jest wysyłanych w poniedziałek lub piątek rano, więc wysłanie w czwartek po południu sprawi, że będzie się wyróżniać.
  • Nie próbuj konkurować z wielkimi wiadomościami. Nadciągający huragan zawsze będzie ważniejszy niż wprowadzenie produktu na rynek.
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 9
Utwórz pakiet PR dla wydarzenia Krok 9

Krok 4. Skompiluj swoje fizyczne zestawy prasowe

Przed wydarzeniem skompiluj swoje fizyczne zestawy prasowe. Ponieważ twój zestaw prasowy jest dostępny na twojej stronie internetowej, fizyczny pakiet jest trochę zbędny. Ale większość ludzi woli czytać papier od ekranów, a ty chcesz, aby było to jak najłatwiejsze dla osób relacjonujących twoje wydarzenie.

Nie musisz wysyłać paczki do grafika, ale postaraj się, aby Twój zestaw prasowy wyglądał stylowo i godne uwagi. Może rywalizować o uwagę z kilkoma innymi i powinieneś wykorzystać każdą przewagę, jaką możesz uzyskać

Zalecana: