Jak napisać jasne instrukcje (ze zdjęciami)

Spisu treści:

Jak napisać jasne instrukcje (ze zdjęciami)
Jak napisać jasne instrukcje (ze zdjęciami)

Wideo: Jak napisać jasne instrukcje (ze zdjęciami)

Wideo: Jak napisać jasne instrukcje (ze zdjęciami)
Wideo: Pisanie przemówień. Czym jest metafora? 2024, Marsz
Anonim

Jeśli jesteś nauczycielem lub pisarzem technicznym, prawdopodobnie musisz codziennie pisać instrukcje. Ale dla wielu innych osób pisanie jasnych instrukcji może być trudne. Możesz pominąć kluczowy krok, ponieważ zakładasz, że czytelnicy zrobią to automatycznie, lub możesz zdezorientować czytelników, umieszczając zbyt wiele działań w jednym kroku. Aby napisać jasne instrukcje, najpierw upewnij się, że dokładnie rozumiesz, jak wykonać zadanie. Postępuj zgodnie z instrukcjami dosłownie, aby upewnić się, że wykonają zadanie.

Kroki

Część 1 z 3: Zrozumienie zadania

Napisz jasne instrukcje Krok 1
Napisz jasne instrukcje Krok 1

Krok 1. Zbierz potrzebne materiały

Kiedy piszesz instrukcje, musisz najpierw osobiście zapoznać się z zadaniem. Zdobądź wszystkie potrzebne narzędzia i materiały i ułóż je mniej więcej w takiej kolejności, w jakiej będą Ci potrzebne.

Zapisz wszystko, co potrzebne. Podczas pisania instrukcji możesz dołączyć listę narzędzi lub materiałów niezbędnych do wykonania zadania

Napisz jasne instrukcje Krok 2
Napisz jasne instrukcje Krok 2

Krok 2. Wykonaj zadanie samodzielnie

Nawet jeśli kilka razy udało Ci się pomyślnie wykonać zadanie, nadal dobrze jest przejść przez nie przed napisaniem instrukcji, aby niczego nie zapomnieć.

Jeśli znasz zadanie, możesz mieć skłonność do robienia skrótów, więc upewnij się, że nie pominiesz żadnych kroków ani nie pominiesz żadnych informacji, których Twój czytelnik może nie mieć

Napisz jasne instrukcje Krok 3
Napisz jasne instrukcje Krok 3

Krok 3. Zrób szczegółowy zarys

Podczas wykonywania zadania poświęć chwilę na zapisanie tego, co zrobiłeś. Pomaga to zachować logiczną kolejność instrukcji. Jeśli wykonujesz zadanie podczas zapisywania kroków, wiesz dokładnie, co należy zrobić i kiedy.

Napisz jasne instrukcje Krok 4
Napisz jasne instrukcje Krok 4

Krok 4. Zdefiniuj odbiorców

Instrukcje dotyczące tego samego zadania mogą być napisane na różne sposoby w zależności od tego, kto będzie czytał i próbował wykonać Twoje instrukcje. Inaczej będziesz pisać dla nastolatków niż dla dorosłych.

Rozważ również powód. Instrukcje dla dzieci pracujących nad projektem będą inne niż instrukcje dla rodziców pomagających dzieciom w projekcie

Napisz jasne instrukcje Krok 5
Napisz jasne instrukcje Krok 5

Krok 5. Przygotuj krótkie wprowadzenie

Wstęp mówi czytelnikom, co umożliwią im Twoje instrukcje i jaki będzie ostateczny wynik, jeśli wypełnią wszystkie instrukcje. Pamiętaj, że większość ludzi pominie wprowadzenie lub co najwyżej przejrzy je, więc nie umieszczaj we wstępie ważnych informacji ani kluczowych ostrzeżeń.

  • Jeśli we wstępie umieściłeś ważne ostrzeżenie, pamiętaj, aby uwzględnić je również w swoich krokach, na wypadek, gdyby ktoś pominął wprowadzenie.
  • Na przykład, jeśli wyjaśniasz, jak zrobić kanapkę z masłem orzechowym i galaretką, możesz wspomnieć, że masło orzechowe i galaretka to zdrowa, prosta opcja, którą dzieci uwielbiają na lunch lub popołudniową przekąskę.

Część 2 z 3: Pisanie instrukcji

Napisz jasne instrukcje Krok 6
Napisz jasne instrukcje Krok 6

Krok 1. Podziel zadanie na małe kroki

Każdy krok powinien mieć jedną akcję, a nie kilka. Jeśli masz więcej niż jedno lub dwa zdania na krok, prawdopodobnie można je podzielić na mniejsze, mniej złożone kroki.

  • Np. zamiast pisać „Załóż obrożę psa na szyję i przypnij smycz”, podziel ją na: „Załóż obrożę psa na szyję” i „Przypnij smycz do obroży”.
  • „Załóż obrożę psa na szyję” staje się pierwszym krokiem, a „Przypnij smycz do obroży” staje się drugim krokiem.
Napisz jasne instrukcje Krok 7
Napisz jasne instrukcje Krok 7

Krok 2. Rozpocznij każdy krok słowem akcji

Każdy krok, który piszesz, powinien być wykonalny. Użyj czasowników, które pokazują czytelnikom dokładnie to, co muszą wykonać, aby ukończyć ten etap zadania.

  • Sformułuj swoje instrukcje w kategoriach tego, co ktoś musi zrobić, a nie tego, co ktoś musi myśleć lub wiedzieć.
  • Na przykład, jeśli piszesz instrukcje dotyczące wyprowadzania psa, „Sprawdź dopasowanie obroży” jest bardziej wykonalne niż „Poznaj rozmiar obroży psa”.
Napisz jasne instrukcje Krok 8
Napisz jasne instrukcje Krok 8

Krok 3. Postępuj zgodnie z logicznym postępem

Załóż, że czytelnik od razu wskoczy i zacznie pracować nad zadaniem, gdy tylko przeczyta pierwszy krok. Zazwyczaj nie przeczytają twoich instrukcji do końca. Jeśli jest coś, co Twoi czytelnicy muszą wiedzieć, aby ukończyć krok, dołącz te informacje do samego kroku.

  • Jeśli istnieje jakieś nieodłączne niebezpieczeństwo w danym kroku, dołącz to ostrzeżenie do samego kroku, a nie we wstępie lub na końcu instrukcji, gdy jest już za późno.
  • Dołącz przewodniki, aby poinformować czytelnika, kiedy poprawnie wykonał ten krok. Na przykład mówisz: „obroża Twojego psa jest dobrze dopasowana, jeśli możesz umieścić dwa palce między tyłem obroży a szyją psa”.
Napisz jasne instrukcje Krok 9
Napisz jasne instrukcje Krok 9

Krok 4. Starannie dobieraj słowa

Używaj prostego języka, który każdy może zrozumieć. W większości przypadków chcesz uniknąć żargonu lub terminów technicznych. Jeśli musisz użyć słowa technicznego, podaj krótką i prostą definicję.

Na przykład, jeśli wyjaśniasz, jak złożyć oświadczenie prawne, może być konieczne użycie technicznych terminów prawnych. Najpierw umieść definicję w prostym języku, a następnie podaj termin używany w sądzie

Napisz jasne instrukcje Krok 10
Napisz jasne instrukcje Krok 10

Krok 5. Używaj pozytywnych działań

Ogólnie rzecz biorąc, lepiej jest powiedzieć czytelnikom, co powinni zrobić, aby wykonać zadanie, niż czego nie powinni robić. Gdy ktoś czyta instrukcje, jest nastawiony na wykonanie zadania. Jeśli zaczniesz im mówić, czego nie robić, mogą się pogubić i i tak to zrobić.

Na przykład w przypadku instrukcji dotyczących wyprowadzania psa lepiej powiedzieć „sprawdź dopasowanie obroży” niż „unikaj używania zbyt małej obroży”

Napisz jasne instrukcje Krok 11
Napisz jasne instrukcje Krok 11

Krok 6. Napisz w drugiej osobie

Zaimek „ty” umożliwia bezpośrednie zwrócenie się do czytelnika i pozwala uniknąć nieporozumień. Kiedy używasz zaimka „ty”, czytelnik dokładnie wie, co musi zrobić, aby wykonać zadanie i nie musi zgadywać.

Na przykład, jeśli napisałeś „dźwignia powinna być pchnięta”, zostawiasz czytelnika zastanawiającego się, kto powinien pchnąć dźwignię. „Musisz popchnąć dźwignię” lub nawet „pchnąć dźwignię” nie pozostawia wątpliwości, że jest to coś, co twój czytelnik musi zrobić

Napisz jasne instrukcje Krok 12
Napisz jasne instrukcje Krok 12

Krok 7. Uwzględnij alternatywy

W przypadku niektórych zadań będzie więcej niż jeden sposób wykonania kroku lub grupy kroków. Podaj alternatywę wraz z krokiem, aby czytelnik mógł wybrać, w jaki sposób chce wykonać zadanie.

Na przykład, jeśli wyjaśniasz, jak zrobić kanapkę z masłem orzechowym i galaretką, możesz dodać: „Zastąp masło migdałowe w przypadku alergii na orzechy”

Napisz jasne instrukcje Krok 13
Napisz jasne instrukcje Krok 13

Krok 8. Tam, gdzie jest to pomocne, używaj grafiki

Być może słyszałeś zdanie „obraz wart jest tysiąca słów”. Jeśli chodzi o pisanie jasnych instrukcji, czasami zdjęcie lub diagram sprawi, że konkretna czynność będzie bardziej zrozumiała dla czytelnika.

Aby uzyskać więcej instrukcji technicznych, upewnij się, że czytelnik wyraźnie widzi, co dzieje się na zdjęciu, a akcja nie jest zasłonięta narzędziami lub rękami

Część 3 z 3: Testowanie instrukcji

Napisz jasne instrukcje Krok 14
Napisz jasne instrukcje Krok 14

Krok 1. Uporządkuj swoje instrukcje w części

Niektóre skomplikowane zadania mają więcej niż jedną część. Jeśli piszesz instrukcje do większego zadania, które składa się z kilku mniejszych części, podziel je na osobne sekcje.

  • Jeśli numerujesz instrukcje, odnów numerowanie dla każdej sekcji. Czytelnik poczuje spełnienie po zakończeniu każdej części.
  • Nadal powinieneś dzielić swoje zadanie na części, nawet jeśli nie ma żadnych częściowo niezależnych części. Zbyt wiele kroków może przytłoczyć Twoich czytelników.
Napisz jasne instrukcje Krok 15
Napisz jasne instrukcje Krok 15

Krok 2. Wypróbuj instrukcje zgodnie z opisem

Jeśli nie możesz postępować zgodnie z instrukcjami, jak napisano, nikt inny też nie będzie mógł ich wykonać. Poproś znajomych, aby również wypełnili Twoje instrukcje i poinformuj Cię, jeśli znaleźli coś mylącego.

Być może będziesz musiał kilkakrotnie przetestować swoje instrukcje, szczególnie jeśli są długie lub złożone

Napisz jasne instrukcje Krok 16
Napisz jasne instrukcje Krok 16

Krok 3. Dokładnie edytuj swoje instrukcje

Literówki i błędy gramatyczne mogą zepsuć czytelność pisma, utrudniając wykonanie instrukcji. Przeczytaj je od tyłu i do przodu, aby upewnić się, że nie zawierają błędów.

Jeśli nie masz pewności co do swoich umiejętności edycji, poproś znajomego, aby przejrzał Twoje instrukcje

Napisz jasne instrukcje Krok 17
Napisz jasne instrukcje Krok 17

Krok 4. Dołącz listę potrzebnych narzędzi lub materiałów

Szczególnie jeśli zadanie wymaga określonych narzędzi lub materiałów, lista może być pomocna dla czytelników. Umieść listę na początku instrukcji, aby czytelnik mógł zebrać materiały przed rozpoczęciem zadania.

Pomyśl o tym jak o przepisie z książki kucharskiej. Przepisy zawsze zawierają listę składników i naczyń na początku, więc możesz zebrać wszystkie te rzeczy, zanim zaczniesz przygotowywać danie

Napisz jasne instrukcje Krok 18
Napisz jasne instrukcje Krok 18

Krok 5. W stosownych przypadkach przekaż ostrzeżenia

Po przetestowaniu instrukcji możesz zdać sobie sprawę, że istnieją ukryte niebezpieczeństwa, na które nie zareagowałeś podczas pisania instrukcji. Ostrzegaj swoich czytelników o tych zagrożeniach, aby mogli podjąć środki ostrożności.

Zalecana: