Jeśli pracujesz jako niezależny wykonawca lub jesteś właścicielem małej firmy, która wykonuje specjalistyczną usługę, prawdopodobnie będziesz musiał nauczyć się wystawiać fakturę za świadczone usługi, aby otrzymać zapłatę. Informacje, które musisz umieścić na fakturze, różnią się w zależności od wykonywanych przez Ciebie usług, ale większość faktur powinna zawierać Twoje dane kontaktowe wraz z innymi podstawowymi informacjami z nagłówka. Faktura powinna również zawierać wykaz usług wykonanych dla Twojego klienta w okresie rozliczeniowym, a także należną Ci sumę.
Kroki
Przykładowe faktury
Przykładowa faktura za świadczone usługi
Wsparcie wikiHow i odblokuj wszystkie próbki.
Przykładowa faktura na pielęgnację trawnika
Wsparcie wikiHow i odblokuj wszystkie próbki.
Przykładowa faktura drukowana
Wsparcie wikiHow i odblokuj wszystkie próbki.
Część 1 z 3: Zaczynając od nagłówka
Krok 1. Umieść nazwę swojej firmy na górze
Aby być profesjonalnym, zaczynasz od informacji o swojej firmie u góry strony. Jeśli nie masz nazwy firmy, po prostu zacznij od swojego imienia i nazwiska na górze. Może być wyśrodkowany lub maksymalnie w lewo.
Traktuj fakturę jak list biznesowy. Oznacza to, że możesz mieć profesjonalny nagłówek u góry, wyśrodkowany pośrodku. Z drugiej strony skuteczne jest również proste określenie nazwy firmy
Krok 2. Dodaj swoje dane kontaktowe
Podaj swój adres, numer telefonu, adres e-mail i wszelkie inne istotne informacje kontaktowe. Upewnij się, że używasz informacji o firmie, a nie danych osobowych.
- Istotny może być również numer faksu.
- Jeśli akceptujesz usługi płatnicze, takie jak PayPal, pamiętaj, aby użyć adresu e-mail skonfigurowanego na tym koncie.
Krok 3. Dodaj nazwę lub firmę adresata
Podobnie jak w przypadku listu biznesowego, przechodzisz teraz do osoby, z którą rozliczasz się. Jeśli jest to firma, użyj adresu firmy i danych kontaktowych podanych przez firmę.
- Jeśli jest to osoba, użyj informacji, które posiadasz, ale najlepiej ich biznesowych informacji kontaktowych.
- Jeśli nie masz wystarczających informacji, być może będziesz musiał skontaktować się z osobą lub firmą, aby uzyskać więcej informacji. Jeśli jest to duża firma, i tak możesz zadzwonić i zapytać dokładnie, do kogo zaadresować fakturę.
Krok 4. Dołącz numer konta klienta
Utwórz unikalny numer identyfikacyjny dla każdego ze swoich stałych klientów. Następnie upewnij się, że numer ten znajduje się na każdej fakturze, którą piszesz dla tego klienta. Umożliwi to grupowanie faktur według klientów i w razie potrzeby ocenę ich historii płatności lub udokumentowanie stałego braku płatności.
Krok 5. Podaj unikalny numer faktury u góry
Jeśli regularnie wysyłasz faktury, ważne jest, aby każda z nich miała niepowtarzalny numer, aby można było łatwo się do niej odnieść i zidentyfikować. To, jak wybierzesz numer, zależy od Ciebie, ale pamiętaj, że do każdej faktury musisz mieć nowy.
- Jednym prostym sposobem jest po prostu zacząć od pierwszego i iść w górę. Aby zachować jednolitą długość numeru, możesz zacząć od „0000001”.
- Inną metodą jest przypisanie numeru klienta, a następnie użycie daty. Na przykład, jeśli numer klienta to 305, a data to 2 lutego 2016, możesz użyć 305-02022016 jako swojego numeru. Tylko upewnij się, że jasno określisz, jaka powinna być „data”. Czy to kiedy usługa została wykonana, czy kiedy utworzyłeś fakturę?
Krok 6. Dołącz datę wystawienia faktury
U góry umieść etykietę „data wystawienia faktury”. Obok dodaj datę utworzenia faktury. Pomaga to zarówno Tobie, jak i klientowi śledzić czas.
- Możesz również uwzględnić okres rozliczeniowy. Okres rozliczeniowy zależy od tego, jak skonfigurowałeś swoje fakturowanie.
- Na przykład, jeśli fakturujesz raz w miesiącu, oznacza to, że Twój okres rozliczeniowy trwa od początku miesiąca do końca miesiąca, a usługi wykonane w tym okresie zostaną uwzględnione na fakturze.
Wynik
0 / 0
Część 2 Quiz
Dlaczego powinieneś dołączyć niestandardowy numer konta dla każdego klienta?
Dzięki temu Twoja faktura wygląda profesjonalnie.
Spróbuj ponownie! Unikalny numer konta sprawia, że Twoja faktura jest bardziej profesjonalna i przynosi korzyści Twojej firmie. Utwórz nowy numer dla każdego powtarzającego się klienta i spróbuj zaczynać lub kończyć numer jedną lub dwiema cyframi, które informują, w jakiej kategorii należy go zapisać. Poza tym jest jednak lepsza odpowiedź. Wypróbuj inną odpowiedź…
Możesz szybko sprawdzić, od kogo naliczono opłatę za konkretną usługę.
Masz częściowo rację! Numer konta pozwala szybko znaleźć i zapamiętać, kto zapłacił Ci za konkretną usługę lub produkt. Stwórz unikalne dla każdego stałego klienta i uporządkuj je w kategorie. Istnieją jednak inne powody, dla których należy podać niestandardowy numer konta dla każdego klienta. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…
Faktury można grupować według klientów.
Nie mylisz się, ale jest lepsza odpowiedź! Unikalne numery kont pozwalają szybko zorganizować i uporządkować faktury. Zawsze możesz spróbować umieścić określone cyfry kategorii na początku lub na końcu numeru, aby ułatwić organizowanie. Wybierz inną odpowiedź!
Wszystkie powyższe.
Tak! Dodanie numeru konta to doskonały sposób na uporządkowanie i śledzenie wszystkich faktur. Używaj numerów kont do grupowania według klientów, śledzenia opłat za określone usługi, a nawet organizowania według tego, jakie faktury zostały opłacone, a które nie. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.
Chcesz więcej quizów?
Testuj sam!
Część 2 z 3: Wystawienie usługi
Krok 1. Wymień świadczone usługi
Ten krok jest sednem faktury. Mówisz klientowi, ile płacisz i dlaczego to płacisz. Ważne jest, aby na tym etapie nie mieć niespodzianek, więc upewnij się, że zawsze jesteś szczery ze swoim klientem.
- Uporządkuj według daty. Jeśli ta faktura dotyczy więcej niż jednej daty, najłatwiej jest uporządkować według dat. Umieść datę maksymalnie po lewej stronie. Tak czy inaczej, musisz podać datę wykonania usługi.
- Wymień usługę. Obok podaj kwotę, jaką pobierasz za godzinę lub za usługę. Potrzebna będzie również liczba godzin lub liczba wykonanych usług. Na koniec umieść sumę za tę konkretną usługę po prawej stronie w kolumnie opłat.
- Utwórz nową linię dla każdego rodzaju usługi.
- Wymień inne opłaty związane z serwisem, takie jak opłaty za części.
Krok 2. Dodaj wszelkie inne opłaty
Jeśli masz opłatę za dostawę, dodajesz ją na końcu, ponieważ nie jest to część usługi. Możesz również dodać inne potrzebne opłaty. Po prostu upewnij się, że są dobrze oznakowane i czytelne dla klienta. Opłata za dostawę może zostać opodatkowana, jeśli w Twojej okolicy obowiązuje podatek obrotowy, więc możesz naliczyć podatek po utworzeniu sumy częściowej. Zawsze jednak skonsultuj się z księgowym, aby upewnić się, że prawidłowo naliczasz podatki.
Krok 3. Utwórz sumę częściową
Zsumuj wszystkie opłaty, które masz na fakturze. Umieść ją w wierszu pod usługami jako sumę częściową z etykietą „Suma częściowa”. Jest to suma częściowa, ponieważ nadal musisz dodać podatek.
Krok 4. Dodaj podatki
Następnie oblicz podatki. Umieść stawkę podatku poniżej sumy częściowej oznaczonej jako stawka podatku. Jeśli nie znasz stawki podatku obowiązującej w Twojej okolicy, skontaktuj się z lokalnymi urzędami podatkowymi, aby uzyskać numer. Możesz także poszukać w Internecie informacji o podatku od sprzedaży lub skontaktować się z księgowym.
- W niektórych stanach nie trzeba naliczać podatku od sprzedaży za usługi. Sprawdź lokalne przepisy, aby dowiedzieć się, czy musisz go ładować w swojej okolicy. Może to również być bardzo zależne od rodzaju działalności. Na przykład, jeśli jesteś organizacją non-profit, możesz nie musieć naliczać podatku od sprzedaży. Może to również zależeć od tego, czy podstawowym przedmiotem sprzedaży jest usługa (np. u dentysty) czy sprzęt (np. w naprawie komputera).
- Podatki są zwykle naliczane w miejscu wykonania usługi, więc jeśli udasz się do miejsca zamieszkania klienta na przedmieściach, musisz użyć podatku od sprzedaży tego miasta. Jednak ponownie zawsze sprawdź lokalne przepisy.
- Podatek od sprzedaży to procent. Aby obliczyć podatek, mnożysz sumę częściową przez wartość procentową wyrażoną jako ułamek dziesiętny. Na przykład, jeśli suma wynosi 50 USD, a podatek od sprzedaży wynosi 8,25%, pomnóż 50 USD przez 0,0825, aby uzyskać 4,125. W razie potrzeby zaokrąglij liczbę. Tutaj podatek wyniósłby 4,13 USD.
- Dodaj podatek. Następnie dodajesz otrzymany numer do pierwotnej sumy częściowej. W tym przykładzie dodajesz 4,13 USD do 50 USD, aby uzyskać całkowitą sumę 54,13 USD.
Krok 5. Utwórz sumę
Na koniec wypisz całkowitą kwotę, którą właśnie znalazłeś. Umieść obok niego „Total”, aby było jasne. Nie zaszkodzi też obrysować sumę ramką lub pogrubić końcową sumę.
Krok 6. Prowadź dokładny zapis swoich faktur
Najlepiej mieć kopię cyfrową i wydrukowaną. Jeśli masz jakieś e-maile, notatki lub inne dokumenty związane z fakturą, powinieneś je również przechowywać wraz z wydrukowaną kopią faktury. Wynik
0 / 0
Część 3 Quiz
Gdzie na fakturze powinna znaleźć się opłata za dostawę?
Pod sumą częściową.
Nie do końca! Opłata za dostawę musi być uwzględniona w sumie częściowej, więc nie należy umieszczać ceny poniżej tej linii. Opłaty za dostawę często są również opodatkowane, więc upewnij się, że uwzględniłeś je w swoich obliczeniach, jeśli Twój stan stosuje to prawo. Spróbuj ponownie…
W linii z usługami.
Absolutnie nie! Opłata za dostawę nie jest usługą, którą oferujesz. Musi być uwzględniona w sumie częściowej, ale nie powinna stanowić elementu zamówienia usług. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…
Poniżej usługi.
Prawidłowy! Umieść opłatę za dostawę poniżej linii usług, ale powyżej sumy częściowej. Dodając opłatę za dostawę do sumy częściowej, zwróć uwagę, czy jest ona uwzględniona w obliczeniach podatkowych podczas tworzenia ostatecznej sumy. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.
Chcesz więcej quizów?
Testuj sam!
Część 3 z 3: Przekazywanie klientowi informacji do dalszych czynności
Krok 1. Dodaj opcje płatności
Twój klient musi wiedzieć, jakimi metodami może zapłacić. Czy akceptujesz czeki? Czy klient może zapłacić kartą kredytową, gotówką lub innym systemem przetwarzania płatności? Jeśli jedynym sposobem, w jaki klient może zapłacić, jest osobiste przyjście do Twojego sklepu, poinformuj go o tym. Inne opcje obejmują wysłanie płatności (numer czeku lub karty kredytowej), wywołanie płatności (numer karty kredytowej) lub płatność online.
Krok 2. Podaj termin
Twój klient musi wiedzieć, do kiedy musi zapłacić fakturę. Umieść termin płatności w widocznym miejscu na fakturze. Możesz nawet dodać go więcej niż raz. Jedno miejsce, w którym należy go uwzględnić, znajduje się w pobliżu całkowitej należnej kwoty, ale na górze jest również dobra opcja.
- Płatność powinna zawsze mieć termin płatności z konsekwencją, jeśli nie zostanie dotrzymana (na przykład odsetki naliczane od opóźnionych płatności).
- Możesz również uwzględnić zachętę do wcześniejszej płatności (np. 2% zniżki, jeśli zostanie zapłacona w ciągu dziesięciu dni), ponieważ większość małych firm ma ciągłe problemy z przepływem gotówki.
- Powinieneś również przedyskutować, czy masz opcję planu płatności. Możesz dołączyć informacje do listu lub napisać coś w stylu: „Jeśli nie możesz opłacić rachunku od razu, zadzwoń do naszego biura, aby ustalić plan płatności”.
Krok 3. Wyślij fakturę
Po zakończeniu tworzenia faktury wyślij ją do swojego klienta. Dzięki temu Twój klient będzie wiedział, że musi spłacić to, co jest Ci należne. Upewnij się, że nazwa Twojej firmy jest widoczna na zewnątrz koperty.
- Faktury powinny być skoordynowane z systemem księgowym. Faktura raz wystawiona staje się aktywem firmy (Należności) i powinna być odpowiednio ewidencjonowana.
- Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego, możesz mieć możliwość, aby oprogramowanie utworzyło dla Ciebie fakturę. Usługi takie jak PayPal mają również wbudowane tworzenie faktur.
Krok 4. Zbierz na swoich fakturach
Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi od klienta po wysłaniu faktury, spróbuj zadzwonić, aby upewnić się, że faktura została otrzymana. Inną opcją jest wysłanie klientowi e-maila z przypomnieniem. Ważne jest, aby mieć dobrze zdefiniowany i ustandaryzowany proces windykacji, aby łatwiej można było zbierać na fakturach.
- Możesz także wysyłać przypomnienia pocztą. Ile wyślesz przed zawiadomieniem o „ostatecznej płatności”, zależy od Ciebie. Ważne jest, aby powtórzyć, że masz opcję planu płatności, jeśli chcesz pozwolić klientowi na spłatę w czasie.
- Po wysłaniu tylu, ile chcesz, możesz wysłać powiadomienie o „ostatecznej płatności”, które poinformuje klienta, że przekazujesz ją prawnikowi lub agencji windykacyjnej.
- Aby ustanowić system, spróbuj regularnie rozmieścić określone akcje windykacyjne w okresie windykacji. Na przykład spróbuj wysyłać powiadomienia, gdy saldo nie zostanie spłacone przez 15 dni, 30 dni, 45 dni i tak dalej. Każdy może określić, ile dni pozostało do zapłaty i jakie działania zostaną podjęte, jeśli salda nie zostaną spłacone.
- Spróbuj wysłać co najmniej jedno powiadomienie listem poleconym, aby wiedzieć, że klient je otrzymał.
Wynik
0 / 0
Część 4 Quiz
Jak postępować z klientem, który nie zapłaci faktury?
Wyślij ostateczne zawiadomienie o płatności.
Zgadza się! Gdy faktura nie zostanie zapłacona przez 45 dni lub dłużej, a klient nie odzywa się do Ciebie, może być warte Twojego czasu i pieniędzy, aby wysłać ostateczne zawiadomienie o płatności. Poinformuj klienta, że angażujesz prawnika lub agencję windykacyjną. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.
Opublikuj więcej ogłoszeń.
Nie do końca! Jeśli klient przez długi czas trzymał fakturę, nie płacąc ani nie kontaktując się z Tobą, nie warto tracić czasu na wysyłanie faktur. Wysyłaj faktury w regularnych odstępach czasu, np. pierwszego, 15, 30 i 45 dnia, zanim przejdziesz do innych środków. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…
Zadzwoń i napisz do nich codziennie.
Absolutnie nie! Gdy klient odmawia zapłaty faktury, prawdopodobnie nie będzie z Tobą rozmawiać przez telefon ani e-mail. Próba kontaktu z nimi każdego dnia to strata twojego czasu. Rozważ skorzystanie z pomocy z zewnątrz, aby zająć się sprawą. Spróbuj ponownie…
Zaangażuj prawnika po 15 dniach bez zapłaty.
Nie! Zawsze należy dać klientowi wystarczająco dużo czasu na otrzymanie faktury i przesłanie jej do działu księgowości w celu zapłaty. Czasami większe firmy mają dłuższy proces płatności faktur. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…
Chcesz więcej quizów?
Testuj sam!