Jak ubiegać się o certyfikat ISO

Spisu treści:

Jak ubiegać się o certyfikat ISO
Jak ubiegać się o certyfikat ISO

Wideo: Jak ubiegać się o certyfikat ISO

Wideo: Jak ubiegać się o certyfikat ISO
Wideo: Jak zrobić listę kontaktów w Excelu krok po kroku 2024, Marsz
Anonim

Posiadanie certyfikatu Twojej firmy lub produktu przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) sygnalizuje konsumentom, że świadczona przez Ciebie usługa jest bezpieczna, wydajna i niezawodna. Po przygotowaniu kompleksowej analizy Systemu Zarządzania Jakością, zaplanuj audyt u rejestratora z akredytowanej zewnętrznej jednostki certyfikującej. Rejestrator określi, czy zasady i procedury Twojej firmy są zgodne z rygorystycznymi normami ISO. Jeśli pomyślnie przejdziesz audyt, otrzymasz od ISO certyfikat potwierdzający spełnienie warunków certyfikacji.

Kroki

Część 1 z 3: Opracowanie systemu zarządzania jakością

Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 1
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 1

Krok 1. Wyznacz opiekuna projektu

Wybierz kogoś w swojej firmie, aby nadzorował zadanie tworzenia Systemu Zarządzania Jakością. Jest to zasadniczo zbiór dokumentów szczegółowo opisujących sposób, w jaki Twoja firma prowadzi swoją działalność. Ponieważ zestawienie tak złożonej analizy będzie wymagało dokładnego zrozumienia zasad i struktury wewnętrznej firmy, tylko najbardziej doświadczeni pracownicy powinni być brani pod uwagę na danym stanowisku.

  • Menedżer, kierownik działu lub dyrektor operacyjny będzie jednym z pracowników najbardziej wykwalifikowanych do stworzenia ukierunkowanego systemu zarządzania jakością.
  • Jeśli jesteś dyrektorem ds. kontroli w swojej firmie, możesz czuć się bardziej komfortowo, biorąc na siebie odpowiedzialność.
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 2
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 2

Krok 2. Udokumentuj unikalne praktyki Twojej firmy

Podczas tej fazy opiszesz na piśmie wszystkie cechy swojej firmy lub produktu. Twoja analiza Systemu Zarządzania Jakością może zawierać takie szczegóły, jak deklaracja misji Twojej firmy, informacje na temat określonych zasad i procedur oraz listę stanowych i federalnych standardów, zgodnie z którymi działasz.

  • Pomyśl o swoim Systemie Zarządzania Jakością jako kompleksowym przeglądzie tego, co Twoja firma ma nadzieję osiągnąć dzięki określonemu produktowi, usłudze lub modelowi biznesowemu oraz dokładnych krokach, jakie podejmuje, aby to osiągnąć.
  • Jeśli ubiegasz się o certyfikację produktu, celem Twojej analizy będzie opisanie projektu i materiałów produktu, systemu produkcji Twojej firmy oraz wewnętrznego procesu oceny jakości Twojej firmy.
  • Jest to najbardziej wymagający krok w zapewnieniu certyfikacji ISO, więc nie spiesz się, aby upewnić się, że Twoja dokumentacja jest skrupulatna.
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 3
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 3

Krok 3. Przeprowadź audyt wewnętrzny

Przydziel wykwalifikowanego pracownika do porównania informacji zawartych w analizie Twojego Systemu Zarządzania Jakością z bieżącą działalnością firmy. W szczególności powinni dbać o to, aby Twoje procedury spełniały zarówno przepisy branżowe, jak i standardy firmy. Jeśli liczysz na uzyskanie certyfikatu ISO, ważne jest, aby każdy aspekt produkcji lub usługi był wykonywany zgodnie z opisem.

  • Poinstruuj swojego audytora wewnętrznego, aby zwracał uwagę na niespójności między dokumentacją Twojego Systemu Zarządzania Jakością a faktyczną realizacją zadań.
  • Wyznacz osobę inną niż kierownik projektu do roli audytora. Pomoże to zapewnić bezstronność i zmniejszy prawdopodobieństwo niezauważenia potencjalnych luk.
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 4
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 4

Krok 4. Dokonaj wszelkich niezbędnych ulepszeń w swoich praktykach

Jeśli audyt wewnętrzny wykryje jakąś funkcję, która nie jest odpowiednia, Twoim najwyższym priorytetem będzie jej poprawienie przed poddaniem się formalnemu audytowi. Posługując się notatkami audytora jako wskazówką, zidentyfikuj obszary, w których Twoje działania nie osiągają celów wyznaczonych przez Twój system jakości. Znajdź sposoby rozwiązania potencjalnych problemów w nadchodzących tygodniach i miesiącach.

Spełnienie założonych standardów wydajności może wymagać wdrożenia nowych zasad, zbadania bezpieczniejszych lub wydajniejszych procedur lub przekwalifikowania pracowników

Część 2 z 3: Wybór jednostki certyfikującej

Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 5
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 5

Krok 1. Znajdź wykwalifikowanego rejestratora, który sprawdzi Twoje operacje

Poszukaj licencjonowanego rejestratora do przeprowadzenia audytu zewnętrznego. Wyszukaj w swoim regionie organizacje reprezentujące określony sektor, do którego należy Twoja firma. Niektórzy rejestratorzy zajmują się na przykład tylko inżynierią oprogramowania, podczas gdy inni mogą być kwalifikowani do gwarantowania standardów jakości dla urządzeń medycznych, produkcji gazu ziemnego i zarządzania środowiskiem.

  • Organizacja ISO jedynie opracowuje standardy branżowe i zapewnia akredytację niezależnym jednostkom certyfikującym – w rzeczywistości nie wydaje certyfikatów.
  • Krajowa Rada Akredytacyjna ANSI-ASQ (ANAB) opracowała katalog akredytowanych jednostek certyfikujących dla firm ubiegających się o audyt zewnętrzny.
  • Wybór odpowiedniego rejestratora dla Twojej firmy może chwilę potrwać. Rozpocznij poszukiwania jeszcze w trakcie opracowywania dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, aby dać sobie dużo czasu.
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 6
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 6

Krok 2. Wybierz rejestratora, który posiada niezbędne poświadczenia

Twoja certyfikacja będzie wyglądać najlepiej, gdy uzyskasz ją od organizacji, która również udowodniła, że spełnia określone wymagania. Uwzględniaj wyłącznie jednostki certyfikujące, które stosują standard Komitetu ds. Oceny Zgodności (CASCO). Niezależna akredytacja to także znak, że organ, z którym masz do czynienia, został dokładnie zbadany i zatwierdzony.

Akredytacja jest dużym plusem, ale nie jest koniecznością. Rejestrator może nadal posiadać wysokie kwalifikacje, nawet jeśli nie znajduje się na liście akredytowanych certyfikatorów

Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 7
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 7

Krok 3. Przygotuj umowę aplikacyjną ISO

Po zabezpieczeniu usług rejestratora usiądź z nim, aby omówić postanowienia procesu audytu. Omówią różne prawa i obowiązki obu stron i poinformują Cię o zasadach poufności odpowiedzialności organizacji. Jeśli jesteś zadowolony z warunków umowy, podpisz umowę, aby potwierdzić datę audytu.

Ze względu na konieczność przestrzegania surowych standardów międzynarodowych we wszystkich dziedzinach, negocjowanie warunków umowy aplikacyjnej może nie być możliwe

Część 3 z 3: Złożenie wniosku o certyfikację

Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 8
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 8

Krok 1. Prześlij dokumentację swojego Systemu Zarządzania Jakością do wstępnej oceny

Ocena wstępna nie jest wymaganym etapem procesu certyfikacji. Jednak wstępny przegląd da jednostce certyfikującej szansę na znalezienie oczywistych błędów lub braków w Twojej dokumentacji. Wyjaśnienie tych kwestii przed formalnym audytem pomoże Ci skoncentrować swój system jakości i zwiększyć szanse na pomyślne spełnienie standardów certyfikacji ISO.

  • Jeśli zdecydujesz się na przeprowadzenie wstępnej oceny, będziesz musiał dostarczyć wybranej jednostce certyfikującej kompletną, aktualną kopię dokumentów dotyczących systemu zarządzania jakością.
  • Należy pamiętać, że okres oceny wstępnej może wydłużyć proces certyfikacji o 2-4 tygodnie.
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 9
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 9

Krok 2. Przejść audyt zewnętrzny

W dniu otwarcia inspekcji rejestrator zasiądzie z kluczowym personelem firmy, aby się przedstawić i krótko omówić postępowanie. Następnie zwrócą swoją uwagę na kontrolę działań Twojej firmy i upewnienie się, że przestrzegają one standardów wyszczególnionych w Twoim Systemie Zarządzania Jakością. Przygotuj się do zaoferowania swojej pomocy w każdy możliwy sposób.

  • Ty lub Twoi pracownicy możecie zostać przesłuchani osobno lub wezwani do wyjaśnienia szczegółów zasad i procedur, które są kluczowe dla Państwa działalności.
  • Właściwy audyt jest procesem ciągłym, który może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Dokładna długość będzie zależeć od złożoności Państwa Systemu Zarządzania Jakością oraz wielkości i struktury organizacyjnej Państwa firmy.
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 10
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 10

Krok 3. Przejrzyj pełny raport z audytu

Po audycie jednostka certyfikująca prześle pocztą szczegółowy raport z audytu. Raport podsumuje ustalenia rejestratora podczas audytu i zwróci twoją uwagę na wszelkie obszary, w których praktyki twojej firmy nie są zgodne ze standardami wymienionymi w twoim Systemie Zarządzania Jakością (określane jako „niezgodności”). Rejestrator może przytoczyć dwa różne typy zagadnień - Niezgodności Drobne i Niezgodności Poważne.

Upewnij się, że Twój kierownik projektu, audytor wewnętrzny i wszyscy inni kluczowi pracownicy są obecni, gdy będziesz omawiać wyniki raportu z audytu

Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 11
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 11

Krok 4. Prześlij plan działań naprawczych w celu usunięcia Drobnych Niezgodności

Jest to krótki dokument wyjaśniający naturę problemu i wyartykułujący środki potrzebne do jego naprawienia. Jego głównym celem jest wykazanie organowi certyfikującemu, że rozumiesz, w jaki sposób nadzór nie spełnia standardów ISO. Większość drobnych niezgodności może zostać usunięta bez konieczności przeprowadzania dodatkowych kontroli i nie wstrzymuje certyfikacji.

Drobne niezgodności odnoszą się do drobnych błędów proceduralnych lub przypadków, w których polityka i praktyka nie są zgodne, ale ostatecznie nie wpływają na jakość Twojego produktu lub usługi

Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 12
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 12

Krok 5. Zaostrz swoje operacje, aby poradzić sobie z poważnymi niezgodnościami

Te cytaty wskazują na rażące rozbieżności w sposobie tworzenia i realizacji modelu biznesowego. Powrót po poważnej niezgodności najczęściej wiąże się z serią dalszych inspekcji, wraz z kosztami związanymi z naprawą problemu od wewnątrz. Twoja firma lub produkt nie zostanie zatwierdzony do certyfikacji, dopóki wszystkie wzmianki o poważnych niezgodnościach nie zostaną ponownie zbadane i zaakceptowane przez rejestratora.

  • Poważne niezgodności mogą również narazić Cię na grzywny lub podobne kary, jeśli okaże się, że naruszają prawo.
  • Jeśli Twój raport z audytu wróci z zaznaczoną więcej niż jedną Poważną Niezgodnością, być może będziesz musiał ponownie rozważyć zawartość swojego Systemu Zarządzania Jakością, aby ustalić, czy jest to wykonalne w jego obecnej formie.
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 13
Złóż wniosek o certyfikację ISO Krok 13

Krok 6. Poczekaj na certyfikację ISO

Jeśli rejestrator jest usatysfakcjonowany swoimi ustaleniami, zwróci się do jednostki certyfikującej z zaleceniem przyznania Twojej firmie certyfikatu. Otrzymasz wtedy oficjalny certyfikat. Dokument będzie zawierał twój poziom certyfikacji i dokładny zestaw norm, które uznano za zgodne, wraz z oficjalną pieczęcią jednostki certyfikującej.

  • Otrzymanie certyfikatu może potrwać 2-3 tygodnie po otrzymaniu zgody od jednostki certyfikującej.
  • Twoja firma zostanie również dodana do rejestru firm posiadających certyfikat ISO, który mogą przeglądać zarówno konsumenci, jak i inne firmy.

Porady

  • Nie musisz uzyskać certyfikatu ISO, aby Twoja firma lub produkt odniósł sukces – to po prostu przydatny sposób, aby konsumenci mogli rozpoznać firmy, których praktyki są zgodne z międzynarodowymi standardami opracowanymi dla ich własnych korzyści.
  • Podczas oznaczania produktu, usługi lub procedury po otrzymaniu certyfikatu ISO należy podać numeryczne oznaczenie używanej normy. Zamiast na przykład pisać „Certyfikat ISO”, napisałbyś „Certyfikat ISO 9001”.
  • Upewnij się, że zapoznałeś się z dokładnym czasem trwania i warunkami certyfikacji, aby zobaczyć, co musisz zrobić, aby utrzymać go w dół.

Zalecana: