Najlepsze sposoby na napisanie planu awaryjnego

Spisu treści:

Najlepsze sposoby na napisanie planu awaryjnego
Najlepsze sposoby na napisanie planu awaryjnego

Wideo: Najlepsze sposoby na napisanie planu awaryjnego

Wideo: Najlepsze sposoby na napisanie planu awaryjnego
Wideo: Wartość bezwzględna - podstawowa wiedza 2024, Marsz
Anonim

Organizacje tworzą plany awaryjne, czasami nazywane „Planem B”, aby przygotować się na coś złego, co może wpłynąć na zdolność organizacji do funkcjonowania. Opracowanie skutecznego planu awaryjnego jest niezbędne dla każdej organizacji. Wiele rzeczy może narazić organizację na ryzyko, od katastrofy technicznej (np. wyciek danych) po naturalną (np. powódź). Pisanie planów awaryjnych przygotowuje organizację na takie możliwości.

Kroki

Przykładowe plany awaryjne

Image
Image

Przykładowy plan awaryjny na wypadek pożaru

Image
Image

Przykładowy plan awaryjny na wypadek zagrożenia

Image
Image

Przykładowy plan awaryjny odzyskiwania danych

Część 1 z 3: Ocena ryzyka

Napisz plan awaryjny Krok 1
Napisz plan awaryjny Krok 1

Krok 1. Przygotuj się do napisania planu awaryjnego

Kluczowym celem powinno być upewnienie się, że możesz utrzymać działanie swojej organizacji w przypadku wystąpienia katastrofy.

  • Dobrym pomysłem jest posiadanie formalnej polityki określającej potrzebę planu awaryjnego.
  • Plan powinien być ogólnie prosty. Język i wskazówki w nim zawarte powinny być zrozumiałe dla przyszłych odbiorców. Nigdy nie wiadomo, kto będzie musiał to wdrożyć.
  • Znajdź konkretny wyzwalacz, który będzie wymagał skorzystania z planu awaryjnego. Określ, w jaki sposób będziesz mierzyć sukces, aby móc wrócić do normalnych operacji. Zidentyfikuj wszystkie operacje, które są kluczowe dla kontynuacji Twojej firmy.
Napisz plan awaryjny Krok 2
Napisz plan awaryjny Krok 2

Krok 2. Upewnij się, że plan odpowiada na trzy kluczowe pytania planów awaryjnych

Upewnienie się, że Twój plan odpowiada na każde z tych trzech pytań, pomoże Ci upewnić się, że niczego nie przegapisz.

  • Co może się stać?
  • Co zrobimy w odpowiedzi?
  • Co możemy zrobić wcześniej, aby się przygotować?
Napisz plan awaryjny Krok 3
Napisz plan awaryjny Krok 3

Krok 3. Zastanów się nad zagrożeniami, które najprawdopodobniej wystąpią w Twojej konkretnej organizacji

Jednym z najważniejszych aspektów planu awaryjnego jest określenie potencjalnego ryzyka. Nie będzie to proces uniwersalny. Musisz określić ryzyka, które są unikalne dla organizacji. Istnieje wiele możliwych zagrożeń, z którymi mogą się zmierzyć firmy.

  • Klęski żywiołowe, takie jak powodzie, huragany i susze, mogą wymagać planu awaryjnego. Inne możliwe zagrożenia to kryzys, wypadek w miejscu pracy, problemy z personelem (takie jak śmierć lidera lub strajk), utrata danych, niewłaściwe zarządzanie i problemy z produktem (takie jak wycofanie).
  • Powinieneś skupić się na obszarach obejmujących zarządzanie, komunikację, zasoby finansowe, koordynację, reakcje logistyczne i techniczne.
  • Katastrofy techniczne mogą obejmować te elementy Twojej organizacji, które mają do czynienia z infrastrukturą komunikacyjną. Będziesz chciał rozważyć potencjalną utratę danych lub klientów.
Napisz plan awaryjny Krok 4
Napisz plan awaryjny Krok 4

Krok 4. Ustal priorytety ryzyka

Uporządkuj ryzyka na podstawie prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Wszystkie ryzyka nie są sobie równe, a większość planów awaryjnych nie może szczegółowo zająć się każdym potencjalnym ryzykiem. Musisz dowiedzieć się, które są najbardziej prawdopodobne i najbardziej wpłyną na firmę.

  • Skoncentruj się na najważniejszych wydarzeniach. Należy wymienić każde zdarzenie, które może mieć wpływ na operacje, a następnie uszeregować je od 1 do 10. Jaki byłby wpływ każdego zdarzenia? Na przykład mały pożar, odizolowany od jednej maszyny, prawdopodobnie będzie miał niższą rangę niż cały płonący zakład.
  • Następnie opracuj ranking określający, jak często może wystąpić ryzyko. Na przykład możesz uzyskać 10, jeśli może się to zdarzyć raz w miesiącu, a 1, jeśli może się to zdarzyć raz na 100 lat. Następnie pomnóż dwa wyniki, pod kątem prawdopodobieństwa i wpływu, aby uzyskać łączny wynik.
  • Najpierw pracuj nad najwyższymi wynikami. Wymyśl odcięcie. Możesz jednak spojrzeć na pozycje z niskimi wynikami i opracować ogólny proces. Obszary, które są niezbędne dla przetrwania organizacji, są zwykle umieszczane na pierwszym miejscu, takie jak utrzymanie przepływów pieniężnych, udział w rynku i wsparcie personelu.

Wynik

0 / 0

Część 2 Quiz

Jakie potencjalne zagrożenia stoją przed firmami?

Uderzenia

Blisko! Prawdą jest, że firmy muszą brać pod uwagę zagrożenia dla personelu, takie jak strajki. Określ unikalne zagrożenia swojej organizacji, badając obszary, takie jak zarządzanie, komunikacja i finanse. Istnieją jednak inne zagrożenia niż strajki, które należy wziąć pod uwagę. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…

Utrata danych

Spróbuj ponownie! Utrata danych to ogromne ryzyko dla wielu firm zależnych od komputera. Nie tylko potencjalnie wpływa na Twoją organizację, ale także na Twoich klientów. Mimo to istnieje wiele innych zagrożeń, przed którymi stoją firmy, które czerpią korzyści z planu awaryjnego. Wybierz inną odpowiedź!

huragany

Prawie! Huragany na dużą skalę, takie jak Katrina, nauczyły nas wpływu, jaki mogą mieć na region. Inne zagrożenia klęskami żywiołowymi to powodzie i susze. Pamiętaj jednak, że Twój plan awaryjny powinien obejmować również inne zagrożenia. Spróbuj ponownie…

Wycofanie produktów

Nie do końca. Wycofanie produktów z rynku zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać. Inne przykłady ryzyka obejmują wypadki przy pracy, nieoczekiwane zgony i niegospodarność. Twój plan awaryjny powinien określać, co powinno się wydarzyć w przypadku wystąpienia któregokolwiek z tych zagrożeń. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…

Wszystkie powyższe

Prawidłowy! Strajki, utrata danych, klęski żywiołowe i wycofywanie produktów to przykłady zagrożeń, przed którymi stoi organizacja. Inne przykłady to wypadki przy pracy, nieoczekiwane zgony i niegospodarność. Oceń każdy obszar swojej działalności, aby określić jego unikalne zagrożenia. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.

Chcesz więcej quizów?

Testuj sam!

Część 2 z 3: Zidentyfikuj scenariusze

Napisz plan awaryjny Krok 5
Napisz plan awaryjny Krok 5

Krok 1. Opracuj scenariusze dla najwyżej sklasyfikowanych ryzyk

Będziesz musiał stworzyć realistyczne scenariusze dla każdego ryzyka, aby opracować skuteczny plan awaryjny. W szczególności opisz, co mogłoby się stać, gdyby wystąpiło każde z zagrożeń o najwyższym priorytecie.

  • Możesz zacząć określać wpływy po dokładnym opracowaniu scenariuszy. Jaki może być ostateczny wpływ każdego scenariusza, w szczegółach?
  • Można opracować różne gradacje tego samego scenariusza, takie jak najlepszy przypadek, najbardziej prawdopodobny i najgorszy przypadek.
Napisz plan awaryjny Krok 6
Napisz plan awaryjny Krok 6

Krok 2. Utwórz harmonogram, w jaki sposób scenariusze mogą się rozwinąć

Określ, kto będzie odpowiedzialny za co i kiedy. Nie zapomnij zaktualizować list kontaktów i określić, kto będzie odpowiedzialny za powiadomienia.

  • Zarys ram czasowych. Co stanie się pierwszego dnia lub pierwszego tygodnia? Bądź bardzo konkretny.
  • Możesz mieć harmonogramy scenariuszy, które dotyczą fizycznych luk w zabezpieczeniach, luk organizacyjnych i luk instytucjonalnych. Na przykład podatność fizyczna może dotyczyć infrastruktury. Organizacja może zajmować się tym, czy istnieją systemy wczesnego ostrzegania lub wykwalifikowane zespoły reagowania. Słabości instytucji mogą dotyczyć dostępności zasobów finansowych lub partnerów zewnętrznych. Różni ludzie mogą odpowiadać za różne aspekty.
Napisz plan awaryjny Krok 7
Napisz plan awaryjny Krok 7

Krok 3. Zdecyduj, co będzie najważniejsze, aby Twoja firma ponownie zaczęła działać

Poznaj szczegółowo te kąty. Wyznacz możliwości oraz luki w zabezpieczeniach. Jaką zdolność ma organizacja do radzenia sobie z zagrożeniami lub ich łagodzenia?

  • Załóżmy na przykład, że potencjalnym zagrożeniem jest powódź. Potencjalnym ryzykiem mogą być powodzie rzeczne, które wylewają się z brzegów i wpływają na domy w okolicy. Luką może być słaba infrastruktura. Możliwością może być posiadanie pod ręką wykwalifikowanego personelu.
  • Dokonaj uczciwej oceny zasobów. Jakie funkcje będziesz musiał zmienić lub ograniczyć z powodu ograniczonych zasobów? Przeprowadź analizę wpływu biznesowego. Chcesz określić, które obszary są niezbędne, aby firma spełniła swoją misję i dalej działała.
Napisz plan awaryjny Krok 8
Napisz plan awaryjny Krok 8

Krok 4. Znajdź sposoby na zmniejszenie ryzyka

Zwykle nie wystarczy opracować „Plan B”, a następnie usiąść wygodnie i mieć nadzieję, że nigdy nie dojdzie do skutku. Oceń, jak możesz natychmiast podjąć kroki, aby zmniejszyć ryzyko. Opracuj strategie prewencyjne.

  • Rozważ dostępność partnerów. Jakie zasoby lokalne byłyby dostępne, gdyby doszło do katastrofy? Czy sąsiedzi byliby chętni do pomocy?
  • Najlepsze plany awaryjne pomagają firmom wskazać obszary, które mogą poprawić, tak aby w pierwszej kolejności zmniejszyć prawdopodobieństwo, że plan będzie potrzebny.
  • Możesz na przykład zdać sobie sprawę, że potrzebujesz ubezpieczenia lub powinieneś mieć ćwiczenia na wypadek katastrof. Być może zdajesz sobie sprawę, że kluczowy personel wymaga dodatkowego szkolenia. Jeśli chodzi o zagrożenia danych, możesz mieć zainstalowany system kopii zapasowych. Opracuj plan dla każdego scenariusza

Wynik

0 / 0

Część 3 Quiz

Prawda czy fałsz: Powinieneś nakreślić potencjalne scenariusze dla każdego ryzyka o najwyższym priorytecie.

Prawdziwe

Absolutnie! Wyobraź sobie, co by się stało w najlepszym i najgorszym przypadku. Następnie przeprowadź analizę wpływu biznesowego, aby określić, które obszary są niezbędne, aby firma mogła spełnić swoją misję i kontynuować działalność. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.

Fałszywe

Absolutnie nie! Odgrywanie różnych scenariuszy pomaga określić obszary firmy, które są najbardziej zagrożone podczas katastrofy. Rozwiń każdy scenariusz, przeprowadzając burze mózgów na temat strategii zapobiegawczych, takich jak instalowanie systemów zapasowych lub przeprowadzanie dodatkowych szkoleń. Wybierz inną odpowiedź!

Chcesz więcej quizów?

Testuj sam!

Część 3 z 3: Utrzymaj swój plan awaryjny

Napisz plan awaryjny Krok 9
Napisz plan awaryjny Krok 9

Krok 1. Poinformuj o planie wszystkich pracowników

Musisz edukować kluczowe osoby w swojej organizacji na temat tego miejsca, zanim będzie ono potrzebne.

  • Powiedz ludziom, jaką rolę i obowiązki będą mieli, aby nie było zamieszania, jeśli plan musi zostać wdrożony w sytuacji awaryjnej. Zmniejszy to ryzyko paniki.
  • Zapewnij ludziom odpowiednie szkolenie, których będą potrzebować, aby wypełnić swoje obowiązki określone w planie. W razie potrzeby przytrzymaj wiertła. Dokonaj korekt po obserwacji treningu.
Napisz plan awaryjny Krok 10
Napisz plan awaryjny Krok 10

Krok 2. Przetestuj swój plan awaryjny

Możesz sprawić, że testowanie będzie łatwe w zarządzaniu i opłacalne, przeprowadzając testy w czterech etapach. Jeśli obszar okaże się wadliwy lub sprzeczny z planami awaryjnymi z innych działów, możesz edytować i ponownie przetestować plan.

  • Przeprowadź przegląd personelu wyższego szczebla. Starszy personel wybiera datę i godzinę, aby przejrzeć wszystkie plany awaryjne i rozpoznać osoby, które dokładnie wykonały swoje zadanie.
  • Wykonaj przegląd międzywydziałowy. Tutaj każdy dział dokonuje przeglądu planów innego działu. Na tym etapie przydziela się zasoby i identyfikuje konflikty.
  • Badanie awarii systemów krytycznych. Ten etap testowania można zlokalizować w ramach działów. Testowanie obejmuje symulację awarii systemu i/lub dostawcy. Możesz odgrywać scenariusze bez konieczności faktycznego wyłączania ważnego sprzętu lub procesów.
  • Prawdziwa okazja. Na koniec powinieneś w pełni przetestować plan awaryjny. Może to obejmować krótkoterminowe przestoje w kluczowych obszarach wykonywane w czasie rzeczywistym.
Napisz plan awaryjny Krok 11
Napisz plan awaryjny Krok 11

Krok 3. Przechowuj plan w łatwo dostępnym miejscu

Jeśli nadejdzie katastrofa, nie chcesz, aby plan spłonął wraz z ogniem lub został zmieciony przez powódź. Nie chcesz, aby naruszenie danych utrudniło odzyskanie planu, gdy najbardziej go potrzebujesz.

  • Znajdź lokalizację planu (lub jego kopię) w innej lokalizacji. Jednak chcesz go gdzieś trzymać, gdzie możesz szybko do niego dotrzeć, jeśli zajdzie taka potrzeba.
  • Zawsze przechowuj kopię planu w innym miejscu niż oryginał. I upewnij się, że więcej niż jedna osoba wie, jak uzyskać do niego dostęp i ma do tego uprawnienia.
Napisz plan awaryjny Krok 12
Napisz plan awaryjny Krok 12

Krok 4. Regularnie przeglądaj plan

Czasami rzeczy się zmieniają. Twoje założenia mogą być nieaktualne. Ryzyko może być większe niż wcześniej.

  • Zaangażuj więcej niż jedną osobę w plan i jego aktualizacje. Na przykład możesz chcieć, aby nowy pracownik spojrzał na to świeżym okiem lub zlecił jego audyt.
  • Potwierdź wszystkie założenia, dopasowując je do najnowszych danych lub sprawdzając je z firmą zewnętrzną. Być może zapasowy system komputerowy zawiera mniej danych, niż zakładałeś.

Wynik

0 / 0

Część 4 Quiz

Jak powinieneś zachować swój plan awaryjny?

Trzymaj go bezpiecznie zamknięty w sejfie.

Nie! Plan należy przechowywać w łatwo dostępnym miejscu. Jeśli Twoja firma ma wiele lokalizacji, upewnij się, że w każdej z nich znajduje się kopia wraz z kimś, kto zna jej miejsce pobytu. Istnieje lepsza opcja!

Przetestuj plan, zamykając firmę na jeden dzień.

Nie ma mowy! Aby przetestować plan w czasie rzeczywistym, rozważ krótkoterminowe wyłączenie w kluczowych obszarach. Postępuj zgodnie z planem i zanotuj wszelkie problemy. Wróć do nich później ze swoimi pracownikami, aby usprawnić proces. Istnieje lepsza opcja!

Przekaż plan swojemu kierownictwu.

Nie dokładnie! Powinieneś poinformować wszystkich pracowników o planie, aby wszyscy wiedzieli, co robić w przypadku zagrożenia. Dokonuj przeglądu poszczególnych ról i obowiązków oraz organizuj regularne sesje szkoleniowe i ćwiczenia. Kształcenie pracowników teraz zmniejsza ryzyko późniejszej paniki. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…

Regularnie przeglądaj i aktualizuj plan.

Dobrze! Twoje najważniejsze zagrożenia, a także najlepsze sposoby ich złagodzenia mogą ulec zmianie. Postaraj się, aby nowy pracownik nadał planowi świeżą parę oczu. Ponadto sprawdź ponownie istniejące systemy i umowy, aby upewnić się, że są aktualne. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.

Chcesz więcej quizów?

Testuj sam!

Porady

  • Nie ustawiaj swojego planu awaryjnego na tak niskim priorytecie, że nigdy do niego nie dojdziesz!
  • Możesz potrzebować więcej niż jednego planu awaryjnego.
  • Zacznij od ustanowienia komisji planowania awaryjnego i wybierz osobę, która będzie przewodniczyć temu komitetowi. Lider planu awaryjnego zapewnia umiejętności, narzędzia i bazę wiedzy, dzięki czemu każdy dział może napisać swój własny plan.
  • Przejrzyj plan ponownie. Druga recenzja pomaga znaleźć rzeczy, które zostały pominięte za pierwszym razem.

Zalecana: