Czy wydaje się, że robienie tylko jednej rzeczy na raz już nie wystarcza? Chociaż wielozadaniowość może zaoszczędzić czas, nie jest odpowiednia w każdej sytuacji. Aby być skutecznym, wielozadaniowość musi być wykonywana z rozwagą i uwagą.
Kroki
Krok 1. Ustal swoje cele
Stare powiedzenie: „Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, każda droga Cię tam zaprowadzi” jest równie prawdziwe, nawet jeśli wykonujesz wiele zadań.
Krok 2. Oceń, czy wielozadaniowość jest odpowiednia dla celów i zadań, które musisz wykonać
Czy w twojej uczciwej ocenie wielozadaniowość jest konieczna? Czy pomoże ci to zrobić więcej? A może tylko spowoduje to, że będziesz robił wiele rzeczy powoli lub źle?
Jeśli Twój przełożony lub ktoś inny prosi Cię o wielozadaniowość i uważasz, że jest to nieproduktywne lub niebezpieczne, spróbuj wyjaśnić swoje obawy
Krok 3. Poświęć czas na pełne skupienie się na intensywnych lub złożonych zadaniach
Niech będzie wiadomo, że wolisz mieć czas dla siebie przez godzinę lub dwie każdego dnia i wykorzystać ten czas na intensywne zadania wymagające pełnej koncentracji.
Krok 4. Wybierz zadania, które są rutynowe, znane lub płynne w wielozadaniowości
Nie oczekuj, że będziesz w pełni skoncentrowany na nauce nowej czynności lub wykonaniu trudnego lub złożonego zadania.
Krok 5. Planuj z wyprzedzeniem
Nie możesz zaplanować każdej przerwy ani przewidzieć, ile razy telefon zadzwoni po południu, ale możesz wybrać zadania i mieć na uwadze ogólną sekwencję zdarzeń, aby je wykonać, ale unikaj niepotrzebnych powtórzeń lub nadmiarowości.
- Zacznij od dłuższych lub bardziej skomplikowanych zadań. Wypełnij luki krótszymi, dobrze zdefiniowanymi lub niezależnymi zadaniami.
- Zastanów się, czy poza Twoim czasem i uwagą są inne zasoby do zarządzania i dystrybucji. Jeśli pieczesz wiele potraw, każde z nich będzie potrzebowało czasu w piekarniku. Czy możesz połączyć je wszystkie razem, czy muszą iść w jakiejś kolejności?
Krok 6. Pracuj do przodu
Jeśli wiesz, że po południu będzie duży pośpiech, zacznij wcześnie, aby się przygotować i przygotować. Jeśli kiedykolwiek widziałeś personel restauracji owijający sztućce w serwetki o godzinie 15:00, widziałeś dobry przykład pracy do przodu w działaniu.
Krok 7. Pozwól sobie na dodatkowy czas
Jeśli przewidujesz częste przerwy, weź to pod uwagę, kiedy planujesz, jak długo spodziewasz się, że wszystko inne zajmie.
Krok 8. Pracuj nad jedną rzeczą na raz, ale naprzemiennie
Żonglerzy mogą mieć wiele obiektów w powietrzu, ale zwykle manipulują tylko jednym na raz.
Jeśli chodzi o zadania, szybka zmiana może oznaczać znalezienie sposobów na czyste przełączanie się między zadaniami. Być może oznacza to identyfikowanie lub nawet budowanie w czasach, gdy zadanie nie wymaga Twojej bezpośredniej uwagi (na przykład, gdy pranie jest w pralce lub zapiekanka jest w piekarniku). Może to również oznaczać ustawienie timera lub alarmu albo zrobienie notatki w pamięci lub na piśmie, aby przypomnieć sobie o ponownym zwróceniu uwagi na zadanie, gdy nadejdzie czas
Krok 9. Wyeliminuj niepotrzebne zadania
Jeśli pracujesz wielozadaniowo, aby być bardziej wydajnym, nie marnuj czasu na robienie dodatkowych rzeczy. Wyjątkiem jest działanie w tle, które pomaga zabić czas, jeśli podstawowe zadanie jest nudne, mechaniczne lub rutynowe. Na przykład, jeśli słuchanie radia lub audiobooka pomaga w żmudnym malowaniu ściany, zdecyduj się.
Krok 10. Uprość zadania, których nie możesz wyeliminować
Zwłaszcza jeśli są to rutynowe zadania, staraj się je wykonywać tylko tak szczegółowo, jak wymagają. Nie oznacza to, że powinieneś wykonywać pracę poniżej standardów. Zamiast tego szukaj nieefektywności i ulepszaj to, co możesz.
Krok 11. Wybierz kompatybilne zadania
Na przykład może się okazać, że czytanie i słuchanie mowy wykorzystują ten sam rodzaj skupienia. Zamiast tego spróbuj połączyć zadanie fizyczne, takie jak prasowanie ubrań, z zadaniem umysłowym, takim jak słuchanie radia.
Krok 12. Wybierz zadania, które łatwo przerwać
Zwłaszcza jeśli wielozadaniowość polega na radzeniu sobie z częstymi przerwami (np. dzwonkiem telefonu), wybierz zadania, które można łatwo wstrzymać, aby wykonywać je jednocześnie.
- Kiedy robisz pauzę, zatrzymaj się świadomie i rób to, co musisz, aby przypomnieć sobie o wznowieniu.
- Jeśli to możliwe, zatrzymaj się w naturalnych punktach pauzy. Może to być koniec strony lub początek cyklu oczekiwania.
Krok 13. Zachowaj wybór mniejszych projektów lub prostszych zadań, aby wypełnić luki w większym projekcie
Oznacza to, że priorytetowo wykonaj większy projekt, ale wykonuj podstawowe zadania wypełniające za każdym razem, gdy czekasz na informacje lub inspirację do większego projektu.
Krok 14. Efektywnie wykorzystaj czas oczekiwania
Miej ze sobą coś do zrobienia, zwłaszcza w miejscach, w których oczekujesz oczekiwania (lotnisko, poczta, gabinet dentystyczny). Czytanie to łatwe, przenośne zadanie. Dobrym pomysłem jest również noszenie ze sobą karteczek lub notesu do zapisywania pomysłów.
Krok 15. Pracuj w tempie, które możesz utrzymać
Rób przerwy, kiedy ich potrzebujesz, zwłaszcza aby zrównoważyć pośpiechy. Wielozadaniowość może wymagać intensywnego skupienia i może nie być czynnością, którą możesz wytrzymać w nieskończoność.
Porady
- Zwróć uwagę, co działa, a co nie. Jeśli praca domowa przed telewizorem zajmuje dwa razy więcej czasu niż odrabianie pracy domowej i oglądanie programu osobno, nie łącz tych zadań w pary w przyszłości.
- Staraj się nie przytłaczać siebie. Jeśli czujesz, że nie możesz wykonać dwóch zadań naraz, podziel je na łatwe do opanowania części i zacznij od jednej części.
- Spraw, aby czas ćwiczeń i chodzenia był Twoim czasem „ty”. Zrób to w porze lunchu, aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu. Możesz też jeździć na rowerze, biegać lub chodzić do pracy, aby wykonywać wiele zadań podczas dojazdów do pracy i unikać siedzenia w korku.
- Weź ze sobą coś innego do zrobienia na spotkaniu, zwłaszcza jeśli oczekujesz, że będzie zawierało tematy, które Cię nie dotyczą. Jeśli temat spotkania nie dotyczy Ciebie, umów się na udział tylko w odpowiednich częściach lub poproś kolegę, aby wezwał Cię w razie potrzeby i w ogóle nie bierz udziału.
- Jeśli masz dużo zadań na swoim komputerze, spróbuj zamknąć wszystkie karty, które nie są związane z konkretnym zadaniem, lub umieść je w osobnym oknie, ponieważ może to być trochę przytłaczające.
Ostrzeżenia
- Zawsze skupiaj się w pełni na zadaniach, które mogą mieć konsekwencje dla bezpieczeństwa. Nigdy nie wykonuj wielozadaniowości podczas jazdy.
- Nie przesadzaj. Nie rób tylu rzeczy na raz, żeby żadna nie została zrealizowana. Nie przejmuj się też tak bardzo, że się wypalisz.
- Pamiętaj, że wielozadaniowość obniża jakość pracy, którą wykonujesz i ilość, którą będziesz później pamiętać. Tylko wielozadaniowość w ostateczności.