Czasami firma musi dokonać wpłaty gotówki z góry podczas składania zamówienia typu business-to-business. Może to dotyczyć nietypowego jednorazowego zakupu, takiego jak duży kawałek maszyny, lub firma może nie mieć wymaganego kredytu u dostawcy, aby móc zapłacić za towar po dostawie. Może się również zdarzyć, że jesteś sprzedawcą i zgodziłeś się pozwolić klientowi na dokonanie wpłaty za zamówienie i zapłatę salda po dostarczeniu towarów lub usług. Na przykład ta zaliczka może pokryć koszt surowców. Bez względu na przyczyny wpłat zaliczek ważne jest ich prawidłowe rozliczenie. Poniżej dowiesz się, jak rozliczać depozyty klientów, niezależnie od tego, czy dokonujesz lub otrzymujesz depozyt za zamówienie.
Kroki
Metoda 1 z 3: Otrzymanie przedpłaty
Krok 1. Utwórz konto o nazwie „Depozyty klienta” lub „Sprzedaż przedpłacona” w swoim dzienniku księgowym
Podczas gdy depozyt klienta brzmi dla Ciebie jak zwykły dochód, w rzeczywistości jest to zobowiązanie wobec firmy, ponieważ „jesteś coś winien” klientowi. Dlatego musisz założyć specjalne konto.
- Pomyśl o koncie jak o pozycji w swoim osobistym budżecie.
- Sprawdź, czy to konto „Depozyty klienta” nie zostało już utworzone pod inną nazwą.
Krok 2. Określ, które konta do obciążenia lub uznania
Wszystkie transakcje finansowe należy wprowadzać do księgi głównej firmy. Każda transakcja jest wymieniona jako debet lub kredyt, a dla każdego debetu musi być kredyt.
- Obciążenia zwiększają wydatki, aktywa (takie jak gotówka czy meble) oraz rachunki dywidendowe. Kredyty zmniejszają te konta. Łatwym sposobem na zapamiętanie tego jest D-E-A-D (debety-wydatki-aktywa-dywidendy).
- Na przykład, jeśli płacisz rachunek za usługi komunalne, obciążasz konta płatne i kredytujesz gotówką.
Krok 3. Zapisz kwotę wpłaty, którą wpłaca klient
W swoim dzienniku księgowym obciąż rachunek gotówkowy i uznaj rachunek depozytów klientów w tej samej kwocie.
Krok 4. Wyślij fakturę do klienta za pracę po jej wykonaniu
Zanotuj na fakturze kwotę wcześniej wpłaconej kaucji i odejmij ją od całkowitej należnej kwoty.
Krok 5. Zapisz, że faktura została utworzona i zastosuj kwotę depozytu
Uznaj rachunek skarbowy podczas obciążania należności i depozytów klientów.
Przychód jest rozpoznawany, gdy praca została wykonana i klient został obciążony rachunkiem, a nie po otrzymaniu pieniędzy
Metoda 2 z 3: Dokonywanie przedpłaty
Krok 1. Utwórz konto o nazwie „Zaliczki” lub „Przedpłacone wydatki” w swoim dzienniku księgowym
Sprawdź, czy to konto „Zaliczki” nie zostało już utworzone pod inną nazwą.
Krok 2. Zapisz w swoim dzienniku księgowym kwotę wpłaconej kaucji
Zasil swoje konto gotówkowe i obciąż konto „Zaliczki” na wpłaconą kwotę. Zaliczki są uważane za aktywa Twojej firmy.
Krok 3. Zrób zapis w swoim dzienniku księgowym, kiedy otrzymasz zamówione towary lub usługi wraz z fakturą
W ten sposób zamieniasz składnik aktywów (zaliczka) w wydatek, gdy nadejdzie rachunek dostawcy. Zaliczki i Zobowiązania debetowe, które są krótkoterminową spłatą zadłużenia, którą należy spłacić, aby uniknąć niewykonania zobowiązania.
Krok 4. Zapisz w dzienniku księgowym, kiedy płacisz saldo faktury
Może to obejmować na przykład saldo należności plus wszelkie opłaty za wysyłkę. Pozostała kwota, którą jesteś winien za towary lub usługi, będzie wymagała uznania w gotówce i obciążenia w rozrachunkach z dostawcami.
Metoda 3 z 3: Prowadzenie szczegółowych zapisów
Krok 1. Dołącz krótki opis dla każdej transakcji, którą wprowadzasz do dziennika
Na przykład „zapłacone gotówką zaliczkę na maszyny do szycia, styczeń 2015 r.”
Krok 2. Zachowaj kopię zapasową dokumentacji swoich wpisów do kroniki
Jest to bardzo ważne w przypadku błędów lub późniejszych pytań. Dokumentację dotyczącą wszystkich wpisów można złożyć, przypisując numer wpisu do dziennika i datę jako pakiet. Każdy powinien mieć możliwość wyszukania wpisu do dziennika w księdze głównej, a następnie łatwego przeglądania dokumentacji kopii zapasowej.
Krok 3. Przechowuj papierowe kopie całej dokumentacji przez co najmniej rok
Będziesz ich potrzebować, dopóki Twoje rachunki nie zostaną poddane audytowi, a Twoje podatki zostaną złożone.
Krok 4. Przechowuj dokumentację elektronicznie przez co najmniej siedem lat
Zeskanuj je, z przodu iz tyłu, i przechowuj te kopie na dwóch dyskach, jednym do przechowywania w biurze i jednym poza biurem do wykorzystania w nagłych wypadkach.
Porady
- Pomyśl o koncie depozytowym klienta jako rachunku do przechowywania pieniędzy. Jest on używany, gdy wystawiane lub odbierane są faktury.
- Ponieważ proces rozliczania zaliczek jest nieco bardziej pracochłonny, zwykle lepiej jest utworzyć osobne konto dla dowolnego dostawcy używanego konsekwentnie.