Prowadzenie księgi rachunkowej to jedna z zasad podstawowej rachunkowości. Księgi pozwalają firmie na szybki podgląd wszystkich transakcji na koncie jednocześnie. Na szczęście prowadzenie księgi rachunkowej jest dość proste i wymaga rejestrowania każdej transakcji finansowej z firmy w dzienniku i księdze głównej.
Kroki
Szablon księgi
Szablon księgi rachunkowej
Wsparcie wikiHow i odblokuj wszystkie próbki.
Część 1 z 2: Rejestrowanie wydatków w dziennikach
Krok 1. Wiedz, że dziennik to lista wszystkich transakcji dokonywanych przez Twoją firmę
Dziennik księgowy rejestruje szczegóły, datę i kwotę wszystkich pieniędzy wpływających i wypływających z Twojej firmy. Jest niespecyficzny, co oznacza, że zapisujesz wszystko w dzienniku bez względu na to, dokąd trafiają pieniądze. Musisz najpierw zaksięgować swoje transakcje w dzienniku, zanim zaksięgujesz je w księdze.
Krok 2. Zapisz kopie wszystkich paragonów, faktur i długów
Aby utworzyć dokładny dziennik księgowy i księgę, musisz mieć dokładną dokumentację, więc zachowaj wszystko, co masz związane z finansami, do późniejszego wykorzystania.
Krok 3. Skonfiguruj stronę dziennika
Korzystając z arkusza kalkulacyjnego lub komputerowego programu księgowego, rozpocznij nową stronę dziennika, dzieląc ją na pięć kolumn:
- Data
- Konto
- Opis
- Numer referencyjny
- Obciążyć
- Kredyt
Krok 4. Rejestruj transakcje daty ich wystąpienia
Pod nagłówkiem „data” zaznacz, kiedy dokonano transakcji. Powinieneś mieć dziennik dla każdego rodzaju interakcji, którą prowadzi Twoja firma. Jeśli 20 kwietnia 2015 r. otrzymasz dla swojej firmy czek na 500 USD, rozpocznij wpis do dziennika od 4/20/15.
Potrzebujesz dokładnych dat do dokładnej księgowości. Przynajmniej raz w tygodniu znajdź czas, aby rejestrować wszystkie wpisy do dziennika, aby upewnić się, że ich nie stracisz
Krok 5. Kategoryzuj „konto” transakcji
Tutaj szczególnie przydatne jest słownictwo związane z rachunkowością. Konta to sposoby myślenia o tym, jak są wydawane lub zarabiane Twoje pieniądze. Na przykład czek o wartości 500 USD dodaje się do gotówki Twojej firmy, więc będzie oznaczony 20.04.15, Gotówka.
Niektóre z najczęstszych kont to:
-
Gotówka:
Pieniądze, które Twoja firma ma pod ręką. To niekoniecznie jest twarda gotówka. Na przykład, jeśli ktoś wypisze dla Twojej firmy czek na 500 USD, oznaczałoby to wzrost gotówki.
-
Rozrachunki z dostawcami:
Są to wydatki biznesowe, które jesteś winien. Na przykład, jeśli otrzymany czek na 500 USD jest pożyczką, należy odnotować 500 USD w swoim arkuszu zobowiązań.
-
Należności:
To pieniądze, które Twoja firma jest winna.
-
Dziennik ogólny:
Ten dziennik jest niezbędny do rejestrowania wszystkich dziwnych lub jednorazowych transakcji, takich jak złe długi, inflacja, sprzedaż sprzętu itp.
-
Sprzedaż:
Przychody generowane przez sprzedaż produktu Twojej firmy.
- Sprzęt, płace, grunty Te trzy konta, zwykle oddzielne, wyszczególniają wydatki potrzebne do utrzymania działalności firmy.
Krok 6. Przypisz każdemu kontu numer w celu łatwego odniesienia
Jest to zwykle określane jako „plan kont”. Zazwyczaj podobne konta znajdują się obok siebie, więc możesz oznaczyć koszty wynagrodzeń 501, koszty mediów 521 i koszty reklamy 531. Ułatwi to późniejsze zamawianie i odwoływanie się do różnych kont. Na przykład, jeśli zdecydujesz się oznaczyć „Gotówka” jako 101, możesz oznaczyć swój czek jako 20.04.15, Gotówka, #501.
Odstęp między numerami (501 i 521) umożliwia dodawanie nowych wpisów pomiędzy nimi. Na przykład, jeśli korzystasz z fizycznych książek lub chcesz co roku zakładać nowe czasopismo, możesz oznaczyć „Koszty wynagrodzeń” jako wszystkie numery kont 501-520, po jednym na każde z następnych 20 lat
Krok 7. Zapisz szczegóły swojej transakcji
Po podaniu daty, rachunku i numeru referencyjnego krótko opisz transakcję. To wystarczy, aby dokładnie przypomnieć, skąd pochodziły pieniądze lub dlaczego zostały wydane. Na przykładzie czeku napisałbyś 20.04.15, Gotówka, #501, Czek od znajomego.
Niektóre inne przykłady opisów obejmują:
- „Pożyczka z Liberty Bank”.
- „Pieniądze z zeznania podatkowego”.
- „Sprzedaż starego pieca”.
- „Naprawa dachu fabryki”.
Krok 8. Zwróć uwagę, czy transakcja była debetem czy kredytem
Obciążenia to aktywa lub rzeczy, które zwiększają wartość Twojej firmy. Na przykład, jeśli zarobisz 500 USD, wpisujesz to jako debet. Kredyty to wydatki lub zobowiązania Twojej firmy, takie jak pożyczki lub zobowiązania. Wystarczy podać kwotę wydanych lub otrzymanych pieniędzy na każdym koncie. Na czek wypisujesz 20.04.15, gotówka, nr 101, czek od znajomego, debet 500 USD.
- Długi i kredyty znikają. Na przykład, jeśli wydasz te 500 USD na nowy piekarnik do swojej piekarni, zauważysz 500 USD długu (Sprzęt) i 500 USD kredytu (Gotówka). Podczas gdy zyskujesz 500 USD wartości sprzętu, tracisz 500 USD w gotówce.
- Typowe obciążenia obejmują gotówkę, należności, sprzęt, ziemię, pensje i środki osobiste.
- Typowe kredyty obejmują: wydane środki pieniężne, zobowiązania, rachunki, kredyt hipoteczny i spłaty pożyczki.
- Pamiętaj – debety to aktywa, a kredyty to zobowiązania.
Krok 9. Użyj oddzielnych linii dla transakcji, które dotyczą wielu kont
Na przykład czek o wartości 500 USD, który otrzymałeś na swoją firmę, może być pożyczką, co oznacza, że będziesz musiał zapisać go zarówno jako „gotówka”, jak i „konta płatne”. Użyj oddzielnych wierszy pod tą samą datą i opisem, aby zanotować oba konta i ich kwoty.
-
20.04.15, gotówka, nr 101, czek od znajomego, 500 USD debetu
Konta płatne, nr 201, pożyczka od znajomego, 500 USD kredytu
Krok 10. Rejestruj każdą pojedynczą transakcję na bieżąco
Za każdym razem, gdy na którymś z Twoich kont dokonasz zmiany, zapisz ją w swoim dzienniku ogólnym. Pomyśl o tym dokumencie jako o „historii” twoich finansów – zawiera on szczegóły każdej interakcji ekonomicznej dokonanej przez twoją firmę.
Pod koniec dnia lub tygodnia weź wszystkie rachunki i faktury i sprawdź je w swoim dzienniku, aby upewnić się, że niczego nie przegapiłeś
Krok 11. Oznacz swój dziennik
Tak jak oznaczyłeś każde konto, powinieneś nadać etykietę swojemu dziennikowi. Przykładem może być według daty, np. „Dziennik ogólny na 01.04.15 → 01.05.15” lub po prostu używając liczb do chronologicznego umieszczania czasopism, np. „Journal 1.”
Krok 12. Regularnie przenoś zapisy księgowe do ksiąg rachunkowych
Księga rachunkowa odnotowuje każdą transakcję według kont – więc masz księgę dla gotówki, rozrachunków z odbiorcami itp. Musisz prowadzić zarówno dziennik, jak i księgę, aby kadra kierownicza, księgowi i pracownicy mogli szybko sprawdzić kondycję finansową firmy za pomocą data i rodzaj.
Jeśli to możliwe, dokonaj zapisu w księdze zaraz po zapisaniu w dzienniku
Część 2 z 2: Zapisywanie ksiąg rachunkowych
Krok 1. Użyj ksiąg rachunkowych, aby śledzić określone transakcje, takie jak gotówka, należności lub sprzedaż
Dzienniki to miejsca, w których zapisujesz datę, szczegóły i kwotę każdej pojedynczej transakcji biznesowej w oparciu o jej rodzaj. Ale księgi rachunkowe dzielą te informacje na określone konta, umożliwiając przeglądanie wszystkich transakcji, takich jak gotówka, rozrachunki z odbiorcami, sprzedaż, na ich własnych arkuszach.
Krok 2. Utwórz stronę księgi dla każdego konta
Twórz określone księgi rachunkowe na podstawie ich nazwisk i numerów referencyjnych. Twoja pierwsza księga może brzmieć „Gotówka, #101”. Ta księga ilustruje każdą dokonaną przez Ciebie transakcję gotówkową. Wpisy do dziennika skopiujesz do odpowiednich ksiąg, więc będziesz potrzebować księgi dla każdego konta wymienionego w Twoim dzienniku.
- Rozważ utworzenie strony spisu treści „Plan kont”, która pomoże Ci śledzić każdy numer konta.
- Jeśli masz nieparzyste wydatki, rozważ również „księgę główną”, która gromadzi nietypowe transakcje, takie jak deklaracje podatkowe, zła sprzedaż, wydatki osobiste itp.
Krok 3. Zrób kolumny po lewej stronie strony na datę, numer dziennika i opis
Można je skopiować bezpośrednio z zapisów księgowych dotyczących transakcji. W przypadku czeku na 500 USD możesz wystawić „20.04.15, Dziennik 1, Czek od znajomego”.
Krok 4. Podziel resztę księgi na trzy sekcje:
Debet, kredyt i saldo. Dzięki temu możesz szybko sprawdzić, co posiadasz (debet), ile wydajesz (kredyt) i ile nadal jesteś winien (saldo). Twój ostatni arkusz powinien wyglądać mniej więcej tak: Data | Odniesienie | Opis | Debet | Kredyt | Saldo |
W księdze, tak jak w dzienniku:
- Obciążyć odnosi się do pieniędzy, które otrzymujesz.
- Kredyt odnosi się do pieniędzy, które jesteś winien lub zapłaciłeś.
- Saldo odnosi się do tego, co nadal jesteś winien, lub różnicy między debetem a kredytem.
Krok 5. Umieść obok siebie wszelkie powiązane kredyty i obciążenia
Na przykład, jeśli masz pożyczkę w wysokości 500 USD od znajomego, zacznij od odnotowania 500 USD jako debetu. Załóżmy, że następnego dnia dokonujesz pierwszej sprzedaży za 200 USD i decydujesz się zacząć spłacać znajomemu. Zaznacz nową datę, 21.04.15 i wpisz 200 USD w sekcji kredytowej.
Krok 6. Skorzystaj z sekcji salda, aby obliczyć, ile pieniędzy zarobiłeś lub nadal jesteś winien
W ostatnim przykładzie spłaciłeś 200 zł z pożyczki w wysokości 500 zł, którą dał ci znajomy. Odejmij dokonaną płatność od kwoty należnej, aby znaleźć saldo. Tutaj nadal jesteś winien 300 USD, więc pamiętaj, że jako saldo po prawej stronie płatności.
- Innymi słowy, saldo = kredyt – debet.
- Nie każdy wydatek będzie miał równowagę. Jeśli na przykład otrzymasz 20 000 dolarów grantu badawczego, którego nie musisz spłacać, po prostu odnotuj 20 000 dolarów w kolumnie debet i przejdź dalej.
Krok 7. Pamiętaj, aby na każdym koncie dokonywać powiązanych wpisów
Wracając do pożyczki w wysokości 500 USD od znajomego, musisz również pamiętać, że jesteś im winien pieniądze w „Konta płatne: 20.04.15 | Dziennik 1 | Pożyczka od znajomego | 0 zł Debet | 500 dolarów kredytu | Saldo 500 USD | Musi to nastąpić za każdym razem, gdy nastąpi zmiana na koncie. Jeśli zdecydujesz się na przykład zwrócić znajomemu, będziesz musiał dokonać nowego wpisu/4/21/15 | Dziennik 1 | Pożyczka od znajomego | 200 dolarów debetu | 500 dolarów kredytu | Pozostałe 300 USD |
Krok 8. Rejestruj transakcje w miarę ich występowania
Za każdym razem, gdy dokonywany jest zapis księgowy, wpis ten powinien być natychmiast zaksięgowany w księdze. W naszym przykładzie mamy wpis do dziennika: Pożyczka od znajomego na 500 USD. Ten zapis księgowy dotyczy 2 kont (gotówki i rozrachunków z odbiorcami), więc należy dokonywać zapisów na obu tych kontach księgowych.
- Przejdź do strony Cash w swojej księdze. W lewej kolumnie (która służy do ewidencji debetów) wpisz datę transakcji, a następnie wpisz kwotę. W tym przykładzie kwota wynosi 500 USD.
- Przejdź do strony Rozrachunki z odbiorcami w swojej księdze. Wpisz datę w prawej kolumnie (która jest używana dla kredytów), a następnie kwotę transakcji. W tym przykładzie kwota wynosi 500 USD.
- Aktualizuj te strony w miarę pojawiania się nowych wpisów do dziennika.
Krok 9. Dodaj sekcję „notatki”, aby pomóc w śledzeniu nowych informacji
Na przykład, po spłacie całkowitej pożyczki w wysokości 500 USD, możesz napisać „Opłacone w całości” pod opisem lub małą sekcję notatek obok „Saldo”.
Krok 10. Połącz różne konta w jedną księgę, aby zbudować księgę główną
Pełna księga zawiera szczegółowe informacje na temat każdego konta, dzięki czemu każdy może je przejrzeć, aby zobaczyć dokładnie, ile pieniędzy jest zarabianych / wydawanych w każdej kategorii. Na pierwszej stronie znajduje się plan kont, wyszczególniający każde konto w księdze i jego numer, na przykład „Gotówka, #101”, dzięki czemu ludzie mogą łatwo znaleźć potrzebne informacje.
Dodaj konta do księgi, aby mieć do nich łatwy dostęp
Krok 11. Zsumuj obciążenia i kredyty na dole strony dla każdego konta
Dzięki temu poznasz całkowitą kwotę, którą posiadasz lub jesteś winien dla każdego konta. Jeśli kredyty są wyższe niż debety, to konto traci pieniądze. Tego jednak należy się spodziewać – zobowiązania zawsze będą zadłużone, ponieważ jest to lista wszystkich pieniędzy, które jesteś winien.
Krok 12. Zsumuj łączne obciążenia i kredyty i upewnij się, że się zgadzają
Debet zawsze będzie równy kredytowi. To jest żelazna zasada rachunkowości i ma sens: wszystkie twoje pieniądze musiały skądś pochodzić. Jeśli coś kupiłeś, zapłaciłeś za to (kredyt) i teraz posiadasz to, co jest warte (dług). Jeśli jest jakaś rozbieżność, sprawdź swój dziennik w swoich księgach, aby znaleźć wszystko, o czym zapomniałeś zapisać.
- Pamiętaj – każda transakcja, pozytywna lub negatywna, musi trafić do dziennika i ksiąg.
- Niektórzy początkujący księgowi często zapominają o idei „własności”. Na przykład, jeśli wydasz 10 000 USD na firmę, to technicznie rzecz biorąc, firma „jest ci winna” 10 000 USD. Jeśli firma zostanie kiedykolwiek sprzedana, otrzymasz zwrot 10 000 USD.
Krok 13. Zastanów się, jak stworzyć bilans, jeśli zmagasz się z rozliczeniem wszystkich swoich długów i kredytów
Bilanse to migawki aktywów i pasywów Twojej firmy. Ten pomocny formularz zawiera listę wszystkiego, co Twoja firma posiada i jest winna w danym momencie, co może pomóc Ci zobaczyć wszelkie dziury w Twojej księdze.
Krok 14. Zapoznaj się z cyklem księgowym, aby dowiedzieć się, co będzie dalej
Księgowanie do księgi głównej to krok 2 w tak zwanym cyklu księgowym. Sama księga nie byłaby zbyt pomocna, ale jako część cyklu jest nieocenionym narzędziem. Cykl księgowy można podzielić na kilka uproszczonych kroków.
- Zbierz dokumenty źródłowe, takie jak rachunki lub faktury, które należy rejestrować.
- Zapisz transakcję w dzienniku w porządku chronologicznym.
- Zaksięguj wpisy księgowe na kontach księgowych.
- Przygotuj bilans próbny. Jest to lista wszystkich kont księgowych zgrupowanych razem i powinna być przygotowana na koniec okresu obrachunkowego.
- Przygotuj sprawozdania finansowe. Można je skompilować po prawidłowym dostosowaniu wagi próbnej.
Porady
Pamiętaj, że powyższe przykłady będą działać równie dobrze w przypadku wyrażenia w innych walutach
Obejrzyj te podobne filmy
Wideo eksperta
Wideo eksperta
Film eksperta Jaki jest najlepszy sposób nauki do egzaminów z rachunkowości?