Jak napisać raport z postępów (ze zdjęciami)

Spisu treści:

Jak napisać raport z postępów (ze zdjęciami)
Jak napisać raport z postępów (ze zdjęciami)

Wideo: Jak napisać raport z postępów (ze zdjęciami)

Wideo: Jak napisać raport z postępów (ze zdjęciami)
Wideo: Jak interpretować raport z JSA (Jednolitego Systemu Antyplagiatowego)?? Magister na 5. 2024, Marsz
Anonim

Raporty z postępów są ważną częścią zarządzania projektami, niezależnie od tego, czy jest to twoja praca dyplomowa, czy projekt w pracy. Będziesz musiał ich używać, aby informować swoich przełożonych, współpracowników lub klientów o projekcie, nad którym pracujesz. Będziesz koncentrował się na tym, co już osiągnąłeś i co jeszcze pozostało do zrobienia.

Kroki

Część 1 z 3: Rozpoczęcie procesu

Napisz raport z postępów Krok 1
Napisz raport z postępów Krok 1

Krok 1. Ustal, jaki jest Twój cel dla wniosku

Istnieje wiele różnych powodów, dla których ktoś prosi o napisanie raportu z postępów. Oczywiście dla każdego z nich jest to pokazanie, jaki postęp osiągnąłeś w konkretnym projekcie. Istnieje jednak kilka różnych rodzajów propozycji, które należy wziąć pod uwagę.

  • Raport z postępów w realizacji programu badawczego lub projektu będzie nieco inny niż w przypadku projektu w pracy. W takim przypadku bardziej prawdopodobne jest, że będziesz musiał cytować informacje i rzadziej będziesz musiał brać pod uwagę takie rzeczy, jak koszt (choć nie zawsze).
  • Raport z pracy dla klienta będzie czytany nieco inaczej niż dla przełożonego w pracy. Musisz się zastanowić, dlaczego piszesz dla nich ten raport.
Napisz raport z postępów Krok 2
Napisz raport z postępów Krok 2

Krok 2. Rozważ swoją publiczność

Kiedy ustalisz cel pisania raportu z postępów, musisz wziąć pod uwagę rzeczy, które Twoi odbiorcy będą musieli wiedzieć w raporcie. Chociaż wszystkie raporty z postępów zawierają ogólne informacje, które zwykle zawierają, musisz wziąć pod uwagę szczegóły:

  • W jaki sposób Twoi czytelnicy są połączeni z projektem? Jak wpłynie na nich wynik projektu? (Na przykład połączenie i sposób, w jaki na nie wpływa, będzie inne dla Twojego przełożonego niż dla klienta).
  • Zastanów się, jaką decyzję będą musieli podjąć Twoi czytelnicy po przeczytaniu raportu z postępów (na przykład, jakie wsparcie, pieniądze, czas inwestują).
  • Rozważ informacje, które Twój czytelnik będzie musiał znać, aby skutecznie nadzorować projekt i uczestniczyć w nim. Jakie techniczne aspekty projektu będą musieli znać. Czy są wygodne w technicznym żargonie?
Napisz raport z postępów Krok 3
Napisz raport z postępów Krok 3

Krok 3. Wybierz najlepszy sposób komunikowania się z odbiorcami

Raport z postępów to nie tylko pisemny dokument, który wysyłasz przełożonemu lub profesorowi. Może przybierać różne formy w zależności od potrzeb.

  • Raport z postępów może być krótkim raportem ustnym na cotygodniowych lub miesięcznych spotkaniach personelu.
  • Mogą to być okresowe e-maile do kolegów.
  • Mogą to być formalne lub nieformalne notatki dla przełożonych.
  • Mogą to być również formalne raporty dla klientów lub agencji rządowych.
Napisz raport z postępów Krok 4
Napisz raport z postępów Krok 4

Krok 4. Skontaktuj się z przełożonym

O ile nie napisałeś wcześniej tego konkretnego rodzaju raportu z postępów (w takim przypadku, dlaczego tu jesteś?), będziesz chciał uzyskać jak najwięcej wskazówek od swoich przełożonych. Twoja firma może mieć określony format, w którym to przypadku będziesz chciał mieć pewność, że przestrzegasz jego zasad.

Napisz raport z postępów Krok 5
Napisz raport z postępów Krok 5

Krok 5. Rozważ swój ton

Nie wszystkie sprawozdania z postępów muszą być formalne. W rzeczywistości raporty wewnętrzne dla współpracowników lub przełożonych często mają bardziej nieformalny ton. Dlatego tak ważne jest, aby zapytać swojego przełożonego, czego prawdopodobnie szuka.

  • Jeśli chodzi o informacje dla klienta lub agencji rządowej lub komisji recenzującej pracę dyplomową, mylisz się po stronie formalności.
  • Bez względu na formalność lub nieformalny ton chcesz, aby był jasny, skupiony i szczery.

Wynik

0 / 0

Część 1 Quiz

Co powinieneś wziąć pod uwagę w odniesieniu do swojego czytelnika, zanim zaczniesz pisać raport?

Jak wpłynie na nich wynik projektu?

Blisko! Jeśli wiesz, jak ten projekt wpłynie na Twoich odbiorców, łatwiej będzie Ci określić, jakie informacje uwzględnić iw jakim kontekście. Na przykład, jeśli na linii jest dużo pieniędzy, możesz je uspokoić dzięki swoim planom lub obecnym trendom wzrostu. Nie jest to jednak jedyna rzecz, o której należy myśleć. Istnieje lepsza opcja!

O jakie wybory zostaną poproszeni Twoi czytelnicy po przeczytaniu raportu?

Prawie! Zdecydowanie ważne jest, aby zająć się i złagodzić obawy, które mogą mieć Twoi odbiorcy. Jeśli szukasz finansowania, wsparcia, zasobów lub pozwolenia, przedyskutuj, w jaki sposób Twoja trajektoria wpłynie na te problemy i postaraj się przygotować odpowiedzi na pytania, zanim się pojawią. Są jednak inne sposoby na przygotowanie się. Istnieje lepsza opcja!

Ile Twoi odbiorcy wiedzą o projekcie lub temacie?

Spróbuj ponownie! Jest to ważna kwestia, o której należy pamiętać, zwłaszcza jeśli podlegasz bezpośredniemu przełożonemu. Chcesz się upewnić, że znają wszystkie używane przez Ciebie terminy techniczne i rozumieją ograniczenia projektu. Ale to nie wszystko, co powinieneś wiedzieć, zanim zaczniesz pisać raport. Zgadnij jeszcze raz!

Wszystkie powyższe.

Prawidłowy! Zanim usiądziesz do pisania raportu z postępów, będziesz chciał odpowiedzieć na kilka bardzo ważnych pytań. Im więcej wiesz o swoich odbiorcach i ich pozycji w elementach twojego projektu, tym łatwiej będzie ci prezentować, odpowiadać na pytania i, miejmy nadzieję, iść naprzód. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.

Chcesz więcej quizów?

Testuj sam!

Część 2 z 3: Pisanie raportu

Napisz raport z postępów Krok 6
Napisz raport z postępów Krok 6

Krok 1. Zdecyduj, jak chcesz zaprezentować swój materiał

Zanim zaczniesz pisać raport, będziesz już wiedział, jaki powinien być ton i sens raportu. Teraz musisz zdecydować, w jaki sposób najlepiej przedstawić te informacje.

  • Możesz zrobić listę punktowaną. Jest to bardzo przejrzysty sposób prezentacji materiału, który łatwo przejrzeć i nadal uzyskać potrzebne informacje. Jednak może to być nieco mniej formalny sposób pisania raportu z postępów, więc lepiej wykorzystać go do notatek dla przełożonych i e-maili do kolegów.
  • Możesz również rozważyć dodanie wykresów lub tabel. Może to być szczególnie dobre, jeśli piszesz raport z postępów w projekcie, w którym starasz się o dofinansowanie, lub pokazujesz, dlaczego zasługujesz na przyznane fundusze.
Napisz raport z postępów Krok 7
Napisz raport z postępów Krok 7

Krok 2. Rozważ użycie podsekcji

Aby napisać pomyślny raport o postępach, chcesz, aby był on tak przejrzysty, jak to tylko możliwe. Podział raportu na podsekcje to świetny sposób na zgrupowanie wszystkich istotnych materiałów.

Dodanie podtytułów do twojego może to jeszcze bardziej rozjaśnić, ponieważ pozwala twoim czytelnikom lub odbiorcom wiedzieć, czego się spodziewać w każdej podsekcji. Jeśli jest jakiś materiał, który ich szczególnie interesuje, będą mogli przejść od razu do tej części

Napisz raport z postępów Krok 8
Napisz raport z postępów Krok 8

Krok 3. Napisz nagłówek

Zwykle przebiega przez górną część papieru, jeśli używasz formatu strony. Ponownie, będzie to zależeć od preferencji Twojej firmy lub uczelni, więc upewnij się, że się z nimi skontaktujesz.

Nagłówek powinien zawierać datę złożenia raportu, imię i nazwisko oraz stanowisko odbiorcy, nazwisko i stanowisko autora oraz temat raportu

Napisz raport z postępów Krok 9
Napisz raport z postępów Krok 9

Krok 4. Napisz sekcję wprowadzającą

Sekcja wprowadzająca znajduje się pod nagłówkiem. Często można go oddzielić od reszty materiału kursywą. Zawiera krótki przegląd projektu i podsumowuje jego status. Będziesz ustalał, jakie zostały poczynione postępy i czy osiągnięto określone cele.

Pamiętaj, aby podać: cel raportu, przedstaw projekt, przypomnij, że jest to aktualizacja postępów w projekcie

Napisz raport z postępów Krok 10
Napisz raport z postępów Krok 10

Krok 5. Wykonaj treść wniosku

Treść propozycji, niezależnie od tego, czy jest podzielona na sekcje i podrozdziały, jest w zasadzie tylko bardziej szczegółową wersją wprowadzenia. Rozważ informacje, które umieściłeś we wstępie i upewnij się, że je rozwiniesz.

  • Określ zadania, które zostały wykonane od ostatniego raportu i jakie zadania są w toku.
  • Omów problemy, które napotkałeś, problemy, które należy rozwiązać, oraz potencjalne rozwiązania tych problemów i problemów.
  • Uwzględnij zmiany, które zaszły i dlaczego musiały zostać wprowadzone.
  • Możesz również uwzględnić takie rzeczy, jak zmiany personelu, trudności w pozyskaniu materiałów, jakie przekroczenia kosztów mogłeś napotkać, wszelkie opóźnienia lub problemy z technologią lub bezpieczeństwem.
Napisz raport z postępów Krok 11
Napisz raport z postępów Krok 11

Krok 6. Zastanów się, co będzie dalej w Twoim projekcie

Chociaż nadal jest to zasadniczo część treści raportu, chcesz mieć pewność, że Twoi odbiorcy rozumieją, dokąd zmierzasz z projektem. Upewnij się, że określiłeś, jakie problemy mogą wpłynąć na termin realizacji, budżet lub strukturę zarządzania.

  • Naprawdę chcesz się upewnić, czy termin realizacji projektu się zmienił, czy nie.
  • Unikaj powlekania cukrem jakichkolwiek problemów dla odbiorców, ale nie alarmuj ich niepotrzebnie ani nie obiecuj niczego, czego nie możesz dostarczyć.
Napisz raport z postępów Krok 12
Napisz raport z postępów Krok 12

Krok 7. Dodaj całkowitą liczbę przepracowanych godzin

Musisz pokazać, ile pracy Ty i Twój zespół (jeśli ją posiadasz) włożyliście w projekt. To pokaże Twoim odbiorcom (czy to Twój przełożony, Twoi klienci, czy agencja rządowa, która może dać Ci pieniądze), że ciężko pracowałeś. Wynik

0 / 0

Część 2 Quiz

Która część raportu z postępów powinna zawierać problemy, z którymi się zmierzyłeś?

We wstępie, aby usunąć to z drogi.

Nie! Wprowadzenie to krótki przegląd projektu i osiągniętych postępów. Chociaż z pewnością powinieneś uwzględnić stojące przed Tobą wyzwania, pamiętaj, że każdy najpierw przeczyta ten rozdział, więc warto skupić się na pozytywach, a negatywy zachować na później. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…

Na etapie „Co dalej” raportu z postępów.

Nie dokładnie! Jeśli etap „Co dalej” obejmuje rozwiązywanie bieżących problemów, warto uwzględnić te kroki. Są jednak inne miejsca, w których można wyjaśnić swoje niepowodzenia, aby Twoi widzowie znali całą historię, ale nie zostali pozostawieni w złym stanie. Wypróbuj inną odpowiedź…

W treści raportu z postępów.

Zgadza się! Powinieneś szczegółowo przeanalizować sukcesy i niepowodzenia swojego projektu w treści raportu. Pozwoli ci to wyjaśnić, dlaczego stawiłeś czoła tym wyzwaniom, a także jakich zasobów potrzebujesz, aby iść naprzód. Zawsze dobrze jest być szczerym, ale pamiętaj, aby być tak pozytywnym, jak tylko możesz, gdy rozwiązujesz swoje niepowodzenia. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.

Nie powinieneś umieszczać swoich niepowodzeń lub wyzwań w raporcie z postępów.

Spróbuj ponownie! Może nie jest ładna, ale raport z postępów dotyczy wyłącznie statusu i „postępu” poczynionego w projekcie. Jeśli omówisz tylko sukcesy projektu i nie wyjaśnisz, jakich materiałów lub pomocy potrzebujesz, aby przejść do przodu lub nawet ukończyć projekt, raport z postępów pozostawi publiczność z fałszywym zrozumieniem statusu projektu. Nie musisz być alarmistą, ale musisz być uczciwy. Istnieje lepsza opcja!

Chcesz więcej quizów?

Testuj sam!

Część 3 z 3: Unikanie typowych trudności

Napisz raport z postępów Krok 13
Napisz raport z postępów Krok 13

Krok 1. Upewnij się, że trzymasz się tematu

Dopóki trzymasz podstawowe informacje opisane powyżej, powinieneś być w porządku. Naprawdę chcesz uniknąć błądzenia w inne obszary tylko marginalnie związane z projektem, choć mogą być interesujące.

Na przykład: jeśli twój projekt dotyczy ponownego rozpalenia lokalnej, non-profit organizacji artystycznej, może być kuszące, aby rozpocząć dyskusję na temat opłakanego stanu finansowania sztuki, ale tak naprawdę nie pomoże to w szczegółach, jak twój projekt się rozwija

Napisz raport z postępów Krok 14
Napisz raport z postępów Krok 14

Krok 2. Zachowaj prostotę

Celem raportu z postępów jest przedstawienie postępów, które robisz, bez przytłaczania odbiorców słowami i pomysłami. Wszystko, na czym musisz się skupić, to to, jak nadchodzi konkretny projekt, nad czym trzeba jeszcze popracować i jakie zmiany należy wprowadzić.

W zależności od tego, dla kogo piszesz raport, możesz zostać skrócony do określonego limitu stron. Dobrą zasadą jest, aby był jak najkrótszy, jednocześnie upewniając się, że zawierasz odpowiednie informacje

Napisz raport z postępów Krok 15
Napisz raport z postępów Krok 15

Krok 3. Staraj się nie być zbyt niejasnym

Musisz upewnić się, że podajesz szczegółowe informacje na temat tego, gdzie jesteś w swoim projekcie. Na przykład: chciałbyś uniknąć powiedzenia czegoś w stylu „Robimy duże postępy w pozyskiwaniu funduszy na sztukę”, a zamiast tego powiedzieć „z dwoma grantami po 5000 dolarów z tych różnych fundacji, brakuje nam zaledwie 2 000 dolarów do naszych 12 dolarów, 000 goli."

Napisz raport z postępów Krok 16
Napisz raport z postępów Krok 16

Krok 4. Ogranicz ekspresyjne sformułowania

Ponownie chcesz, aby Twój raport był jasny i zwięzły. Nie chcesz przytłoczyć odbiorców słowami, które nie wnoszą niczego do raportu. Na przykład wyrażenia takie jak „całkowita katastrofa” lub „zawrotny sukces” są zbyt emocjonalne i zbyt niejasne, aby mogły być przydatne dla klientów lub przełożonych.

Napisz raport z postępów Krok 17
Napisz raport z postępów Krok 17

Krok 5. Cytuj swoje źródła

Wszelkie informacje, których używasz, pochodzące z zewnętrznego źródła, wszelkie wykresy lub dane, muszą być odpowiednio cytowane. Możesz dodać dodatkową stronę z cytowanymi źródłami do swojego raportu z postępów. Wynik

0 / 0

Część 3 Quiz

Prawda czy fałsz: emocjonalne słowa są skutecznym sposobem pisania raportów z postępów, ponieważ pokazują pasję i podekscytowanie.

Prawdziwe

Nie do końca! Tak, emocjonalne słowa z pewnością mogą być skutecznym narzędziem, ale lepiej sprawdzają się, gdy szukasz dotacji lub wsparcia prawnego od miasta. Twój raport z postępów jest aktualizacją statusu elementów projektu i powinien być traktowany jako taki. Zawęź rzeczy, aby były proste i zrozumiałe, i zachowaj swoją pasję na kolejną propozycję projektu. Wypróbuj inną odpowiedź…

Fałszywe

Zgadza się! Jest czas i miejsce na pełne emocji, pełne pasji prezentacje projektów, ale prosty raport z postępów to nie wszystko. Zamiast tego skoncentruj swój projekt tak, aby w łatwy i prosty sposób dotrzeć do najważniejszych informacji. Będziesz miał inne okazje do walki o swoje pasje. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.

Chcesz więcej quizów?

Testuj sam!

Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube

Porady

  • Spróbuj ocenić styl swojego przełożonego. Może preferować rodzaje raportów, które lubi oglądać. Niektórzy mogą chcieć zobaczyć więcej list lub wypunktowanych informacji; inni będą chcieli wiedzieć jak najmniej, aby przetrwać. Jeszcze inni mogą preferować jak najwięcej informacji, bez względu na to, ile stron zajmuje.
  • Bądź konkretny w podsumowaniu postępów, ale staraj się nie przesadzać.

Zalecana: