7 sposobów na zorganizowanie wydarzenia

Spisu treści:

7 sposobów na zorganizowanie wydarzenia
7 sposobów na zorganizowanie wydarzenia

Wideo: 7 sposobów na zorganizowanie wydarzenia

Wideo: 7 sposobów na zorganizowanie wydarzenia
Wideo: Sekrety udanych eventów 2024, Marsz
Anonim

Organizacja wydarzenia może wydawać się niezwykle przytłaczającym zadaniem. Można wynająć mówców, wynająć lokale, zaprosić gości i dostarczyć jedzenie. Chociaż wykonanie tego wszystkiego może wydawać się niemożliwe, jeśli od razu zaczniesz organizować się i delegować zadania kompetentnemu zespołowi, możesz sprawić, że wydarzenie będzie przebiegać sprawnie i poradzić sobie ze wszystkim, co może rzucić na Ciebie dzień. Przede wszystkim zachowaj spokój i przypomnij sobie, że nawet jeśli nie wszystko pójdzie idealnie, Twoje wydarzenie i tak będzie wyjątkowe.

Kroki

Metoda 1 z 6: Przybicie podstaw

Zorganizuj wydarzenie Krok 1
Zorganizuj wydarzenie Krok 1

0 8 WKRÓTCE

Krok 1. Zdefiniuj cel wydarzenia

Mając w głowie jedno lub dwa zdania, poprowadzisz wydarzenie we właściwym kierunku. Czy planujesz edukować swoją społeczność? Przekonać potencjalnych darczyńców do funduszy? Świętować konkretną osobę lub grupę osób? Ustaw się tak wąsko, jak to możliwe. Cokolwiek robisz (czy to edukujesz, przekonujesz, świętujesz itp.), dlaczego to robisz?

Pomyśl o tym jako o swojej misji. Kiedy dokładnie wiesz, co chcesz zrobić, jest to o wiele łatwiejsze

Zorganizuj wydarzenie Krok 2
Zorganizuj wydarzenie Krok 2

0 9 WKRÓTCE

Krok 2. Wyznacz cele wydarzenia do osiągnięcia

Co dokładnie chcesz osiągnąć? Nie ile osób chcesz się pojawić, nie fakt, że wydarzenie się dzieje – co chcesz z tego wyjść? 5 osób, które odejdą z nowej części Twojej organizacji? Zebrano 1000 dolarów? Ludzie podekscytowani?

Pomyśl o trzech najważniejszych rzeczach, które chciałbyś, aby wydarzyły się w wyniku tego wydarzenia i skoncentruj się na tym, aby stały się rzeczywistością. Może jeden cel jest finansowy, jeden społeczny, a drugi osobisty. To zależy od Ciebie (lub Twojego szefa!)

Zorganizuj wydarzenie Krok 3
Zorganizuj wydarzenie Krok 3

0 10 WKRÓTCE

Krok 3. Wybierz format swojego wydarzenia

Wydarzenia mogą mieć kilka różnych formatów: uroczyste kolacje, niezobowiązujące aukcje, imprezy okolicznościowe, a nawet wirtualne spotkania. W zależności od rodzaju wydarzenia, które organizujesz, jeden format może działać lepiej niż inne.

  • Imprezy fundraisingowe najlepiej sprawdzają się jako uroczyste kolacje, aby Twoi goście czuli się docenieni za swój czas.
  • Zorganizowanie wydarzenia, aby podziękować wolontariuszom, najlepiej sprawdzi się jako impreza, na której każdy przynosi własne danie.
  • Przypadkowe aukcje są miłe dla małych zbiórek pieniędzy, aby zachęcić gości do darowizn.
  • Spotkania wirtualne są świetne dla gości rozsianych po całym kraju lub na świecie.
Zorganizuj wydarzenie Krok 4
Zorganizuj wydarzenie Krok 4

0 10 WKRÓTCE

Krok 4. Wybierz motyw przewodni swojego wydarzenia

Motyw może pomóc w tworzeniu hashtagów i sloganów do wydarzenia, aby łatwiej było je znaleźć w Internecie. Postaraj się wymyślić temat, który pasuje do charakteru Twojego wydarzenia i Twojej organizacji, biorąc pod uwagę cele wydarzenia.

  • Jeśli organizujesz zbiórkę pieniędzy dla agencji ochrony środowiska, Twoim tematem może być sprzątanie zlewni.
  • Jeśli organizujesz imprezę firmową, aby podziękować akcjonariuszom, tematem może być rentowność.

Metoda 2 z 6: Tworzenie zespołu

Zorganizuj wydarzenie Krok 5
Zorganizuj wydarzenie Krok 5

0 1 WKRÓTCE

Krok 1. Zbierz zespół wolontariuszy

Porozmawiaj z ludźmi w swojej społeczności, którzy znają i kochają cel, który próbujesz wesprzeć. Poproś ich, aby poświęcili kilka godzin swojego czasu przed, w trakcie i po wydarzeniu, aby pomóc Ci je zrealizować. Pamiętaj, aby powiedzieć im wszystko, czego się od nich oczekuje, aby wiedzieli, w co się pakują.

  • Twoja „społeczność” może się różnić w zależności od rodzaju wydarzenia, które prowadzisz. Jeśli to dla twojego miejsca pracy, mogą to być twoi współpracownicy; jeśli to dla twojego kościoła, może to być kongregacja.
  • Jeśli nie znajdujesz się w sytuacji, w której znalezienie ochotników jest możliwe, zatrudnij ekipę! Wszystko zależy od rodzaju wydarzenia, które organizujesz. Miejsce może być w stanie zapewnić Ci jeden lub możesz przejść przez zewnętrzną agencję rekrutacyjną.
Zorganizuj wydarzenie Krok 6
Zorganizuj wydarzenie Krok 6

0 6 WKRÓTCE

Krok 2. Deleguj pracę do różnych osób

Jeśli impreza jest megawydarzeniem, niech różne osoby koordynują różne działania pod okiem jednej osoby. Liderowi zespołu powinni ufać członkowie zespołu i prawdopodobnie powinni oni mieć trochę doświadczenia w planowaniu wydarzeń.

  • Możesz podzielić swój zespół na mniejsze zespoły, jeśli chcesz, aby określone osoby skupiły się na określonych zadaniach. Na przykład, możesz umieścić 1 osobę odpowiedzialną za dekoracje, a 2 inne osoby pomagają jej. Następnie możesz poprosić inną osobę o prowadzenie cichej aukcji z pomocą 1 lub 2 innych osób.
  • Delegowanie zadań znacznie ułatwi Ci zadanie, dzięki czemu nie będziesz musiał wykonywać całej pracy.
Zorganizuj wydarzenie Krok 7
Zorganizuj wydarzenie Krok 7

0 3 WKRÓTCE

Krok 3. Często komunikuj się ze swoim zespołem

Abyście wszyscy pracowali razem, musicie nadążać za swoim zespołem. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, co się dzieje, jaka jest oś czasu i kiedy muszą wykonać swoje zadania. Im częściej się komunikujesz, tym płynniej będzie przebiegać Twoje wydarzenie!

Rozważ umieszczenie wszystkich członków zespołu na masowej liście e-maili lub SMS-ów, aby móc do nich dotrzeć w tym samym czasie

Zorganizuj wydarzenie Krok 8
Zorganizuj wydarzenie Krok 8

0 8 WKRÓTCE

Krok 4. Zatrudnij lub zleć komuś zrobienie zdjęć z wydarzenia

Możesz później opublikować te zdjęcia w swojej witrynie lub na stronach mediów społecznościowych. Zwróć uwagę na banery sponsorów, swój baner, wejście, recepcję i gości. Jeśli zdjęcia wyglądają dobrze, możesz je wykorzystać do zareklamowania swojego wydarzenia w przyszłym roku!

  • Sama próba zrobienia zdjęć może być kusząca, ale prawdopodobnie będziesz mieć dużo na głowie. Poproś wolontariusza lub specjalistę o zrobienie zdjęć na dany dzień, podczas gdy Ty biegasz zajęty innymi sprawami.
  • Jeśli wydarzenie jest bardzo formalne lub potrzebujesz wysokiej jakości zdjęć, lepiej wybrać profesjonalnego fotografa.

Metoda 3 z 6: Zatrudnianie prelegentów i dostawców

Zorganizuj wydarzenie Krok 9
Zorganizuj wydarzenie Krok 9

0 6 WKRÓTCE

Krok 1. Utwórz budżet wydarzenia

Należy uwzględnić wszystkie możliwe wydatki, dochody, sponsorów i wydatki warunkowe. Jeśli nie planujesz budżetu, skończysz z plikiem rachunków, pustym portfelem i nie masz pojęcia, co się właśnie stało. Bądź realistą od pierwszego dnia, aby nie było żadnych niespodzianek!

  • Możesz także zbierać pieniądze z darowizn.
  • Znajdź sposoby na utrzymanie niskich kosztów. Rozważ tańsze lokale (np. czyjś dom). Pamiętaj: małe, proste spotkanie, które idzie dobrze, zawsze robi większe wrażenie niż impreza rzucona na dziewiątki, która jest klapą.

WSKAZÓWKA EKSPERTA

Christina Millikin
Christina Millikin

Christina Millikin

Professional Event Planner Christina Millikin is the Founder and CEO of Glow Events, an event planning agency based in San Francisco, California. Glow Events is a boutique event planning firm specializing in full event production and creative design for corporate and social events. Christina has worked with clients such as Salesforce, Heroku, Okta, and Netflix. Glow Events' work has been featured in Martha Stewart Weddings, InStyle, and SanFrancisco Magazine. Christina is a business advisor for the Goldman Sachs 10, 000 Small Businesses program, and she has a BS in Marketing from the University of Florida.

Christina Millikin
Christina Millikin

Christina Millikin

Professional Event Planner

Our Expert Agrees:

Start with a solid budget so you don't end up spending more money than you planned. Also, be upfront with your vendors about how much you can spend. That way, they can better pair their service to best meet your needs.

Zorganizuj wydarzenie Krok 10
Zorganizuj wydarzenie Krok 10

0 3 WKRÓTCE

Krok 2. Zapisz wszystkie rachunki i dokumenty

Zorganizowanie dużego wydarzenia pozostawia długi ślad papierowy i być może będziesz musiał zaoszczędzić papierkową robotę, aby oddać się na końcu. Zachowaj folder plików lub notatnik pełen rachunków, aby móc się do nich odwołać po zakończeniu wydarzenia. Zamów je według daty i celu, aby wiedzieć, do czego są przeznaczone.

Jest to szczególnie ważne, jeśli otrzymasz zwrot kosztów na koniec wydarzenia

Zorganizuj wydarzenie Krok 11
Zorganizuj wydarzenie Krok 11

0 8 WKRÓTCE

Krok 3. Skontaktuj się z prelegentami, aby porozmawiać na swoim wydarzeniu

W zależności od rodzaju wydarzenia, które organizujesz, możesz chcieć, aby przemawiało kilku mówców, a także główny mówca. Jeśli masz już na myśli kilka osób, skontaktuj się z nimi tak szybko, jak to możliwe, aby sprawdzić, czy są dostępne i jakie są ich stawki. Jeśli przyjeżdżają spoza miasta, przygotuj się na pokrycie kosztów podróży lub hotelu.

  • Niektóre głośniki mogą być niedostępne w czasie, w którym chcesz zorganizować swoje wydarzenie, więc upewnij się, że masz kopie zapasowe.
  • Popularni mówcy mogą naprawdę przyciągnąć ludzi na Twoje wydarzenie, więc wybieraj ich mądrze!
Zorganizuj wydarzenie Krok 12
Zorganizuj wydarzenie Krok 12

0 3 WKRÓTCE

Krok 4. Zatrudnij firmę cateringową, jeśli planujesz karmić swoich gości

Niektóre imprezy nie muszą zapewniać jedzenia i napojów, ale miło jest zapewnić gościom kolację w porze wieczornej lub przekąski w ciągu dnia. Jeśli zdecydujesz się zapewnić jedzenie, zatrudnij firmę cateringową po przybiciu lokalu i porozmawiaj z nimi o menu, konfiguracji io tym, jak wcześnie muszą tam być w dniu.

  • Większość firm cateringowych potrzebuje co najmniej godzinę przed wydarzeniem, aby przygotować i podgrzać jedzenie.
  • Jeśli planujesz pecha, utwórz arkusz rejestracyjny, w którym goście mogą zapisać się na danie, które chcieliby przynieść.
Zorganizuj wydarzenie Krok 13
Zorganizuj wydarzenie Krok 13

0 10 WKRÓTCE

Krok 5. Poszukaj darowizn, jeśli planujesz zorganizować aukcję

Prowadzenie aukcji to świetny sposób na zebranie pieniędzy dla organizacji non-profit podczas wydarzenia. Jeśli na swoim wydarzeniu będziesz organizować cichą aukcję, skontaktuj się z lokalnymi firmami, aby sprawdzić, czy byliby skłonni przekazać niektóre ze swoich produktów na Twoją sprawę. Upewnij się, że powiesz im, czym jest Twoja organizacja i jakie jej usługi lub produkty mogłyby pomóc.

Możesz licytować kosze upominkowe, karty podarunkowe, kupony, pakiety wakacyjne lub dzieła sztuki

Metoda 4 z 6: Znalezienie miejsca

Zorganizuj wydarzenie Krok 14
Zorganizuj wydarzenie Krok 14

0 1 WKRÓTCE

Krok 1. Zdecyduj się na czas wydarzenia

To najważniejsza rzecz, jeśli chodzi o Twoje wydarzenie. O której godzinie i w jakim miejscu ludzie powiedzą: „Tak, pójdę do tego!”? Chcesz czasu, w którym wszyscy będą wolni i miejsca, które jest dogodną lokalizacją i czymś, na co możesz sobie pozwolić!

Sprawdź kalendarz swojej społeczności i rozważ swoich odbiorców. Jeśli pracujesz z kilkoma mamami, które zostają w domu, najlepiej w ciągu dnia i w sąsiedztwie (może z zaoferowaną opieką nad dziećmi). Jeśli prowadzisz channeling ze studentami, zrób wieczorny wieczór w centrum miasta. Jeśli możesz, idź tam, gdzie już są

Zorganizuj wydarzenie Krok 15
Zorganizuj wydarzenie Krok 15

0 10 WKRÓTCE

Krok 2. Skontaktuj się z miejscem, aby zarezerwować termin

Gdy już dowiesz się, kiedy chcesz zorganizować swoje wydarzenie, pomyśl o najlepszym miejscu, w którym wszyscy mogą się zebrać. Może to być centrum społeczności, teren zewnętrzny, twoje biuro, a nawet czyjś dom. Gdy już wiesz, dokąd chcesz się udać, skontaktuj się z właścicielem miejsca, aby uzyskać pozwolenie na zorganizowanie tam spotkania.

  • Być może będziesz musiał wpłacić depozyt, aby utrzymać swoje miejsce na miejscu.
  • Spróbuj wybrać lokalizację centralną, aby Twoi goście mogli tam łatwo dotrzeć.
Zorganizuj wydarzenie Krok 16
Zorganizuj wydarzenie Krok 16

0 4 WKRÓTCE

Krok 3. Uzyskaj pozwolenie, jeśli Twój obszar go wymaga

Jeśli organizujesz wydarzenie poza terenem publicznym, być może będziesz musiał ubiegać się o pozwolenie na to. Skontaktuj się z urzędem stanowym lub okręgowym, aby dowiedzieć się, czy musisz ubiegać się o pozwolenie, i upewnij się, że zapisałeś rozmiar i parametry swojej imprezy.

  • Pozwolenia zwykle nie są drogie, ale koszt różni się w zależności od tego, gdzie się znajdujesz.
  • Parki publiczne często wymagają pozwolenia na organizację imprez.
Zorganizuj wydarzenie Krok 17
Zorganizuj wydarzenie Krok 17

0 9 WKRÓTCE

Krok 4. Ustaw stoły i krzesła na miejscu

Jeśli wynajmujesz budynek, może on nie być wyposażony w stoły i krzesła. Upewnij się, że Twoi goście będą mogli usiąść i że będziesz miał gdzie położyć jedzenie lub napoje, jeśli im serwujesz. Skontaktuj się z wypożyczalnią mebli, aby zapytać o wypożyczenie przedmiotów na noc.

Ilość potrzebnych miejsc zależy od liczby gości, których będziesz mieć. Chociaż może to być trudne do oszacowania na początku, powinieneś postarać się dobrze przeczytać, ile osób może wziąć udział, gdy zbliża się data wydarzenia

Metoda 5 z 6: Reklamowanie wydarzenia

Zorganizuj wydarzenie Krok 18
Zorganizuj wydarzenie Krok 18

0 1 WKRÓTCE

Krok 1. Utwórz plakat ze wszystkimi informacjami dotyczącymi Twojego wydarzenia

Powinien zawierać datę, godzinę, miejsce, mówcę głównego, nazwę wydarzenia oraz temat lub slogan wydarzenia. Upewnij się, że kolory się wyróżniają, projekt przyciąga wzrok, a ludzie nie muszą szukać odpowiednich informacji.

Upewnij się, że możesz wydrukować również fizyczne kopie, które możesz rozdawać w mieście

Zorganizuj wydarzenie Krok 19
Zorganizuj wydarzenie Krok 19

0 9 WKRÓTCE

Krok 2. Opublikuj wydarzenie w mediach społecznościowych

Jeśli Twoja firma lub grupa ma stronę w mediach społecznościowych, reklamuj swoje wydarzenie z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, aby ludzie mogli zacząć oznaczać swoje kalendarze. W miarę zbliżania się daty opublikuj przypomnienia dla ludzi, aby mogli się zarejestrować lub kupić bilety, jeśli zajdzie taka potrzeba.

  • W dobie technologii media społecznościowe to najlepszy sposób na dotarcie do jak największej liczby osób.
  • Możesz korzystać z Facebooka, Instagrama, a nawet Twittera.
  • Aby dotrzeć do większej liczby osób w mediach społecznościowych, rozważ przeprowadzenie kampanii reklamowej.
Zorganizuj wydarzenie Krok 20
Zorganizuj wydarzenie Krok 20

0 4 WKRÓTCE

Krok 3. Wyślij wydarzenie e-mailem do odpowiednich osób

Jeśli Twoja firma lub grupa ma listę mailingową, wyślij plakat wydarzenia jako załącznik do dowolnej osoby w biuletynie. Staraj się nie spamować ludzi informacjami o wydarzeniu i staraj się, aby wiadomość była krótka i prosta.

Osoby, które znajdują się na liście e-mailowej, chcą dowiedzieć się więcej o Twojej firmie i wydarzeniach, więc chętniej tam pójdą

Zorganizuj wydarzenie Krok 21
Zorganizuj wydarzenie Krok 21

0 2 WKRÓTCE

Krok 4. Zwiększ reklamę w miarę zbliżania się wydarzenia

W dniach i tygodniach poprzedzających wydarzenie naprawdę naciskaj na plakat wydarzenia, aby upewnić się, że zobaczy go jak najwięcej osób. Podkreślaj, ile zabawy będzie sprawiać wydarzenie i czego ludzie mogą się nauczyć, osiągnąć lub uzyskać, jeśli wezmą udział. Im więcej osób usłyszy o wydarzeniu, tym większe prawdopodobieństwo, że tam pojadą!

  • Na przykład możesz zrobić minutnik na Instagramie na kilka dni przed wydarzeniem.
  • Możesz też opublikować link, aby kupić bilety ze zniżką 50% na 1 do 2 dni przed wydarzeniem.

Metoda 6 z 6: Zarządzanie dniem wydarzenia

Zorganizuj wydarzenie Krok 22
Zorganizuj wydarzenie Krok 22

0 1 WKRÓTCE

Krok 1. Przybądź wcześniej na miejsce z członkami zespołu i wolontariuszami

Sprawdź, czy wszyscy są na miejscu i czy wszystkie urządzenia elektroniczne są sprawne. Masz pytania w ostatniej chwili? Jeśli masz czas, porozmawiaj z zespołem (i z samym sobą).

Upewnij się, że organizatorzy noszą wyraźną odznakę lub inny zauważalny przedmiot, aby uczestnicy mogli znaleźć pomoc w razie potrzeby

Zorganizuj wydarzenie Krok 23
Zorganizuj wydarzenie Krok 23

0 1 WKRÓTCE

Krok 2. Ustaw dekoracje, znaki, stoły i krzesła

Upewnij się, że wszystko jest rozliczone. Potrzebujesz balonów na skrzynce pocztowej? Tablica plakatowa na rogu? A co z drzwiami i korytarzem? Jeśli Twoi goście muszą wędrować po istnym labiryncie, im więcej znaków, tym lepiej.

  • Szczególnie przydatne będą banery powitalne i inne informacje przed budynkiem. Chcesz, żeby ludzie widzieli z ulicy, że to jest miejsce, w którym powinni być. Żadnych pytań na ten temat!
  • Dokonaj recepcji i licznika rejestracji. Kiedy goście wchodzą do drzwi, powinni dokładnie zobaczyć, co muszą zrobić.
  • Włącz muzykę! Może zabić wszelkie niezręczności, które w przeciwnym razie mogłyby się kręcić.
Zorganizuj wydarzenie Krok 24
Zorganizuj wydarzenie Krok 24

0 1 WKRÓTCE

Krok 3. Posprzątaj miejsce po zakończeniu imprezy

Zdejmij banery, rozwal stoły i zgarnij wszystko, co przyniosłeś. Chcesz opuścić to miejsce tak samo dobrze, jak wtedy, gdy je znalazłeś, zwłaszcza jeśli zapłaciłeś za miejsce i chcesz kiedykolwiek wrócić. Mogą pobierać opłaty, których w przeciwnym razie można by uniknąć. Podziel zadania między członków zespołu, aby wszystko poszło tak szybko i bezboleśnie, jak to możliwe.

  • Sprawdź, czy nie pozostawiono nic wartościowego, a jeśli tak, utwórz zgubione i znalezione.
  • Jeśli coś uszkodziłeś, poinformuj o tym osobę kontaktową. Najlepiej być szczerym i szczerym.
Zorganizuj wydarzenie Krok 25
Zorganizuj wydarzenie Krok 25

0 7 WKRÓTCE

Krok 4. Podziękuj członkom zespołu i zakończ wszystkie pozostałe papiery

W zależności od wydarzenia może to być od absolutnie nic do długiej listy podziękowań i rachunków. Oto kilka pomysłów na początek:

  • Podziękuj wszystkim członkom zespołu, zwłaszcza sponsorom i wolontariuszom. Nie mogłeś tego zrobić bez nich!
  • Finalizuj i rozliczaj rachunki. Należy to zrobić jak najszybciej. Im mniej luźnych sznurków, tym lepiej.
  • Rozdawaj pamiątki lub inne publikacje odpowiednim osobom.
  • Dostarcz rachunki do sponsorów i innych osób.
  • Opublikuj zdjęcia na swojej stronie wydarzenia.

Wynik

0 / 0

Metoda 6 Quiz

Co powinieneś zrobić, jeśli Twoje wydarzenie uszkodziło coś w obiekcie?

Spróbuj to naprawić.

Niekoniecznie! Jeśli jest to coś, co możesz łatwo naprawić, śmiało. Ale jeśli profesjonaliści lepiej sobie z tym poradzą, nie ryzykuj pogorszenia sytuacji, próbując amatorskiej naprawy. Zgadnij jeszcze raz!

Postaraj się ukryć obrażenia.

Nie! Obiekt zauważy szkody, nawet jeśli spróbujesz je ukryć. Jedyne, co może zrobić, aby ukryć szkody, to sprawić, że będziesz wyglądać na niegodnego zaufania. Zgadnij jeszcze raz!

Powiadom osobę kontaktową miejsca.

Absolutnie! Najlepiej szczerze i szczerze mówić o wszelkich szkodach, które wydarzyły się podczas wydarzenia. W ten sposób miejsce może naprawić szkody, a Ty wypadniesz jako godny zaufania. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.

Chcesz więcej quizów?

Testuj sam!

Jakie typowe błędy popełniają ludzie podczas marketingu wydarzenia?

Zegarek

Porady

  • Im szybciej zaczniesz planować swoje wydarzenie, tym więcej czasu będziesz musiał wszystko rozgryźć.
  • Nie próbuj wszystkiego robić sam! Członkowie Twojego zespołu wiedzą, co robią, więc powinieneś powierzyć im zadania, których nie możesz wykonać samodzielnie.
  • Po zakończeniu wydarzenia zorganizuj spotkanie z członkami zespołu, aby zobaczyć, jak poszło. Jeśli coś mogło pójść lepiej, weź te informacje i zastosuj je na następnym wydarzeniu.

Zalecana: