Jak napisać list biznesowy do klientów (z przykładowymi listami)

Spisu treści:

Jak napisać list biznesowy do klientów (z przykładowymi listami)
Jak napisać list biznesowy do klientów (z przykładowymi listami)

Wideo: Jak napisać list biznesowy do klientów (z przykładowymi listami)

Wideo: Jak napisać list biznesowy do klientów (z przykładowymi listami)
Wideo: Jak napisać list. 📜 Lekcja zdalna z nauczycielem. 2024, Marsz
Anonim

Kiedy jesteś właścicielem firmy, prawdopodobnie będziesz musiał pisać listy do swoich klientów. Możesz pisać, aby poinformować ich o nowych wydarzeniach lub ofertach specjalnych lub odpowiadać na skargę klienta w imieniu swojej firmy. Bez względu na powód listu, zawsze musisz zachowywać profesjonalny ton.

Kroki

Przykładowe listy biznesowe

Image
Image

Przykładowy list ogłaszający nowy biznes

Image
Image

Przykładowy biznesowy list z podziękowaniami

Image
Image

Przykładowy list z przeprosinami od firmy

Część 1 z 2: Formatowanie listu biznesowego

Napisz list biznesowy do klientów Krok 1
Napisz list biznesowy do klientów Krok 1

Krok 1. Użyj profesjonalnego papieru firmowego

List biznesowy będzie reprezentacją Twojej firmy. Powinien więc wyglądać wyraziście i wysokiej jakości. Powinien również zawierać logo lub markę Twojej firmy.

Papier firmowy można utworzyć za pomocą wstępnie zaprojektowanych szablonów kolorowych nagłówków w programie Microsoft Word. Pamiętaj, aby na papierze firmowym użyć swojego istniejącego logo lub marki

Napisz list biznesowy do klientów Krok 2
Napisz list biznesowy do klientów Krok 2

Krok 2. Otwórz edytor tekstu

Zawsze powinieneś napisać list biznesowy na komputerze.

  • Utwórz nowy dokument i ustaw 1-calowe marginesy dla dokumentu.
  • Użyj czcionki szeryfowej, takiej jak Times New Roman, Georgia lub Ariel. Pamiętaj, aby użyć czcionki o rozmiarze nie większym niż 12 punktów, ale nie mniejszym niż 10 punktów. List nie powinien być trudny do odczytania ze względu na wybór czcionki lub rozmiar czcionki.
  • Upewnij się, że dokument jest ustawiony z pojedynczym odstępem.
Napisz list biznesowy do klientów Krok 3
Napisz list biznesowy do klientów Krok 3

Krok 3. Skonfiguruj formularz blokowy

Formularz blokowy jest najczęściej używanym formatem listów biznesowych. Jest również najłatwiejszy do skonfigurowania i śledzenia. Każdy nagłówek musi być wyrównany do lewej, a między każdym nagłówkiem powinien znajdować się jeden odstęp. Twój list biznesowy powinien mieć następujące nagłówki, zaczynając od góry do dołu dokumentu:

  • Dzisiejsza data lub data wysłania listu. Data jest ważna, ponieważ może być wykorzystana w Twoich aktach i aktach odbiorcy. Jak dobrze, może mieć legalny użytek. Więc upewnij się, że jest dokładny.
  • Adres nadawcy. To jest twój adres, sformatowany w standardowym stylu adresu. Jeśli Twój adres znajduje się już na Twoim papierze firmowym, możesz pominąć ten nagłówek.
  • Wewnętrzny adres. To jest nazwisko i adres osoby, do której piszesz. Korzystanie z Pana/Pani jest opcjonalne. Na przykład, jeśli piszesz do Niny Brown, możesz pozostawić Panią/Pani bez jej imienia, jeśli nie jesteś pewien, jaki jest jej stan cywilny.
  • Pozdrowienie. Może to być „Droga Pani Brown” lub „Droga Nina Brown”. Jeśli nie jesteś pewien, kto będzie czytał list, użyj „Szanowny Panie lub Szanowna Pani”. Możesz również użyć „Do kogo to może dotyczyć”, ale tylko w ostateczności, jeśli nie masz pojęcia, kim są Twoi odbiorcy.
  • Treść listu. Skupimy się na tym bardziej w następnej części artykułu.
  • List zamykający z podpisem. Może to być „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam”.

Część 2 z 2: Pisanie listu biznesowego

Napisz list biznesowy do klientów Krok 4
Napisz list biznesowy do klientów Krok 4

Krok 1. Zidentyfikuj swoich odbiorców

Ton listu powinien zawsze pozostać profesjonalny, niezależnie od odbiorców. Ale prawdopodobnie dostosujesz swój język lub wybór słów w zależności od tego, do kogo piszesz. Jeśli piszesz do działu zasobów ludzkich w innej firmie, być może będziesz musiał użyć bardziej formalnego języka. Ale jeśli piszesz do konkretnego klienta, możesz użyć bardziej nieformalnego lub swobodnego języka.

  • Identyfikacja odbiorców oznacza również, że unikniesz dezorientacji odbiorców. Unikaj używania terminologii, której czytelnik nie zrozumie. Klient prawdopodobnie nie będzie znał akronimów używanych w programie kosmicznym w Twojej firmie, więc unikaj używania ich w liście.
  • Najważniejszą zasadą pisania dobrego listu biznesowego jest bycie jasnym, zwięzłym i uprzejmym.
Napisz list biznesowy do klientów Krok 5
Napisz list biznesowy do klientów Krok 5

Krok 2. Podaj cel listu w pierwszym wierszu

Rozważ cel listu. Czy ma to na celu poinformowanie klientów o nowej lokalizacji w nowej części miasta? Czy ma przypominać klientowi o niezapłaconym rachunku lub zaległym saldzie? Lub odpowiedzieć na reklamację klienta? Mając to na uwadze, stwórz pierwszą linijkę, która pozwoli czytelnikowi od razu wiedzieć, o czym będzie list. Nie mów o celu listu. Do rzeczy.

  • Zacznij od użycia „ja”, jeśli wyrażasz swoją opinię jako właściciel firmy. Użyj „my”, jeśli piszesz w imieniu firmy lub organizacji.
  • Skoncentruj się na bezpośrednim oświadczeniu, takim jak: „Piszemy, aby Cię poinformować” lub „Piszemy, aby poprosić”. Możesz również użyć oświadczenia „ja”, jeśli piszesz jako właściciel firmy. Na przykład: „Kontaktuję się z Tobą, ponieważ” lub „Niedawno słyszałem o… i chciałbym dowiedzieć się więcej o…”
  • Na przykład ty (właściciel firmy) piszesz do Niny Brown o niezapłaconym rachunku z zeszłego miesiąca. Rozpocznij list od słów: „Kontaktuję się z Tobą, ponieważ masz zaległe saldo na koncie od marca 2015 r.”
  • Lub jesteś pracownikiem firmy i piszesz w odpowiedzi na skargę klienta dotyczącą programu kosmicznego firmy. Rozpocznij list od słów: „Otrzymaliśmy Twoją skargę dotyczącą naszego programu kosmicznego na Marsie”.
  • Możesz pisać, aby poinformować czytelnika, że wygrali konkurs lub otrzymali miejsce w programie dla absolwentów. Zacznij od zdania takiego jak: „Cieszę się, że mogę cię poinformować…” lub „Cieszymy się, że mogę cię poinformować…”.
  • Jeśli przekazujesz złe wieści, zacznij od zdania typu: „Z przykrością informujemy Cię…”. Lub „Po dokładnym rozważeniu postanowiłem nie…”.
Napisz list biznesowy do klientów Krok 6
Napisz list biznesowy do klientów Krok 6

Krok 3. Używaj głosu aktywnego, a nie biernego

W mowie potocznej cały czas używamy strony biernej. Ale bierny głos może sprawić, że twoje pisanie będzie nudne lub zagmatwane. Aktywny głos jest o wiele bardziej skuteczny w liście biznesowym, ponieważ nadaje bardziej stanowczy ton.

  • Przykładem strony biernej może być: „Jakie konkretne skargi mogę dla Ciebie skierować?” Podmiot zdania, klient („ty”), pojawia się na końcu zdania, a nie na początku zdania.
  • Przykładem aktywnego głosu może być: „Co mogę zrobić, aby odpowiedzieć na Twoje skargi?” Ta wersja frazy, w głosie aktywnym, jest znacznie czytelniejsza i łatwiejsza do zrozumienia dla czytelnika.
  • Użycie strony biernej może być dobrym sposobem na przekazanie wiadomości bez zwracania uwagi na błąd lub niepochlebne uwagi. Ale używaj go tylko w tym przypadku. Ogólnie rzecz biorąc, głos aktywny jest znacznie skuteczniejszy w korespondencji biznesowej.
Napisz list biznesowy do klientów Krok 7
Napisz list biznesowy do klientów Krok 7

Krok 4. Odnieś się do poprzedniego zdarzenia lub wcześniejszej komunikacji z czytelnikiem, jeśli dotyczy

Może skontaktowałeś się z Niną Brown wcześniej w zeszłym miesiącu z ostrzeżeniem o jej niezapłaconym rachunku. A może klient wyraził swoją frustrację z powodu programu kosmicznego w zeszłym miesiącu na konferencji. Jeśli już kontaktowałeś się z czytelnikiem, potwierdź to. Przypomni to czytelnikowi o poprzednim kontakcie i sprawi, że list biznesowy stanie się bardziej bezpośredni i ważny.

Użyj wyrażenia takiego jak: „Z mojego poprzedniego listu o niezapłaconym rachunku…” lub „Dziękuję za płatność w marcu” lub „Bardzo przydatne było usłyszeć o twoich problemach z programem kosmicznym na konferencji w maju”

Napisz list biznesowy do klientów Krok 8
Napisz list biznesowy do klientów Krok 8

Krok 5. Złóż prośbę lub zaoferuj pomoc

Nawiąż z czytelnikiem pozytywny ton, składając uprzejmą prośbę lub oferując pomoc w formie relacji roboczej.

  • Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy i próbujesz skłonić klienta do zapłaty rachunku. Użyj wyrażenia typu: „Będę wdzięczny za natychmiastową uwagę w sprawie niezapłaconego rachunku”.
  • Załóżmy, że piszesz w imieniu swojej firmy. Użyj wyrażenia typu: „Chcielibyśmy umówić się na spotkanie twarzą w twarz z Tobą i naszym szefem działu kadr”.
  • Powinieneś również zaoferować odpowiedź na wszelkie pytania lub wątpliwości czytelnika. Użyj wyrażenia typu: „Chętnie odpowiem na wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące Twojego rachunku”. Lub „Czy chcesz, abyśmy przekazali Ci więcej szczegółów na temat programu?”
Napisz list biznesowy do klientów Krok 9
Napisz list biznesowy do klientów Krok 9

Krok 6. Podsumuj list

Dołącz wezwanie do działania ze swojej strony lub ze strony czytelnika. Może to być wezwanie do zapłaty w określonym terminie lub notatka o ustanowieniu formalnego spotkania z czytelnikiem.

  • Dołącz zdanie o rozmowie z odbiorcą listu w przyszłości. „Z niecierpliwością czekam na spotkanie z tobą na spotkaniu budżetowym w przyszłym tygodniu” lub „Nie mogę się doczekać dalszej dyskusji z tobą podczas wizyty w naszej centrali”.
  • Zanotuj wszelkie dokumenty, które posiadasz wraz z listem. Dodaj frazę, np. „Proszę znaleźć w załączeniu niezapłacony rachunek” lub „W załączeniu znajduje się kopia naszego programu kosmicznego”.
  • Zakończ list frazą zamykającą. Używaj „Z poważaniem” lub „Z poważaniem” dla klientów lub klientów.
  • Używaj „Z wiernością” w przypadku oficjalnych listów do osób, których w ogóle nie znasz.
  • Używaj słów „Pozdrawiam” lub „Najlepsze” tylko wtedy, gdy piszesz do kogoś, kogo dobrze znasz lub z kim współpracujesz.
Napisz list biznesowy do klientów Krok 10
Napisz list biznesowy do klientów Krok 10

Krok 7. Sprawdź list

Całe Twoje staranne formatowanie i pisanie na nic się nie zda, jeśli list jest pełen błędów ortograficznych!

  • Poszukaj wszelkich wystąpień strony biernej i spróbuj dopasować zdanie do głosu czynnego.
  • Zwróć uwagę na zdania, które są długie lub nie są jasne i bezpośrednie. W liście biznesowym mniej oznacza zwykle więcej, więc jeśli to możliwe, zmniejsz długość zdań.

Zalecana: